El archivo. Concepto. Tipos de archivos. Organización del archivo. Centralización o descentralización del archivo. Normas de seguridad y acceso a los archivos. El proceso de archivo. El archivo de los documentos administrativos.
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Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos
El Sistema Andaluz de Archivos tiene como fines:
a) La protección, la conservación y la difusión de los fondos y colecciones documentales.
b) Garantizar la seguridad del Patrimonio Documental Andaluz.
c) El mantenimiento de la unidad de los fondos documentales.
d) La calidad científica y técnica de los instrumentos de descripción, de información y de control.
e) La adecuada prestación del servicio.
El Sistema Andaluz de Archivos tiene como objetivos:
Estructurar las redes de archivos para planificar y sistematizar el proceso archivístico que articula todas las funciones relacionadas con la vida del documento, desde su producción hasta su eliminación o conservación.
Promover la coordinación científico-técnica, la cooperación y la colaboración entre los órganos y los archivos con objeto de lograr la normalización y desarrollo de sus funciones.
Los órganos del Sistema Andaluz de Archivos se clasifican en centrales y periféricos.
Son órganos centrales del Sistema Andaluz de Archivos:
a) El titular o la titular de la Consejería de Cultura y el titular o la titular, o los titulares de las Direcciones Generales de Bienes Culturales y de Instituciones del Patrimonio Histórico, que ejercerán sus competencias de acuerdo con las normas reguladoras de la estructura orgánica básica de la Consejería de Cultura.
b) La Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico, constituida en el seno del Consejo Andaluz del Patrimonio Histórico. Su composición y funciones son las reguladas por la Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía y por el Reglamento de Organización Administrativa del Patrimonio Histórico de Andalucía, aprobado por el Decreto 4/1993, de 26 de enero.
c) La Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, órgano colegiado de la Consejería de Cultura, adscrito a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico, a la que corresponde la calificación, utilización e integración en los archivos de los documentos que componen el Patrimonio Documental Andaluz, de acuerdo con lo dispuesto en el presente Reglamento y normas que lo desarrollen.
d) La Comisión de Coordinación del Sistema Andaluz de Archivos, órgano colegiado de la Consejería de Cultura, adscrito a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico, encargado de velar por la integración de las actuaciones de los distintos elementos del Sistema Andaluz de Archivos.
La Comisión de Coordinación del Sistema Andaluz de Archivos ejercerá las siguientes funciones:
a) Estudiar las experiencias y actividades desarrolladas por los diferentes archivos integrantes del Sistema Andaluz de Archivos.
b) Proponer las mejoras relativas al funcionamiento del Sistema Andaluz de Archivos y al grado de comunicación existente entre los archivos integrantes del mismo.
c) Realizar propuestas tendentes a la consecución de la mayor homogeneidad en la prestación del servicio a los usuarios.
Son órganos periféricos del Sistema Andaluz de Archivos las Delegaciones Provinciales de la Consejería de Cultura. Estas ejercerán, en sus respectivos ámbitos territoriales, las siguientes funciones en materia de Archivos y Patrimonio Documental:
a) Elevar propuesta en relación con los planes anuales de actuación en materia de Archivos y Patrimonio Documental en el ámbito de sus respectivas competencias. b) Realizar y coordinar, cuando proceda, el seguimiento y control de los planes y programas en materia de Archivos y Patrimonio Documental aprobados por la Consejería de Cultura. c) Informar la concesión de subvenciones y proponer la celebración de convenios de colaboración en el ámbito de su respectiva competencia, así como supervisar la ejecución de los mismos. d) Cualesquiera otras funciones que tengan asignadas en materia de Archivos y Patrimonio Documental.
a) Archivos de titularidad autonómica.
b) Archivos de titularidad estatal y gestión autonómica.
c) Archivos de titularidad local.
d) Archivos de titularidad de las Universidades andaluzas.
e) Archivos de titularidad privada integrados en el Sistema Andaluz de Archivos.
