Aplicación práctica de la ordenación, el control y la conservación de los fondos de archivo.
ORDENACIÓN (se aplica DENTRO de cada serie, tras la clasificación): elección del método según la naturaleza de la serie —cronológico (series homogéneas por fecha: presupuestos, actas, nóminas), alfabético onomástico (expedientes de personas: personales, académicos, historias clínicas), alfabético geográfico/toponímico, numérico (series con numeración correlativa) y mixto/alfanumérico—. La ordenación fija la secuencia física de las unidades documentales.
CONTROL: la relación de entrega documenta las transferencias entre archivos; la signatura topográfica localiza físicamente cada unidad de instalación (caja, legajo, libro) con independencia de su clasificación; el préstamo administrativo a la oficina productora se controla con un testigo que sustituye a la unidad prestada; el registro y los instrumentos de control garantizan la trazabilidad.
CONSERVACIÓN: la conservación PREVENTIVA (control de las condiciones ambientales, manipulación correcta, instalación adecuada en unidades y depósitos apropiados, prevención de agentes de deterioro) evita el daño; la restauración (curativa) interviene sobre el documento ya dañado con los principios de mínima intervención y reversibilidad. Los agentes de deterioro son intrínsecos (acidez del papel, tintas) y extrínsecos (ambientales, biológicos, antropogénicos, catástrofes). El Instituto del Patrimonio Cultural de España (IPCE) es el órgano competente en conservación y restauración del patrimonio.