Tema 15: Los documentos administrativos

1. Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

2. Son Bibliotecas las instituciones culturales donde se conservan, reúnen, seleccionan, inventarian, catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o reproducidos por cualquier medio para su lectura en sala pública o mediante préstamo temporal, al servicio de la educación, la investigación, la cultura y la información.

3. Son Museos las instituciones de carácter permanente que adquieren, conservan, investigan, comunican y exhiben para fines de estudio, educación y contemplación conjuntos y colecciones de valor histórico, artístico, científico y técnico o de cualquier otra naturaleza cultural.

1. Con objeto de garantizar una adecuada protección del patrimonio documental de la Administración General del Estado y los Organismos públicos vinculados o dependientes de ella, la eliminación de los documentos administrativos y de series de los mismos, así como su conservación en soporte diferente al de su producción original, se regirá por lo dispuesto en este Real Decreto.

2. El presente Real Decreto es de aplicación a los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por la Administración General del Estado y los Organismos públicos vinculados o dependientes de ella, cualquiera que sea su soporte.

1. A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoración documental, según se establece en los artículos siguientes.

2. Se entiende por valoración documental el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación.

El proceso de valoración establecerá los plazos de transferencia, la posible eliminación o expurgo y el régimen de accesibilidad de la documentación.

1. Conforme a lo que se dispone en el presente Real Decreto, la eliminación podrá condicionarse a la conservación, en soporte diferente al original en que fueron producidos, de los documentos y series documentales en los que concurran los siguientes requisitos:

a) Que el soporte original carezca de valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación y protección.

b) Que en el soporte original no figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial o que supongan el contenido esencial del documento por su valor probatorio de derechos y obligaciones.

En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.

1. A iniciativa propia o de los órganos responsables de los documentos o series documentales concernidos, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de cada Departamento u Organismo público podrá acordar la iniciación de un procedimiento de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos.

2. En el Acuerdo de iniciación deberá quedar establecido fundadamente que los documentos originales a que se refiere no poseen valor histórico ni utilidad para la gestión administrativa que exija su conservación.

Asimismo, se expresará en él que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.

1. En el caso de que se plantee la conservación del contenido de los documentos en soporte distinto al original, deberán observarse los requisitos establecidos en el artículo 2.3 de este Real Decreto, y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto.

2. El acuerdo deberá ir acompañado de la siguiente documentación:

a) Informe del órgano proponente que justifique la necesidad de la eliminación y, en su caso, de la conservación en soporte distinto, acreditando en el mismo la valoración documental efectuada en los términos del artículo 2.2. En este análisis se incluirá la mención de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el expurgo o la custodia de dicha documentación. Asimismo, deberá concretarse en este análisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas, si contiene datos sanitarios personales, si afecta o afectará a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras características que se consideren especialmente significativas.

b) Memoria relativa a la documentación de que se trate, y que comprenderá básicamente el estudio histórico institucional, cuadro de clasificación en caso de series documentales, órgano productor, signaturas extremas, tipo documental, resumen del contenido, fechas extremas, legislación relativa al origen y desarrollo de la documentación, tipo de muestreo que se propone, en su caso, y archivo u oficina pública en que se encuentra depositada.

1. El acuerdo de iniciación del procedimiento, junto con los documentos antes citados, se remitirá al Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y contendrá la propuesta de eliminación o en su caso de conservación en soporte distinto, de documentos o series documentales determinados, así como la petición del dictamen al que se refiere el artículo 5. Si la citada Comisión considerase precisa más información, la requerirá de la Comisión del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedimiento o, en su caso, de los Departamentos u organismos que estime afectados, que deberán remitirla en plazo no superior a tres meses.

2. Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relación con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo público, deberá contarse con el informe preceptivo del mismo.

1. Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artículo anterior, emitirá dictamen preceptivo la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos regulada por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, en el plazo máximo de un año a contar desde que disponga de la documentación completa de que se trate. En el caso de que el órgano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado, la Comisión Superior Calificadora podrá acordarlo así, notificándolo al órgano proponente.

2. Si el dictamen de la Comisión fuese contrario a la propuesta de eliminación, tendrá carácter vinculante, sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artículo.

3. Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminación, no podrá presentarse otra nueva relativa a la misma documentación hasta que transcurran dos años desde la comunicación de dicho dictamen al órgano proponente. No obstante, si se modificasen los criterios archivísticos aplicados en la primera valoración, la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas podrá dirigirse al órgano responsable de la documentación para que, si lo considera pertinente, presente una nueva propuesta, sin necesidad de que transcurra el plazo indicado.

1. Si el dictamen fuese favorable a la propuesta, el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo público en el que se encuentren custodiados los documentos adoptará la resolución que considere oportuna. Si la resolución autorizase la eliminación, se dará traslado de ella al órgano que adoptó la iniciativa y deberá publicarse en el «Boletín Oficial del Estado». Igualmente se procederá cuando la resolución disponga la conservación de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos.

2. La resolución motivada que autorice la eliminación de documentos y, en su caso, disponga la conservación en soporte distinto del original, deberá incluir:

a) Una descripción sumaria de la documentación afectada, con expresión de signaturas, órgano u órganos productores, resumen de contenido, fechas extremas, tipo de muestreo que se realizará en su caso y archivo u oficina pública en que se encuentre depositada.

b) La indicación de que, conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el presente Real Decreto, la eficacia de la autorización quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. También se hará constar que no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que la resolución, caso de ser impugnada, adquiera firmeza.

c) El señalamiento de los recursos que procedan.

d) La determinación de las medidas precisas para la destrucción de los documentos y, en su caso, para la conservación de su contenido en soporte distinto al original.

1. El órgano responsable de la custodia de la documentación, una vez sea ejecutiva la autorización obtenida, abrirá un expediente de eliminación de los documentos o series documentales de que se trate, el cual comprenderá:

a) La memoria realizada sobre la documentación y cualquier otra información o documentos presentados con la propuesta de eliminación, así como el texto de esta última.

b) El dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisión que se haya pronunciado previamente.

c) La memoria del muestreo de la documentación a expurgar.

d) La resolución que haya autorizado la eliminación, así como cualquier otro documento administrativo o judicial relacionado con la misma.

e) El acta de eliminación, en la que el órgano responsable de los documentos acreditará que, habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2, párrafo b), del artículo 6 de este Real Decreto, no tiene constancia de la interposición de recursos de ninguna naturaleza contra la resolución adoptada, o que ésta ha adquirido firmeza, con los demás extremos relativos a la destrucción que se lleva a cabo, fecha de la misma e identificación de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella. En dicha acta se hará constar lugar, fecha y duración de las operaciones de eliminación con o sin sustitución, procedimiento utilizado, personas intervinientes y funcionario fedatario de la operación y del acta.

