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Tema 58: El procesamiento informático para la generación de documentos

El procesamiento informático para la generación de documentos. (Decreto 19/2011 de Medios Electrónicos de Canarias).

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Art. 35

Características de los documentos electrónicos

Los documentos electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez: a) Contener información de cualquier naturaleza. b) Estar archivada la información en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. c) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico. 2. Los documentos administrativos electrónicos deberán, además de cumplir los anteriores requisitos, haber sido expedidos y firmados electrónicamente mediante los sistemas de firma previstos en los artículos 23, 24 y, en su caso, artículo 25 del presente Decreto, y ajustarse a los requisitos de validez establecidos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. 3. Los documentos públicos electrónicos tienen que garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, en iguales condiciones que los documentos en otros soportes.

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Art. 36

Adición de metadatos a los documentos electrónicos

Se entiende por metadato, a los efectos del presente Decreto, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento. 2. Los documentos electrónicos utilizados en la actividad administrativa susceptibles de ser integrados o no en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo público, el área material de competencia o función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos. 3. La asociación de metadatos a los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos o emitidos por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias o sus organismos públicos será realizada por el órgano u organismo actuante. 4. Los metadatos mínimos obligatorios que deben ser asociados a los documentos electrónicos, así como la asociación de los datos de firma o de referencia temporal, se establecerán conjuntamente por los órganos competentes en materia de administración electrónica y gestión documental y archivos y telecomunicaciones y nuevas tecnologías. Dichos metadatos deberán ajustarse a las especificaciones que se establezcan en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. 5. Una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, con las siguientes excepciones: a) Cuando se observe la existencia de errores u omisiones en los metadatos inicialmente asignados. b) Cuando se trate de metadatos que requieran actualización, si así lo dispone el Esquema Nacional de Interoperabilidad. En estos supuestos, la modificación de los metadatos deberá ser realizada por el órgano competente conforme a la normativa de organización específica. 6. Independientemente de los metadatos mínimos obligatorios a que se refiere el apartado 4, los distintos órganos u organismos podrán asociar a los documentos electrónicos metadatos de carácter complementario, para las necesidades de catalogación específicas de su respectivo ámbito de gestión, realizando su inserción de acuerdo con las especificaciones que establezca al respecto el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en la correspondiente política de metadatos corporativa. Los metadatos complementarios no estarán sujetos a las prohibiciones de modificación establecidas en el apartado anterior.

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Art. 37

Gestión y conservación de documentos electrónicos

Los documentos electrónicos se han de gestionar de acuerdo con lo que establezca en cada momento la normativa que regule el sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y en lo establecido en el presente Decreto. 2. Los órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus organismos públicos dependientes o vinculados deberán garantizar la gestión de los documentos electrónicos y su conservación a lo largo de su ciclo de vida, garantizando los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de acuerdo con la normativa de protección de datos. A tal efecto, tienen que desarrollar las soluciones tecnológicas necesarias para gestionar los documentos electrónicos durante la fase activa o de trámite hasta que sean transferidos al archivo administrativo electrónico. Dichas soluciones deberán permitir el control del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos hasta su fase de archivo electrónico, el intercambio de documentos de forma segura entre los órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus organismos públicos dependientes o vinculados y la conexión con el sistema de archivo electrónico corporativo que se establezca por la consejería competente en materia de administración electrónica y organización de los archivos. 3. Para asegurar y garantizar la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, se estará a lo dispuesto en los Esquemas Nacionales de Seguridad y de Interoperabilidad.

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Art. 38

Expediente electrónico

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 32.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el expediente electrónico tiene que incluir un índice electrónico firmado por el órgano o unidad actuante que pagine todos los documentos que lo componen, con independencia de su formato. Este índice garantizará la integridad del expediente y permitirá su recuperación, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos. 2. Los documentos en soporte papel o en formato no electrónico deben ser digitalizados y, en el caso de que no sea posible, el índice electrónico ha de incluir las referencias de búsqueda con el fin de acceder a su contenido. 3. Los expedientes electrónicos dispondrán de un código que permita su identificación unívoca, así como su gestión y conservación. 4. Con el fin de garantizar la interoperabilidad de los expedientes electrónicos, tanto su estructura y formato como las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición se sujetarán a lo que se establezca al respecto por el Esquema Nacional de Interoperabilidad. 5. Los documentos que se integran en el expediente electrónico se deberán ajustar al formato o formatos de larga duración, accesibles mediante herramientas de uso gratuito al alcance de todos los posibles usuarios, en los términos que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

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