Los archivos de titularidad autonómica son los siguientes:
a) El Archivo General de Andalucía.
b) Los Archivos Centrales de las Consejerías, de sus organismos autónomos y empresas públicas y de los órganos que de ellos dependan.
c) Los archivos de las Delegaciones Provinciales de la Junta de Andalucía y cualesquiera otra unidad o centro que de ellas dependan.
d) El archivo del Consejo Consultivo de Andalucía.
e) Los archivos del Parlamento de Andalucía, del Defensor del Pueblo Andaluz y de la Cámara de Cuentas de Andalucía.
f) Cualquier otro archivo creado por la Administración de la Junta de Andalucía a través de la Consejería de Cultura.
Los archivos de titularidad estatal gestionados por la Administración de la Junta de Andalucía son los siguientes:
a) Los Archivos Históricos Provinciales. b) El Archivo de la Real Chancillería de Granada.
A los efectos del presente Reglamento se entiende por:
a) Unidad documental, el documento o documentos que testimonian un acto, acción y, en general, cualquier hecho. b) Serie documental, el conjunto de unidades documentales, testimonio continuado de una misma actividad. c) Fondo documental, el conjunto de todas las series documentales procedentes de una persona física o jurídica, pública o privada.
Los resultados de la identificación y de la valoración quedarán reflejados en las tablas de valoración, que serán aprobadas mediante Orden de la Consejería de Cultura a propuesta de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
Nota: Este organismo fue denominado originalmente "Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos" en el Decreto 97/2000. La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, lo renombró como "Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos" (art. 20). En la práctica se conoce también como "Comisión Andaluza de Valoración de Documentos".
La eliminación de documentos originales que cuenten con tablas de valoración aprobadas y oficialmente publicadas, requerirá el informe favorable de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
Cuando no existan tablas de valoración, la propuesta de eliminación, acompañada del correspondiente estudio de identificación y valoración, ajustado a los formularios aprobados por la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, deberá ser aprobada por el titular o la titular de la Consejería de Cultura, previo informe y propuesta de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
La eliminación de documentos se realizará con carácter obligatorio en el archivo que corresponda de acuerdo con los plazos de permanencia establecidos en las tablas de valoración.
De toda eliminación se levantará acta por duplicado ejemplar, uno de los cuales se remitirá a la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la eliminación.
El ingreso de documentos en los archivos de uso público se producirá por: a) Transferencias regulares o extraordinarias. b) Adquisición de documentos, fondos y/o colecciones documentales por compra, donación, herencia, legado o expropiación forzosa. c) Expropiación forzosa. d) Depósito voluntario de documentos, fondos y/o colecciones documentales. e) Depósito de documentos, fondos y/o colecciones documentales para los supuestos en que no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación, seguridad y consultabilidad. f) Cualquier otro título válido en derecho.
Todo ingreso de documentos en los archivos pertenecientes al Sistema Andaluz de Archivos, distinto de las transferencias regulares, irá acompañado de un acta de entrega que irá firmada por quien hace la entrega y el receptor, asumiendo éste último la responsabilidad sobre los documentos.
El procedimiento de ingreso, así como los instrumentos de control necesarios, serán normalizados por la Consejería de Cultura, en el ámbito de su competencia, para la Administración de la Junta de Andalucía, sus organismos autónomos, empresas públicas y demás entidades de ella dependientes.
Las transferencias regulares se formalizarán mediante relación de entrega, de acuerdo con el modelo normalizado que establezca la Consejería de Cultura. La relación de entrega será firmada por los responsables de los archivos remitente y receptor.
En el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía y a efecto de series documentales que no cuenten con tablas de valoración, el curso de las transferencias será el siguiente:
a) Del archivo de oficina al central: al año de haber finalizado su trámite administrativo.
b) Del archivo central al archivo intermedio: a los diez años de haber ingresado en el archivo central.
c) Del archivo intermedio al histórico o definitivo: documentación de conservación permanente con más de treinta años de antigüedad.