1. Si se hubiese dispuesto la conservación del contenido de los documentos o series documentales en soporte distinto al original, antes de proceder a la eliminación de dicho original deberán obtenerse copias auténticas en soporte diferente, con los requisitos establecidos en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de diciembre y, en su caso, en el artículo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado.

En este mismo supuesto deberá finalmente levantarse un acta complementaria de la reseñada en el párrafo e) del apartado 1 de este mismo artículo, comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservación del contenido de los documentos en soporte distinto al original. En el acta se hará constar las características técnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero.

1. Un duplicado del acta y, en su caso, del acta complementaria se remitirá a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez días siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes.

El procedimiento de eliminación se documentará en expediente único por el órgano responsable de la custodia de la documentación y en él deben figurar los documentos siguientes, además de los relacionados en el artículo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitación:

1. Iniciativa para poner en marcha el procedimiento.

2. Informe del órgano proponente.

3. Memoria de la documentación.

4. Acuerdo de iniciación de la Comisión Calificadora Departamental de Documentos Administrativos.

5. Informe preceptivo de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

6. Resolución.

7. Notificaciones, en su caso.

8. Publicaciones de la Resolución.

9. Recursos, si se han interpuesto.

10. Resoluciones de los recursos presentados.

11. Acta de eliminación, con o sin sustitución, si procede.

Estructura.

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula en su Título VII, capítulo I, las cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histórico Español. En su artículo 55 establece que la exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental y bibliográfico contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente, a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.

El artículo 58 de dicha Ley atribuye el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuyas competencias, composición y funciones han sido determinadas por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero.

En desarrollo de las citadas previsiones legales y con el fin de que la Comisión Superior Calificadora pueda ejercer plenamente sus competencias, es preciso regular la conservación de la documentación histórica, el control de la eliminación de documentos generados por la Administración General del Estado y sus Organismos públicos y su conservación en soporte distinto al original.

Esta normativa es, además, imprescindible para la racionalización del tratamiento de la documentación y consiguiente mejora de la propia gestión de la Administración, a la vez que se asegura la conservación de aquellos de sus documentos que tengan valor histórico.

Al propio tiempo resulta conveniente establecer en esta misma disposición las normas relativas a la conservación de documentos administrativos en soportes distintos al original, de manera que, en su caso, pueda eliminarse con suficientes garantías el soporte papel de determinadas series documentales, manteniendo los soportes digitales u ópticos correspondientes. Esta regulación tiene su base en las previsiones de los artículos 45.5 y 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y se relaciona con lo establecido en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, sobre utilización de técnicas informáticas, electrónicas y telemáticas en la Administración General del Estado.

Por otra parte, y dado que cuestiones abordadas en el presente Real Decreto han sido ya contempladas específicamente para los archivos militares en el Reglamento aprobado por Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, dicho Reglamento queda en ciertos aspectos afectado por la nueva normativa, y a ello se refiere la Disposición adicional segunda.

En su virtud, a propuesta de los Ministros de Educación, Cultura y Deporte, de Defensa, de Hacienda y de Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 8 de noviembre de 2002,

D I S P O N G O :

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1. El Consejo de Cooperación Archivística, como órgano adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Secretaría de Estado de Cultura, es el órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos.

2. Son funciones del Consejo:

a) La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y archivos privados en el Sistema Español de Archivos.

b) La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos.

c) La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los archivos.

d) Informar los planes de cooperación archivística previstos en el artículo 4.3 letra a) y proceder a su seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualización.

e) La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico.

f) El impulso de la cooperación internacional.

1. Presidirá el Consejo de Cooperación Archivística la persona titular de la Secretaría de Estado de Cultura.

2. Componen el Consejo de Cooperación Archivística, junto con su Presidente, seis representantes de la Administración General del Estado, con rango de director general o equivalente, designados por los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Cooperación, Defensa, Economía y Hacienda, Presidencia, Política Territorial y Administraciones Públicas y Cultura, un representante de cada Comunidad Autónoma, tres representantes de las administraciones locales, designados por la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación y un representante del Consejo de Universidades.

3. La Secretaría del Consejo corresponderá a un funcionario del Ministerio de Cultura, que actuará en el Pleno con voz pero sin voto.

Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en:

a) Archivos de oficina o de gestión.

b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos.

c) Archivo intermedio.

d) Archivos históricos.

Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.

Los archivos de oficina o de gestión cumplirán las siguientes funciones:

1.º Apoyar la gestión administrativa.

2.º Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.

3.º Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.

4.º Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.

5.º Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.

1. Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.

El Archivo Central cumplirá las siguientes funciones:

1.º Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental.

2.º Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.

3.º Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.

4.º Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente.

5.º Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados.

6.º Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.

7.º Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.

8.º Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.

1. Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos previstos en este artículo, comunicándolos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado, según la normativa vigente.

El Archivo General de la Administración, como archivo intermedio de la Administración General del Estado y adscrito al Ministerio de Cultura, tiene las siguientes funciones:

1.º Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.

2.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente.

3.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.

4.º Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico.

5.º Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.

6.º Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.

7.º Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.

1. Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura.

2. El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado.

Las funciones del Archivo Histórico Nacional, como archivo histórico de la Administración General del Estado y dependiente del Ministerio de Cultura, son:

a) Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración.

b) Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.

c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.

d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.

e) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

1. En el ámbito de los servicios periféricos del Estado, desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones de Gobierno.

2. De acuerdo con su específica normativa de creación y funcionamiento, los archivos de carácter histórico gestionados por la Administración General del Estado, a través del Ministerio de Cultura, desempeñarán la funciones previstas en este artículo en sus respectivos ámbitos de actuación.

1. La solicitud de acceso a documentos podrá presentarse a través de los medios y en los términos establecidos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y en la Ley 11/2007, de 22 de junio, y se dirigirá al responsable del archivo que los custodia. En todos los archivos existirá un modelo normalizado de solicitud a disposición de los interesados, que igualmente estará disponible en la sede electrónica del correspondiente Departamento o entidad de Derecho Público.

2. En la solicitud deberá indicarse con claridad el documento o conjunto de documentos a los que se refiere, así como la identidad del solicitante y una dirección, a efectos de comunicaciones.

3. No será necesario motivar la solicitud de acceso a documentos. No obstante, el solicitante podrá exponer los motivos de su petición, que se tendrán en cuenta en la tramitación y resolución de la solicitud.

4. Con el fin de facilitar la identificación de los documentos solicitados, el responsable del archivo pondrá a disposición del público los instrumentos de referencia y descripción de los fondos documentales que lo integran, con excepción de los que en aplicación de las limitaciones legalmente previstas no deban constar.