Los titulares de documentos, fondos y/o colecciones documentales, interesados en realizar un depósito voluntario en un archivo de titularidad autonómica, deberán solicitarlo a la Consejería de Cultura, acompañando la solicitud de una relación de los documentos. Oído el director del archivo donde se vaya a efectuar el depósito, la Consejería de Cultura resolverá sobre su aceptación.
Los depósitos se efectuarán en los archivos de titularidad autonómica que disponga la Consejería de Cultura, atendiendo preferentemente a la provincia de origen de la persona generadora del fondo o documentos objeto del depósito, o en aquellos propuestos por los interesados.
Cuando la información contenida en los documentos, fondos y/o colecciones documentales, afecte a la totalidad o a varias provincias de la Comunidad Autónoma serán depositados preferentemente en el Archivo General de Andalucía.
Los documentos conservados en archivos pertenecientes al Sistema Andaluz de Archivos podrán salir definitivamente de sus sedes por las siguientes causas: a) Por transferencias regulares o extraordinarias según queda establecido en los artículos 50 al 57. b) Por extinción de un depósito. c) Por bajas en razón de siniestros o como consecuencia de la eliminación.
La consulta de documentos se realizará en la sala de lectura y, si el archivo careciere de ella, en aquella dependencia que se habilite al efecto.
El horario de acceso a los archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos estará regulado por los órganos competentes y se hará público.
A efecto de garantizar la consultabilidad de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Andaluz, se establece un horario semanal mínimo de quince horas.
Las consultas serán solicitadas y registradas de acuerdo con los instrumentos de control que se establezcan a tal efecto.
Con carácter general, el préstamo administrativo se efectuará por plazo de tres meses, que podrá ser ampliado por razón de la naturaleza del procedimiento que lo motivó.
Con periodicidad no superior a un año, el archivo deberá revisar los préstamos efectuados, a efectos de renovarlos o reclamar la devolución de los documentos.
Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (2011)
La presente ley tiene por objeto regular la gestión, la protección, el acceso y la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía, así como la coordinación, planificación, organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía.
A efectos de la presente ley, se entiende por:
a) Documento: Toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.
b) Documentos de titularidad pública: Documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, enumeradas en el artículo 9, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte.
c) Documentos de titularidad privada: Documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas no incluidos en la definición anterior.
d) Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
e) Archivo público: Archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental.
f) Archivo privado: Archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.
g) Archivo de oficina: Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.
h) Archivo central: Unidad administrativa cuya función es la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos, transferidos desde las unidades productoras o desde los archivos de oficina, hasta su transferencia al archivo intermedio.
i) Archivo intermedio: Archivo cuya función es la gestión de los documentos transferidos desde los archivos centrales hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico para su conservación definitiva.
j) Archivo histórico: Archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente.
k) Red de archivos: Conjunto de archivos vinculados entre sí en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de estos o de la posibilidad de compartir y explotar información común o de poseer características comunes.
l) Sistema Archivístico de Andalucía: Conjunto de órganos, archivos y centros que llevan a cabo la planificación, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía y de los archivos integrados en dicho sistema archivístico, de acuerdo con lo previsto en el artículo 40, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación.
m) Gestión documental: Conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía. La gestión documental tiene un carácter transversal, ya que participan en la misma todas las personas responsables de la gestión administrativa y se aplica a todos los ámbitos de actividad.
n) Patrimonio Documental de Andalucía: Conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que poseen, por su origen, antigüedad o valor, interés para la Comunidad Autónoma.
a) Los documentos de titularidad pública en los términos establecidos en la presente ley.
b) El Patrimonio Documental de Andalucía.
c) Los archivos que constituyen el Sistema Archivístico de Andalucía, con independencia de su titularidad.