5. Las entidades públicas incluidas en el ámbito de aplicación de este Real Decreto informarán del órgano competente para resolver las solicitudes de acceso. En ausencia de previsión expresa, se entenderá competente aquél del que dependa orgánicamente el archivo que custodia los documentos cuya consulta se solicita.

1. La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a personal autorizado. Quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante podrán solicitar al responsable del archivo autorización de entrada para el examen de la documentación obrante. La autorización, que podrá denegarse en razón de las necesidades de organización de los servicios o de la garantía del carácter restringido de determinados fondos obrantes en los archivos, determinará las condiciones en que deba realizarse la entrada.

2. Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a éstas como norma general; en estos casos, sólo cuando la materia o circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se autorizará el acceso a los originales previa presentación de la correspondiente solicitud de autorización.

1. Los documentos conservados en los archivos incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma serán de libre acceso, salvo cuando les afecte alguna de las limitaciones previstas en la Constitución y en las Leyes. En particular, serán de acceso restringido los documentos clasificados según lo dispuesto en la normativa sobre secretos oficiales, los documentos que contengan información cuya difusión pudiera entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o interferir en la averiguación de los delitos o la tutela judicial efectiva de ciudadanos e instituciones, así como los declarados reservados por una norma con rango de Ley y aquellos que contengan datos personales a los que se refiere el artículo 28.

2. El responsable del archivo, siempre que sea posible, tendrá a disposición del público la relación de los documentos y series documentales de acceso restringido, con exclusión de aquellos que en atención a los intereses protegidos no deban ser objeto de publicidad.

3. El acceso a documentos excluidos de pública consulta será restringido y quedará condicionado, con las excepciones y especialidades previstas en la Ley, a la obtención de autorización previa.

4. Con carácter excepcional, el responsable del archivo podrá restringir cautelarmente el acceso a aquellos documentos o series documentales que, sin haber sido objeto de exclusión de consulta pública, pudieran incurrir, a su juicio y a la vista de su contenido, en alguna de las limitaciones previstas en las leyes.

Toda alteración en el régimen de acceso a documentos deberá ser puesta en conocimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que será la encargada de informar con carácter previo los casos de modificación del régimen de libre acceso.

1. La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse lo antes posible y, en todo caso, en el plazo máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente para tramitarla.

2. En el caso de solicitud de acceso a documentos, cuando el volumen de lo solicitado, su emplazamiento o las dificultades para su reproducción así lo justifiquen, el plazo para resolver podrá ampliarse por otro mes, informando de esta circunstancia al solicitante.

3. El cómputo del plazo para resolver se interrumpirá en los siguientes supuestos:

a) Cuando se requiera al solicitante la subsanación de deficiencias y la aportación de documentos, especialmente los relativos al consentimiento de los afectados.

b) Cuando una norma exija autorización específica.

La interrupción del plazo será debidamente comunicada al interesado.

1. Transcurrido el plazo máximo para resolver sin haberse notificado resolución expresa, la solicitud de acceso se entenderá estimada.

1. Las Oficinas de asistencia en materia de registros tienen naturaleza de órgano administrativo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

La creación de nuevas Oficinas, así como la modificación o supresión de las existentes se realizará conforme a lo previsto en el artículo 59.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

1. La Administración General del Estado contará con un directorio geográfico de las Oficinas de asistencia en materia de registros que será gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública. A tal efecto, el órgano del que dependa la correspondiente Oficina de asistencia deberá comunicar de forma inmediata al citado Ministerio la aprobación de la norma por la que se cree, modifique o suprima dicha oficina, de acuerdo con lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, garantizando su actualización permanente.

2. Las Oficinas de asistencia en materia de registros desarrollarán las siguientes funciones:

a) La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en la Oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el Registro Electrónico General o Registro electrónico de cada organismo o entidad según corresponda.

b) La anotación, en su caso, de los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

c) La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten las personas interesadas.

d) La expedición de copias electrónicas auténticas tras la digitalización de cualquier documento original o copia auténtica que presenten las personas interesadas y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo a través de dicha oficina en el registro electrónico correspondiente.

e) La información en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos en los trámites y procedimientos para los que se haya conferido habilitación.

f) La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada a la relación electrónica con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se haya previsto habilitación.

g) La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de esa Oficina, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la Oficina y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.

h) La comunicación a las personas interesadas del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.

i) La iniciación de la tramitación del apoderamiento presencial apud acta en los términos previstos en el artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

j) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

1. Se entiende por documento administrativo electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.

2. Cuando en el marco de un procedimiento administrativo tramitado por medios electrónicos el órgano actuante esté obligado a facilitar al interesado un ejemplar de un documento administrativo electrónico, dicho documento se podrá sustituir por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos adecuados.

1. En el ámbito estatal, serán competentes para la expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean documentos originales o copias auténticas de documento original los siguientes órganos:

a) Los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales.

b) Los órganos a los que corresponda la custodia y archivo de documentos.

c) Los órganos que hayan previsto sus normas de competencia.

d) Las oficinas de asistencia en materia de registros, respecto de los documentos originales o copias auténticas presentados por las personas interesadas para que se remitan desde la Oficina a la unidad competente para su incorporación a un expediente administrativo.

1. La expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean documentos originales o copias auténticas de documento original, podrá llevarse a cabo mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado al que se refiere el artículo 31 de este Reglamento.

2. Los titulares de los órganos que se relacionan en los párrafos a), b) c) y d) del apartado 1 de este artículo designarán a los funcionarios y funcionarias habilitados para la emisión de las copias electrónicas auténticas, que se llevará a cabo mediante el correspondiente proceso de digitalización.

Cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por la Administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia presentada en papel.

1. Los documentos presentados por el interesado en soporte papel que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorporen o de la Administración Pública a que vayan dirigidos, salvo que reglamentariamente la Administración correspondiente establezca un plazo mayor.

2. Los documentos presentados por el interesado en formato electrónico dentro de un dispositivo, que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez incorporados al expediente serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorporen o de la Administración Pública a que vayan dirigidos, salvo que reglamentariamente la Administración correspondiente establezca un plazo mayor.

3. Transcurrido el plazo previsto en los apartados anteriores, la destrucción de los documentos se realizará de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano competente de la comunidad autónoma, y siempre que no se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas confieran al documento un valor especial.