Todas las administraciones, organismos y entidades del sector público están obligados a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley. Las relaciones entre los mismos se regirán por los principios de lealtad institucional, coordinación y colaboración. A estos efectos, y en el ámbito de sus respectivas competencias, podrán establecer los convenios de colaboración que resulten necesarios.
La consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental impulsará la coordinación de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Andalucía.
La Comunidad Autónoma colaborará con el Estado para la integración en el Sistema Archivístico de Andalucía de los archivos estatales ubicados en el territorio andaluz.
Con el fin de posibilitar el eficaz desarrollo de la colaboración con las personas titulares de los archivos integrados en el Sistema, se asegurará la representación adecuada de todos ellos en los órganos ejecutivos, consultivos o de cualquier otro tipo que se creen en el marco de la presente ley.
Los documentos de titularidad pública que forman parte del Patrimonio Documental de Andalucía de acuerdo con el artículo 15.1.a) son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
La Junta de Andalucía podrá recuperar en todo momento la posesión de estos documentos cuando se hallen indebidamente en posesión de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para conseguir su reintegro.
El Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía se constituye como un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificación de bienes integrantes de dicho Patrimonio, correspondiendo a la consejería su formación, actualización, coordinación y difusión.
Formarán parte de este inventario los bienes a los que, en virtud de resolución de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, se les reconozca como integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía, conforme al procedimiento establecido en el artículo 17.
No formarán parte de este inventario los bienes que se inscriban en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.
El procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía de los documentos a que se refiere el artículo 15.2 se incoará de oficio por la consejería. Este procedimiento tendrá una duración máxima de doce meses desde la fecha de incoación, transcurridos los cuales sin que se haya dictado y notificado la resolución, este habrá caducado.
Asimismo, cualquier persona física o jurídica podrá instar a la consejería, mediante solicitud razonada, que incoe el procedimiento. La consejería decidirá si procede la incoación. La solicitud se podrá entender desestimada transcurridos seis meses desde su entrada en el registro del órgano competente para la tramitación sin haberse dictado y notificado resolución expresa.
En el procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía será preceptivo el trámite de audiencia a las personas físicas o jurídicas interesadas.
La resolución del procedimiento corresponderá a la persona titular de la Dirección General competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, y conllevará la inclusión de los documentos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía. Dicha resolución se publicará en el «Boletín Oficial de la Junta de Andalucía» y contendrá, al menos, la identificación, descripción genérica y localización de los documentos.
No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente.
El Sistema Archivístico de Andalucía actuará bajo los principios de coordinación y descentralización administrativa y operativa.
Los planes y programas archivísticos se acordarán, regularán y ejecutarán siguiendo los principios de igualdad, participación, cooperación, descentralización y autonomía.
El Sistema Archivístico de Andalucía promoverá un modelo común de gestión documental acorde con la implantación de la administración electrónica, siguiendo los principios de cooperación y colaboración entre las consejerías competentes en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, administración electrónica y política informática.
Bajo la superior dirección del Consejo de Gobierno se ejercerá el conjunto de competencias en materia de documentos, archivos y patrimonio documental previstas en la presente ley, conforme al reparto de funciones que se dispone en los preceptos siguientes.
La Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental será responsable de la formulación y ejecución de la política dirigida a la tutela, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía, así como la dirección y coordinación del Sistema Archivístico de Andalucía, sin perjuicio de los principios de colaboración y coordinación con las consejerías competentes en materia de transformación digital y de simplificación administrativa.
Como órgano de dirección y coordinación del Sistema Archivístico de Andalucía le corresponden en particular las siguientes funciones:
a) La elaboración y, en su caso, aprobación de las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía y de las normas técnicas y procedimientos para la gestión documental.
b) El impulso, planificación, cooperación y fomento para el desarrollo y mejora de los servicios de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía y para el acrecentamiento, conservación y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía.
c) La dirección funcional y coordinación del Sistema de Información de Archivos para la gestión documental de la Junta de Andalucía y el impulso para su extensión, en su caso, a los demás archivos integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.
d) La adopción de acuerdos de integración de archivos públicos no integrados y de archivos privados en el Sistema Archivístico de Andalucía.
e) La coordinación técnica de los archivos de la Junta de Andalucía, salvo lo dispuesto en el artículo 60.5.
f) La inspección de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía.
g) Cualesquiera otras funciones necesarias para el ejercicio de sus competencias.
En el marco de las normas recogidas en la Constitución, en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía, en la presente ley y demás normas que resulten de aplicación, la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos es un órgano colegiado de carácter técnico y de participación, al que corresponde la valoración de los documentos de titularidad pública y la aplicación del régimen de acceso material al patrimonio documental de Andalucía custodiado en los archivos del Sistema.
La adscripción, composición y funcionamiento de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos se establecerán reglamentariamente.
Son funciones de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos:
a) Dictaminar la conservación de aquellos documentos que tengan interés para la Comunidad Autónoma y autorizar la eliminación de aquellos otros que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de ese interés, de acuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se establezca.
b) Establecer los criterios sobre el acceso material a los documentos de titularidad pública y a los documentos del Patrimonio Documental de Andalucía custodiados en los archivos del Sistema.
c) Establecer los plazos de permanencia, custodia y control de los documentos en los diferentes archivos.
d) Evacuar el informe que declare la conservación de los documentos judiciales en razón de su valor histórico-cultural a que se refiere el artículo 48.2.
e) Evacuar los informes que les sean solicitados por la persona titular de la consejería y por quienes sean titulares de sus direcciones generales en materia de su competencia.
f) Elevar propuestas sobre cualquier otra medida que permita el cumplimiento de sus funciones.
g) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.
La Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía es el órgano colegiado, consultivo y de participación de la Administración de la Junta de Andalucía en las materias relacionadas con el Sistema Archivístico de Andalucía.
La adscripción, composición y funcionamiento de la Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía se establecerán reglamentariamente.
Son funciones de la Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía:
a) Actuar como órgano de información, consulta y asesoramiento del Sistema Archivístico de Andalucía.
b) Elevar propuestas sobre cualquier otra medida para el mejor cumplimiento de los fines del Sistema Archivístico de Andalucía.
c) Conocer e informar los planes que se refieran al Sistema Archivístico de Andalucía.
d) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.
A los efectos de la presente ley, se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
Se entiende también por archivo, a efectos de la presente ley, aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Podrán constituirse redes de archivos en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de éstos.
Asimismo, se podrán establecer otros tipos de redes de archivos distintas a las mencionadas en el apartado anterior con objeto de compartir y explotar información.
a) Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo establecido en la presente ley y en sus normas de desarrollo.
b) Velar por la adecuada instalación y funcionamiento de los mismos, así como por la dotación de medios humanos y materiales para el ejercicio de sus funciones.
c) Velar por el cumplimiento de los requisitos técnicos que se establezcan en la presente ley y en las normas que la desarrollen, y en especial deberán:
1.º Aplicar las funciones de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en esta ley y con las normas técnicas básicas que pueda fijar la consejería.
2.º Aplicar a todos los documentos las normas de valoración emanadas de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.
d) Garantizar la aplicación de las normas de acceso a los lugares de consulta que se establezcan como desarrollo de la presente ley, así como la publicidad de las mismas.
Se entiende por archivo de oficina el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.
Las personas responsables de las unidades administrativas velarán por que sus respectivos archivos de oficina custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación, hasta su transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al año de finalizado el correspondiente procedimiento.
Los archivos de oficina se organizarán de acuerdo con las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de sus documentos.
En el caso de procedimientos tramitados electrónicamente y, en general, de documentos producidos por medios electrónicos, los propios sistemas de tramitación tendrán, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.