4. Cuando la generación de copias electrónicas auténticas se realice a partir de documentos originales o copias auténticas de documentos en soporte no electrónico que se conserven formando parte de sus correspondientes expedientes y series documentales en cualesquiera de las oficinas, archivos o dependencias de cualquier organismo de las Administraciones públicas, dichos documentos originales o copias auténticas de documentos en soporte no electrónico se restituirán a sus oficinas, archivos o dependencias de origen, donde les será de aplicación la normativa específica en materia de archivos y conservación del patrimonio documental en su respectivo ámbito y siguiendo lo establecido por las autoridades calificadoras que correspondan.

5. En el ámbito estatal, se estará a lo preceptuado en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho público y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

1. El archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.

2. En el archivo electrónico único de la Administración General del Estado serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.

La gestión del archivo electrónico único garantizará la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, así como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, por la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, por la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y por la normativa específica que sea de aplicación, de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.

1. La Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos, en el que deberán inscribirse, al menos, los de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo a favor de representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Públicas. También deberá constar el bastanteo realizado del poder.

En el ámbito estatal, este registro será el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado.

Los registros generales de apoderamientos no impedirán la existencia de registros particulares en cada Organismo donde se inscriban los poderes otorgados para la realización de trámites específicos en el mismo. Cada Organismo podrá disponer de su propio registro electrónico de apoderamientos.

1. Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos pertenecientes a todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables entre sí, de modo que se garantice su interconexión, compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se incorporen a los mismos.

Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos permitirán comprobar válidamente la representación de quienes actúen ante las Administraciones Públicas en nombre de un tercero, mediante la consulta a otros registros administrativos similares, al registro mercantil, de la propiedad, y a los protocolos notariales.

Los registros mercantiles, de la propiedad, y de los protocolos notariales serán interoperables con los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos.

1. Los asientos que se realicen en los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos deberán contener, al menos, la siguiente información:

a) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente del poderdante.

b) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente del apoderado.

c) Fecha de inscripción.

d) Período de tiempo por el cual se otorga el poder.

e) Tipo de poder según las facultades que otorgue.

1. Los poderes que se inscriban en los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos deberán corresponder a alguna de las siguientes tipologías:

a) Un poder general para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración.

b) Un poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa ante una Administración u Organismo concreto.

c) Un poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente para la realización de determinados trámites especificados en el poder.

(Párrafo anulado)

Cada Comunidad Autónoma aprobará los modelos de poderes inscribibles en el registro cuando se circunscriba a actuaciones ante su respectiva Administración.

1. El apoderamiento «apud acta» se otorgará mediante comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica haciendo uso de los sistemas de firma electrónica previstos en esta Ley, o bien mediante comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros.

2. Los poderes inscritos en el registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción. En todo caso, en cualquier momento antes de la finalización de dicho plazo el poderdante podrá revocar o prorrogar el poder. Las prórrogas otorgadas por el poderdante al registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

3. Las solicitudes de inscripción del poder, de revocación, de prórroga o de denuncia del mismo podrán dirigirse a cualquier registro, debiendo quedar inscrita esta circunstancia en el registro de la Administración u Organismo ante la que tenga efectos el poder y surtiendo efectos desde la fecha en la que se produzca dicha inscripción.

1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:

a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.

c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.

d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.

e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.

1. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.

1. Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.

2. Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello. No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.

Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, estos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.

1. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.

Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.

1. Cuando con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en esta Ley, la Administración solicitara al interesado la presentación de un documento original y éste estuviera en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica, según los requisitos establecidos en el artículo 27, con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia.

2. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original.

3. Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas.

4. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.

1. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

2. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

3. Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La autenticación del citado índice garantizará la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.

4. No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

1. La presente ley tiene por objeto:

a) La gestión, la protección, la disposición y la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental Madrileño, así como de los documentos de titularidad privada que gocen de protección en los términos establecidos en esta ley, para facilitar el acceso a los mismos.

b) La organización y la coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, especialmente en cuanto a su estructura, derechos, requisitos y deberes de sus integrantes, así como a su organización y tratamiento archivístico.

c) El establecimiento de los derechos y obligaciones relativos al Patrimonio Documental Madrileño.

1. Se persigue con ello contribuir a la conservación e incremento del Patrimonio Documental Madrileño y, al propio tiempo, asegurar su adecuada identificación, organización, valoración, accesibilidad, preservación y difusión mediante el oportuno tratamiento técnico.

1. En el ámbito objetivo, las disposiciones de esta ley serán de aplicación, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal y en los tratados y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables, a:

a) Los documentos de titularidad pública en los términos establecidos en esta ley.

b) Los documentos de titularidad privada que gocen de protección en los términos establecidos en esta ley.

c) El Patrimonio Documental Madrileño.

d) Los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, con independencia de su titularidad.

1. En el ámbito subjetivo, las disposiciones de esta ley serán de aplicación a todas las entidades públicas o privadas, personas físicas o jurídicas titulares de archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de documentos que formen parte o puedan formar parte del Patrimonio Documental Madrileño.

2. Tanto los archivos públicos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad de Madrid, como los documentos de titularidad pública estatal, se regirán por la legislación estatal que les sea aplicable y por los convenios suscritos entre la Administración General del Estado y la Administración de la Comunidad de Madrid.

1. A efectos de esta ley, se entiende por:

a) Documento: toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte y en cualquier formato, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. En todo caso, tendrán la consideración de documentos:

1.o Los que sean resultado de procedimientos regulados en una norma jurídica.

2.o Los que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirvan a las personas físicas o jurídicas como elementos de información y conocimiento.

3.o Los electrónicos, según la definición establecida en la letra a) del apartado 2 de este artículo.

b) Documento de titularidad pública: documento de titularidad de una persona física o jurídica, tanto pública como privada, de las enumeradas en el artículo 70, producido y/o recibido en el ejercicio de las competencias y funciones que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que le afecte. En este sentido, se considera, también, documento de titularidad pública el documento público, es decir, el documento que, autorizado por un funcionario competente para ello, acredita los hechos que refiere y su fecha.

c) Documento de titularidad privada: documento de titularidad de una persona física o jurídica, de las enumeradas en el artículo 76, producido y/o recibido en el ejercicio de competencias y funciones privadas.

d) Ciclo vital de los documentos: las diferentes fases por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su definitiva eliminación o, en su caso, conservación permanente.

e) Fondo documental: conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por una persona física o jurídica, pública o privada en el ejercicio de sus funciones o actividades.

f) Colección: reunión de documentos que, sin poseer carácter orgánico, responde a criterios subjetivos.

g) Serie documental: conjunto de documentos de similar tipología producidos en el ejercicio de una determinada competencia por una persona física o jurídica, pública o privada.

h) Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa, servicio o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

i) Archivo público: archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental.

j) Archivo privado: archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

k) Entidad de Derecho Público: cualquier entidad de las previstas en el artículo 2 de la Ley 1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid.

l) Gestión administrativa: conjunto de funciones y procesos destinados al logro de los objetivos de una institución mediante el cumplimiento y la óptima aplicación de un procedimiento administrativo.

m) Gestión documental: conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso a los mismos y su uso adecuado, así como para la configuración del Patrimonio Documental Madrileño.

n) Sistema de gestión documental: conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que tienen como finalidad controlar de manera eficiente y sistemática la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los mismos.