Los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía se clasifican en razón de su titularidad y gestión en:
a) Archivos de la Junta de Andalucía.
b) Archivos de las entidades locales de Andalucía.
c) Archivos de las universidades públicas de Andalucía.
d) Archivos de titularidad y gestión distintas a las contempladas en los apartados anteriores integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.
Son archivos de la Junta de Andalucía:
a) Archivo del Parlamento de Andalucía.
b) Archivos de titularidad y gestión de la Junta de Andalucía:
1.º Archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía.
2.º Archivos centrales.
3.º Archivos provinciales intermedios.
4.º Archivo General de Andalucía.
c) Archivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía:
1.º Archivos históricos provinciales.
2.º Archivo de la Real Chancillería de Granada.
3.º Archivos de la Administración de Justicia en Andalucía.
Subsección 1.ª Archivos de titularidad y gestión de la Junta de Andalucía
En las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía existirá un archivo. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía.
Los archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos.
En cada consejería de la Administración de la Junta de Andalucía existirá un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía y llevarán a cabo la coordinación funcional de los archivos centrales de sus respectivos órganos territoriales reseñados en el apartado 4.
En cada entidad instrumental dependiente de la Administración de la Junta de Andalucía existirá un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía, excepto los de aquellas entidades cuyo ámbito de actuación sea una sola provincia, en cuyo caso lo harán al archivo provincial intermedio correspondiente.
En cada delegación del Gobierno de la Junta de Andalucía, así como en cada delegación provincial de las respectivas consejerías, existirá asimismo un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos a los archivos provinciales intermedios.
Los archivos centrales transferirán sus documentos de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca. En el caso de expedientes electrónicos incorporarán las referencias pertinentes al Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía para la gestión documental y garantizarán la cadena de custodia.
Los archivos centrales reseñados en los apartados 2 y 3 serán coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andalucía.
En cada provincia existirá un archivo provincial intermedio para la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus entidades instrumentales.
Los archivos provinciales intermedios serán coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andalucía.
A los archivos provinciales intermedios se transferirán los documentos remitidos por los archivos centrales de la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de las entidades instrumentales en su respectiva provincia.
Los archivos provinciales intermedios transferirán a los archivos históricos provinciales aquellos documentos calificados de conservación permanente.
Las transferencias contempladas en los apartados 3 y 4 se efectuarán de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, y en su caso en el plazo que reglamentariamente se establezca.
El Archivo General de Andalucía es el archivo intermedio e histórico para los archivos centrales de cada consejería de la Junta de Andalucía, los archivos centrales de las entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía que ejerzan sus competencias en más de una provincia y los archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía. Estos archivos le transferirán sus documentos de acuerdo a los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca.
Subsección 2.ª Archivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía
El Archivo de la Real Chancillería de Granada es un archivo de carácter histórico, al que se transfieren los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía. A este archivo le será de aplicación lo dispuesto en el artículo 3.2.
El Archivo de la Real Chancillería de Granada depende orgánicamente de la Consejería.
Los archivos de la Administración de Justicia de Andalucía se regirán por lo dispuesto en esta ley, en los términos previstos en la disposición adicional duodécima.
La Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, a efectos de lo dispuesto en el artículo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, elaborará el informe que declare la conservación de los documentos judiciales en razón de su valor histórico-cultural.
Los documentos judiciales calificados de conservación permanente por la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía ingresarán en el correspondiente archivo histórico provincial, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 47.
Las entidades locales de Andalucía garantizarán la prestación de los servicios de archivo dentro de su ámbito territorial.
Cada entidad local establecerá su propia red de archivos, que incluirá los de sus entes vinculados o dependientes.
Los archivos de las diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de municipios con más de 15.000 habitantes deberán estar a cargo de personal con la cualificación y nivel técnico que sea necesario, de acuerdo con la normativa que resulte de aplicación.
Las entidades locales podrán mancomunarse para la prestación de los servicios de archivo.
La Administración de la Junta de Andalucía promoverá el establecimiento de medidas que contribuyan a la conservación del Patrimonio Documental de Andalucía y a la prestación de los servicios de archivo de las entidades locales.
El Censo de Archivos de Andalucía es el instrumento para la identificación de los archivos radicados en el territorio de la Comunidad Autónoma que custodian documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía. Corresponde a la consejería su formación, actualización, coordinación y difusión.
El Censo de Archivos de Andalucía comprenderá la información que permita conocer los datos básicos de todos los archivos contemplados en el apartado anterior dependientes tanto de personas físicas como jurídicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados.
La metodología para la elaboración y recogida de los datos del Censo de Archivos de Andalucía, así como su actualización, plazos y demás requisitos, se establecerán reglamentariamente.
Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de archivos a los que se refiere el apartado 1 están obligadas a colaborar en la elaboración y actualización del referido censo, proporcionando, además, la información que les sea requerida para ello.
A efectos de la elaboración del Censo de Archivos de Andalucía, la consejería promoverá la celebración de convenios u otras fórmulas de colaboración con las demás administraciones públicas y personas físicas o jurídicas privadas.
Los datos contenidos en el Censo de Archivos de Andalucía se darán a conocer públicamente para garantizar su difusión.
El Registro General de los Sistemas de Información que produzcan o custodien documentos electrónicos se constituye como el instrumento necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de documentos electrónicos de la Administración de la Junta de Andalucía, así como de las obligaciones y responsabilidades que conlleva. Reglamentariamente se determinarán las condiciones y procedimientos de inclusión en el mismo y la información que deberá contener. La responsabilidad de su mantenimiento corresponderá a la consejería.
El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía (@rchivA) es el sistema común para la gestión integral de los documentos de su competencia, de acuerdo con los principios y criterios técnicos archivísticos que la rigen.
El Sistema de Información de Archivos contiene los servicios y funciones de ingreso, gestión y recuperación de documentos en el archivo electrónico único de la Junta de Andalucía, para la custodia y conservación de los documentos y expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos administrativos y actuaciones correspondientes.
El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía interoperará con el resto de sistemas de información de la Junta de Andalucía para gestionar la transferencia de la custodia de los documentos electrónicos conforme a los plazos establecidos para su gestión, transferencia y conservación en el archivo electrónico único de la Junta de Andalucía, sin perjuicio de los plazos establecidos en las Tablas de Valoración elaboradas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos y aprobadas por la persona titular de la Consejería competente en materia de documentos, archivo y patrimonio documental que, en su caso, sean de aplicación. Dicha transferencia irá acompañada de los elementos necesarios que permitan asegurar las condiciones de autenticidad e integridad de los documentos públicos y garantizar el acceso y difusión de los mismos.
El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía interoperará, asimismo, con los sistemas que almacenen los documentos electrónicos de la Junta de Andalucía para facilitar el acceso y uso de los documentos que en él se custodien.
El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía contará con un modelo específico aplicado a los archivos de los órganos de la Administración de Justicia en Andalucía, correspondiendo su coordinación a la consejería competente en materia de Administración de Justicia.
El derecho de acceso sólo podrá ser restringido o denegado en aplicación de los límites y causas de inadmisión establecidos en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, y en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía.
El acceso material a los documentos podrá ser denegado cuando el estado de conservación de los mismos así lo requiera, pudiendo ser sustituido por una reproducción veraz.
Se denegará la consulta directa de los documentos originales a las personas que hayan sido condenadas por sentencia firme por la comisión de delitos contra la seguridad y conservación del Patrimonio Documental. Queda exceptuada de esta limitación la consulta de los documentos pertenecientes a procedimientos en los que sean parte interesada.
La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos podrá establecer criterios homogéneos sobre la aplicación de la normativa sobre la materialización del acceso a los archivos, en los términos previstos en la legislación sobre transparencia, considerando el estado de conservación de los documentos.
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