ñ) Política de gestión documental: documento que incluye las directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión de los documentos en cualquier formato producidos o custodiados por las entidades públicas. Definirá las correspondientes responsabilidades en cuanto a coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento documental. En el contexto de cada organización se integrará junto al resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades.

1. A los efectos de esta ley, en materia de documentos electrónicos, se entiende por:

a) Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos deben incorporar sus firmas y, al menos, los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo.

b) Documento convencional: información de cualquier naturaleza en forma no electrónica, recogida en un soporte convencional (papel o cualquier otro tipo de soporte no electrónico) según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

c) Expediente electrónico: conjunto ordenado, completo, foliado y autentificado de documentos y actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla, el índice electrónico numerado de todos los documentos que contenga y la copia electrónica certificada de la resolución adoptada. No formará parte del expediente electrónico la información electrónica que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

d) Metadato de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, la gestión y el uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos identifican, autentican y contextualizan documentos; y, del mismo modo, a las personas, los procesos y los sistemas que los generan, gestionan, mantienen y utilizan.

e) Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte convencional o no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

f) Repositorio electrónico: servidor o conjunto de servidores informáticos donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos.

1. Reglamentariamente se podrán establecer cualesquiera otros conceptos y definiciones que sean necesarios a los efectos de la aplicación de esta ley. Asimismo, se podrán modificar por vía reglamentaria los conceptos y definiciones que figuran en los apartados 1 y 2 a los efectos de adaptarlos a los cambios que se puedan producir en un futuro fruto de la evolución de los sectores archivístico y tecnológico, así como en la normativa básica estatal.

La consecución de los objetivos de esta ley está inspirada por los siguientes principios:

a) Los principios generales de objetividad, publicidad, celeridad, eficacia, economía, descentralización, desconcentración, coordinación y participación recogidos en la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid.

b) La lealtad institucional, la coordinación y la colaboración entre las Administraciones Públicas existentes en el territorio de la Comunidad de Madrid, en los términos previstos en el artículo 140 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

c) La transparencia, la accesibilidad y la igualdad, de acuerdo con los derechos y las garantías de una sociedad democrática y con el respeto de los derechos fundamentales protegidos por la Constitución Española.

d) El carácter transversal de las funciones archivísticas recogidas en el artículo 41 y los principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos, con independencia de su productor.

e) La gestión documental electrónica, de acuerdo con lo previsto en el artículo 17 y en la Disposición Transitoria Primera de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

1. Todas las Administraciones, organismos y entidades del sector público autonómico y local de la Comunidad de Madrid están obligados a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley. Las relaciones entre los mismos se regirán por los principios de lealtad institucional, coordinación y colaboración, establecidos en el artículo 4 b). A estos efectos, y en el ámbito de sus respectivas competencias, todos aquéllos podrán establecer los convenios de colaboración que resulten necesarios.

2. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental impulsará la coordinación de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

3. Con el fin de posibilitar el eficaz desarrollo de la colaboración con los titulares de los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, se asegurará la representación adecuada de todos ellos en los órganos consultivos, de coordinación o de cualquier otro tipo que se creen en el marco de esta ley.

4. La Comunidad de Madrid, en la medida de lo posible, se integrará en las iniciativas de política archivística de la Administración General del Estado y cooperará con las de otras Comunidades Autónomas.

1. Las Administraciones Públicas madrileñas promoverán el uso de las tecnologías de la información y de la comunicación para dotarse de un sistema de información y gestión común e interoperable que garantice el tratamiento, la conservación, la gestión, el acceso y la difusión de sus documentos en el ámbito de sus respectivos archivos y Subsistemas de Archivos.

2. La Comunidad de Madrid promoverá, además, la implantación y utilización de herramientas de Administración electrónica para facilitar a las personas físicas y jurídicas su participación en los procedimientos contemplados en esta ley.

3. La preservación de los documentos electrónicos se realizará de forma que se garantice que los documentos permanezcan: completos, tanto en su contenido como en su estructura y su contexto; fiables, en cuanto que puedan seguir dando fe del contenido; auténticos, en cuanto que originales que no han sufrido alteración en las eventuales migraciones; y accesibles, en cuanto a su localización y legibilidad.

Son archivos públicos, a los efectos de esta ley:

a) Los archivos que custodian y sirven los documentos generados y recibidos por las entidades públicas ubicadas en el territorio de la Comunidad de Madrid y pertenecientes a la Asamblea de Madrid, a la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, al Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, a la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, a las Entidades Locales madrileñas y a las Universidades Públicas madrileñas en el ejercicio de sus competencias y que tienen a su cargo la gestión documental.

b) Los archivos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid.

c) Los archivos de las empresas públicas, entes, consorcios y fundaciones públicas adscritos al sector público autonómico o local, así como el archivo de la Cámara Oficial de Comercio, Industria y Servicios de Madrid.

1. Los archivos públicos se podrán organizar, en función de las necesidades de las entidades públicas a las que pertenezcan y de su potestad de autoorganización y según la utilización de los documentos que custodien y gestionen, en: archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y archivos históricos.

2. Tendrán sus propios archivos las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Comunidad de Madrid o de las Entidades Locales madrileñas, así como las personas jurídico – privadas en cuyo capital o dotación participe mayoritariamente la Comunidad de Madrid o las Entidades Locales madrileñas y las restantes instituciones que integren éstas. Su organización se realizará de acuerdo con las necesidades específicas de cada una de ellas.

3. Sin perjuicio de lo anterior, el Gobierno de la Comunidad de Madrid podrá crear los archivos públicos que considere necesarios para garantizar la conservación, organización y difusión del Patrimonio Documental Madrileño.

1. Se entiende por archivo de gestión tanto el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa como las unidades que custodian los documentos en proceso de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa.

2. Las personas responsables de las unidades administrativas se encargarán de que sus respectivos archivos de gestión custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación hasta su transferencia al archivo central correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 a).

3. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente.

1. Los archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestión de los documentos transferidos por los archivos de gestión de los organismos a los que están adscritos y en los que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo intermedio correspondiente.

2. Los archivos centrales transferirán sus documentos al archivo intermedio correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 b). En el caso de los expedientes electrónicos, incorporarán las referencias pertinentes al Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid o su equivalente en cada Administración Pública y garantizarán la cadena de custodia.

3. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente.

1. Los archivos intermedios son los centros responsables de la custodia centralizada de los documentos transferidos por los archivos centrales cuando su consulta por las unidades productoras es esporádica y en los que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico correspondiente.

2. Los archivos intermedios transferirán sus documentos al archivo histórico correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 c).

3. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente.

1. Los archivos históricos reciben, conservan y difunden los documentos considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo, una vez concluidos los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, el plazo establecido en el artículo 51.2 c).

2. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente.

1. Los archivos públicos, salvo en los casos del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, quedarán automáticamente integrados dentro del Subsistema de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que les corresponda desde el mismo momento de su creación, siéndoles de aplicación los preceptos establecidos en esta ley.

2. Los archivos públicos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid quedarán integrados en el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid a los meros efectos de su gestión.

3. Los archivos públicos centrales, intermedios e históricos formarán parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid desde el mismo momento de su creación.

Son archivos privados, a los efectos de esta ley, los que custodian documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias y radiquen en el territorio de la Comunidad de Madrid.

1. Cualquier archivo privado podrá integrarse, por iniciativa de su titular, mediante resolución de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, siéndole de aplicación el mismo régimen de derechos y obligaciones que tienen los archivos públicos.

2. Los archivos privados que se integren en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid lo harán en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.

3. La integración de los archivos privados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid podrá ser tenida en cuenta como criterio en la valoración de las solicitudes que se presenten para la obtención de ayudas y subvenciones de la Comunidad de Madrid en materia de archivos y gestión documental, si así lo establecen las respectivas bases reguladoras y de acuerdo con la normativa vigente en materia de subvenciones.

Todos los archivos privados que hayan recibido ayudas de la Comunidad de Madrid deberán permitir el libre acceso público de los ciudadanos a sus fondos documentales, con las salvedades previstas en esta ley y en sus normas de desarrollo.

1. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios agrupados o no en Subsistemas de Archivos con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación y participación, y cuyas finalidades son:

a) Servir a la gestión administrativa.

b) Garantizar el derecho de acceso a los archivos y a los documentos, así como la salvaguarda de los intereses de los ciudadanos.

c) Proteger, conservar y difundir el Patrimonio Documental Madrileño.

1. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, mediante la coordinación y la cooperación en la aplicación de normas, medios y procedimientos comunes, procurará, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación:

a) La uniformidad de tratamiento, complementariedad y eficacia en cuanto a la adecuada gestión, protección, valoración, conservación, recogida, descripción y difusión del Patrimonio Documental Madrileño.

b) La correcta y adecuada planificación, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los archivos integrados en dicho Sistema de Archivos.

1. Estos fines se perseguirán a través de la cooperación y la coordinación de actuaciones de sus integrantes, especialmente en relación con la incorporación de las tecnologías de la información y de la comunicación en el quehacer archivístico.

2. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid forma parte del Sistema Español de Archivos de acuerdo con lo previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en el artículo 3.2 b) del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

1. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid actuará bajo los principios de coordinación y descentralización administrativa y operativa.

2. Los planes y programas archivísticos se acordarán, regularán y ejecutarán siguiendo los principios de igualdad, participación, cooperación, descentralización y autonomía.

3. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid promoverá un modelo común de gestión documental acorde con la implantación de la Administración electrónica, siguiendo los principios de cooperación y colaboración entre las Consejerías a las que estén atribuidas las competencias en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, y de Administración electrónica, y la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.

1. Quienes ostenten la titularidad de los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid están obligados a:

a) Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo establecido en esta ley y en sus normas de desarrollo.

b) Velar por la adecuada instalación y funcionamiento de sus archivos.

c) Velar por la adecuada dotación de medios humanos y materiales para el ejercicio de sus funciones.

d) Velar por el cumplimiento de los requisitos técnicos que se establezcan en esta ley y en las normas que la desarrollen, y en especial por:

1.o Aplicar las funciones de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en esta ley y con las normas técnicas básicas que pueda fijar la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, así como la Mesa de la Asamblea de Madrid en su ámbito competencial.

2.o Aplicar las Tablas de Valoración emanadas de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.

e) Garantizar la aplicación de las normas de acceso a los lugares de consulta que se establezcan en desarrollo de esta ley, así como la publicidad de las mismas.

1. Los titulares de los archivos a los que se refiere este artículo podrán establecer normas para el funcionamiento de los mismos, que deberán ser remitidas a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental para su conocimiento. Las normas de funcionamiento del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid se entenderán comunicadas con la sola publicación de la normativa correspondiente en el «Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid».

El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid está conformado por:

a) Un órgano de armonización y coordinación: la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, sin perjuicio de las competencias de dirección y coordinación que corresponden a la Mesa de la Asamblea de Madrid en su ámbito competencial y para su propio Archivo o Subsistema de Archivos.

b) Unos órganos colegiados de asesoramiento y cooperación: el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.

c) Los diferentes archivos y Subsistemas de Archivos.

d) La Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.

1. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se compone de los siguientes archivos y Subsistemas de Archivos:

a) El Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.

b) El Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.

c) El Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.

d) El Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid.

e) Los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid.

f) Los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid.

g) Cualesquiera otros subsistemas de archivos que pudiesen crearse en el futuro.

1. La creación de cualquier otro Subsistema de Archivos se realizará mediante Decreto del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid.

2. Los archivos y Subsistemas de Archivos procurarán garantizar, al menos:

a) La creación de documentos auténticos y fiables.

b) La disponibilidad de los documentos y el seguimiento de su uso.

c) La adecuada ubicación de los documentos de acuerdo con sus necesidades de uso.

d) La selección de los documentos que se han de conservar permanentemente en los archivos históricos.

e) La eliminación de los documentos que, superados los plazos de vigencia y prescripción cautelar que se determinen por la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid en sus respectivos ámbitos, se consideren carentes de cualquier tipo de valor que aconseje su conservación permanente como testimonios históricos.

1. Los Subsistemas de Archivos coordinarán sus finalidades y funciones con las que establezca el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

2. La Asamblea de Madrid y la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid dispondrán las finalidades y funciones específicas de sus Archivos mediante su normativa archivística interna; sin perjuicio de lo cual, procurarán cohonestar con las generales establecidas por el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid para los demás Subsistemas de Archivos; y en el caso de la Asamblea de Madrid, siempre que las finalidades, funciones y situaciones jurídicas le resultaren de aplicación, dada su singular naturaleza, y puedan ser adaptadas a sus peculiaridades organizativas y a sus fines.

1. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental será responsable de la formulación y ejecución de la política dirigida a la tutela, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental Madrileño, así como de la coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de los principios de colaboración y coordinación con las Consejerías competentes en materia de Justicia y de Administración electrónica, y con la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.

2. A la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, como órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, le corresponden, en particular, las siguientes funciones:

a) La elaboración de los informes preceptivos de las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de las normas técnicas y procedimientos para la gestión documental.

b) El impulso, la planificación, la cooperación y el fomento para el desarrollo y mejora de los servicios de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y para el acrecentamiento, la protección, la conservación y la difusión del Patrimonio Documental Madrileño.

c) El impulso y la promoción de la tramitación de expedientes de declaración de Bienes de Interés Cultural y de Bienes de Interés Patrimonial, así como de la tramitación ante la Administración General del Estado de las solicitudes de inclusión de los documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño en el Registro de la Memoria del Mundo de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco).

d) La inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos que deben formar parte del mismo en virtud de lo establecido en el Capítulo III del Título IV.

e) El diseño, la implantación y la coordinación de un sistema de gestión de documentos y archivos para la gestión documental dentro del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y el impulso para su extensión, en su caso, a los demás archivos y Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de los principios de colaboración y coordinación establecidos en el apartado 1.

f) La adopción de los acuerdos de integración de archivos privados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

g) La coordinación técnica de los archivos y de los Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

h) El asesoramiento técnico en los proyectos de construcción de edificios de archivo.

i) El asesoramiento técnico en la determinación de los requisitos profesionales del personal de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

j) La coordinación de la elaboración de planes y programas archivísticos de gestión documental en el marco de los diferentes Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

k) La elaboración de planes de formación permanente de los profesionales del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, en colaboración con la Consejería competente en materia de función pública y con los demás órganos competentes en materia de formación de los empleados públicos.

l) El desarrollo de programas de apoyo técnico y económico a los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, en función de sus disponibilidades presupuestarias.

m) La promoción del acceso a los documentos.

n) La vigilancia de la correcta aplicación de los criterios de gestión documental en los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

ñ) La homologación de los indicadores de evaluación de la gestión o de calidad aplicables a los archivos pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

o) El ejercicio de las facultades de alta inspección y de tramitación de los procedimientos sancionadores de acuerdo con lo establecido en el Título V.

p) Cualesquiera otras funciones necesarias para el ejercicio de sus competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.

1. De acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, y en los artículos 84 y 85 del Reglamento de la Asamblea de Madrid, corresponde al órgano de dirección y coordinación del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en las letras a), b), e), f), g), h), i), j), k), l), m), n), ñ), o) y p) del apartado 2 dentro de su ámbito competencial y para su propio Archivo o Subsistema de Archivos.

2. De acuerdo con el principio de plena independencia en su actuación establecido en el artículo 1.2 de la Ley 11/1999, de 29 de abril, de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, corresponde al órgano de dirección y coordinación del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en las letras a), g), h), i) y j) del apartado 2 dentro de su ámbito competencial, sin perjuicio de la debida coordinación con el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

1. El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid es el órgano colegiado consultivo, multidisciplinar y técnico de asesoramiento, cooperación y participación de la Comunidad de Madrid en las materias relacionadas con el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y el Patrimonio Documental Madrileño.

2. La adscripción, composición y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid se establecerán reglamentariamente.

3. Corresponden al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid las siguientes funciones:

a) Informar preceptivamente los anteproyectos de ley que, en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, remita el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid a la Asamblea de Madrid para su aprobación.

b) Informar preceptivamente los reglamentos de desarrollo de esta ley.

c) Informar preceptivamente los planes relacionados con la política archivística y los que se refieran al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que se proponga aprobar el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid.

d) Informar sobre las normas técnicas básicas a las que deben adecuarse los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

e) Informar preceptivamente sobre la incorporación de archivos privados al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid a que se hace referencia en el artículo 15.1.

f) Informar preceptivamente los reglamentos o normas internas de funcionamiento de los archivos integrados en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid a que se hace referencia en el artículo 39.3.

g) Informar preceptivamente el depósito en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid de documentos procedentes del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo a que se hace referencia en el artículo 28.3.

h) Informar preceptivamente el depósito en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid de documentos procedentes de los archivos de las Entidades Locales madrileñas a que se hace referencia en el artículo 34.4.

i) Informar preceptivamente sobre la inclusión o, en su caso, exclusión del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos de titularidad privada a que se hace referencia en los apartados 1 y 2 del artículo 80.

j) Informar preceptivamente en el procedimiento sobre la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

k) Informar preceptivamente el ejercicio de los derechos de tanteo y retracto por parte de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 89.

l) Informar preceptivamente las propuestas de adquisición de bienes del Patrimonio Documental Madrileño por la Comunidad de Madrid, cuando éstas superen el importe previsto para los contratos menores de suministros en la legislación básica estatal de Contratos del Sector Público, así como en los casos de adquisición por las entidades del sector público de bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Español previstos en la Disposición Adicional Undécima de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

m) Informar preceptivamente sobre las solicitudes de permisos de exportación definitiva o temporal de documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño que tramiten las Consejerías a las que estén atribuidas las competencias en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental o de patrimonio histórico.

n) Valorar y tasar los bienes del Patrimonio Documental Madrileño que se pretendan entregar a la Comunidad de Madrid en pago de deudas tributarias o que sean objeto de donación o legado en favor de la Comunidad de Madrid o de las Entidades Locales madrileñas y realizar las demás valoraciones, con respecto a los bienes del Patrimonio Documental Madrileño, que resulten necesarias para aplicar las medidas de fomento que se establecen en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

ñ) Valorar y tasar los bienes del Patrimonio Documental Madrileño que la Comunidad de Madrid o las Entidades Locales madrileñas proyecten adquirir con destino a los archivos de su titularidad o gestionados por éstas.

o) Actuar como órgano de información, consulta y asesoramiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid.

p) Elevar propuestas de actuaciones e iniciativas sobre cualquier otra medida para el mejor cumplimiento de los fines y el mejor funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

q) Emitir informes sobre cualquier asunto que la Asamblea de Madrid, el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y los órganos de dirección y coordinación de los respectivos archivos y Subsistemas de Archivos sometan a su consideración.

r) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.

1. De acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, y en el artículo 84 del Reglamento de la Asamblea de Madrid, no se aplicará respecto al ámbito de la Asamblea de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en las letras b), c), d), e), f), p) y r) del apartado 3 dentro de su ámbito competencial y para el propio Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.

1. La Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico, multidisciplinar y de participación al que corresponde la determinación del régimen de acceso y la valoración de los documentos de titularidad pública, a excepción de los documentos judiciales y de los producidos por la Asamblea de Madrid.

2. La adscripción, la composición y el funcionamiento de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid se establecerán reglamentariamente. No obstante lo anterior, en su composición deberán estar representados, al menos: cada uno de los archivos y Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid; un representante de las asociaciones profesionales de archiveros; y expertos en los diferentes campos o materias que deban ser tratados por este órgano colegiado.

3. Son funciones de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid:

a) Determinar los criterios de valoración de las series documentales para: el establecimiento de los plazos de permanencia, custodia y control de los documentos en los diferentes archivos; el régimen de acceso; y la eliminación o conservación permanente de aquellos documentos que tengan interés para la Comunidad de Madrid.

b) Emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la aprobación de las Tablas de Valoración de las series documentales y controlar su correcta aplicación.

c) Emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la autorización de eliminación de aquellos documentos que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de interés para la Comunidad de Madrid, de acuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se establezca.

d) Unificar los criterios de aplicación del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública de acuerdo con las resoluciones que adopte el Consejo de Transparencia y Participación de la Comunidad de Madrid.

e) Evacuar el informe de las Tablas de Valoración sometidas a dictamen que emanen de las comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales previstas por el artículo 24.4.

f) Evacuar el informe que declare la conservación de los documentos judiciales por razón de su valor histórico–cultural a que se refiere el artículo 26.4, previa comunicación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos del Estado.

g) Emitir dictamen, preceptivamente, sobre la inclusión o, en su caso, exclusión del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos de titularidad pública a que se hace referencia en los apartados 1 y 2 del artículo 80.

h) Evacuar los informes que le sean solicitados en relación con las competencias de esta Comisión, por la persona titular de la Consejería o por las personas titulares de sus Direcciones Generales en materia de su competencia.

i) Determinar los documentos vitales resultantes de las funciones y actividades críticas de las Administraciones Públicas, los cuales formarán parte del Plan de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres de la Comunidad de Madrid.

j) Elevar propuestas sobre cualquier otra medida que permita el cumplimiento de sus funciones.

k) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.

1. Los diferentes organismos de las Administraciones Públicas madrileñas, así como la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid y las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, podrán dotarse de comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales para la preparación de lo establecido en las letras a), b) y c) del apartado anterior. Estas comisiones de acceso y valoración de documentos sectoriales, previa aprobación por las mismas, elevarán a la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, para su aprobación definitiva, sus propuestas de Tablas de Valoración y de autorización de eliminación de documentos.

2. De acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, y en el artículo 84 del Reglamento de la Asamblea de Madrid, no se aplicará respecto al ámbito de la Asamblea de Madrid el ejercicio de las funciones determinadas en el apartado 3 dentro de su ámbito competencial y para el propio Archivo o Subsistema de la Asamblea de Madrid.»

1. La Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico, multidisciplinar y de participación al que corresponde la aplicación del régimen de acceso y la valoración de los documentos de titularidad pública producidos por la Asamblea de Madrid.

2. La adscripción, composición, funciones y funcionamiento de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid se establecerán por el órgano competente de la Asamblea de Madrid.

1. La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico y de participación al que corresponde la aplicación del régimen de acceso y la valoración de los documentos judiciales.

2. La adscripción, composición y funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid se establecerán reglamentariamente de acuerdo con lo dispuesto por la legislación estatal.

3. Son funciones de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid:

a) Aprobar los criterios de valoración y selección de los documentales judiciales, que regirán la determinación de su conservación permanente o su eliminación por su inutilidad judicial, administrativa, histórica o cultural.

b) Confeccionar un modelo de formulario electrónico uniforme y obligatorio mediante el que los archivos judiciales de gestión, o, en su caso, el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, remitirán la relación de expedientes que sometan a la valoración de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, el cual contendrá, como mínimo, los datos a que se refiere el artículo 13.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales. Dicho impreso podrá ser sustituido por las aplicaciones informáticas de gestión que se consideren convenientes.

c) Recibir y comprobar que los procedimientos incluidos en las relaciones remitidas por parte de los archivos judiciales de gestión cumplen los requisitos para poder ser considerados objeto de expurgo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio.

d) Aprobar las Tablas de Valoración de las series documentales judiciales, que determinarán, en todo caso, los plazos de transferencia a los distintos archivos del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, su régimen de acceso y su conservación permanente o eliminación total o parcial atendiendo a su valor administrativo, fiscal, contable, jurídico, informativo o histórico.

e) Publicar las relaciones de expedientes judiciales, cuya eliminación se haya aprobado, en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid», y una referencia de estas relaciones en un diario de los de mayor difusión en el ámbito de la Comunidad de Madrid, al objeto de que, en el plazo de dos meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en su día aportados por ellos al proceso.

f) Acordar, conforme a las Tablas de Valoración aprobadas, la transferencia al Archivo Histórico Provincial de Madrid de los expedientes judiciales que deban ser conservados permanentemente por su valor histórico–cultural, jurídico o procesal, o bien la eliminación de los que no deban ser preservados. La eliminación se llevará a cabo mediante enajenación o destrucción.

g) Informar y dar traslado de un certificado acreditativo a los archivos judiciales de gestión y al Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid sobre las decisiones y acuerdos adoptados para que tengan constancia documentada del destino definitivo de los expedientes judiciales.

h) Estudiar las cuestiones relativas a la custodia de los documentos judiciales electrónicos y, en general, elevar propuestas a la Consejería competente en materia de Justicia para una mejor administración de los archivos judiciales de gestión y del Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid.

i) Conocer e informar las medidas, los programas y las aplicaciones informáticas que den soporte a la gestión de los archivos judiciales de gestión y al Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, así como aquellas otras para la reconversión de los documentos judiciales en soporte convencional a soporte electrónico.

j) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.

1. La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid solicitará de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, a los efectos de lo previsto en el artículo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, la elaboración del informe que declare la conservación de los documentos judiciales por razón de su valor histórico-cultural.

1. Corresponde a la Asamblea de Madrid, de acuerdo con sus fines, funciones y necesidades específicas, la organización y regulación de su Archivo o Subsistema de Archivos; en particular, de su sistema archivístico, sus normas técnicas, su gestión documental integral y su sistema electrónico de gestión documental integral, el régimen de acceso a sus documentos, la promoción y difusión de su Archivo y sus documentos en el Portal web corporativo y, en su caso, en el Portal de Transparencia de la Cámara. En materia de infracciones y sanciones administrativas la presente ley podrá aplicarse al ámbito de la Asamblea por remisión expresa de la normativa interna en materia de archivos, sin perjuicio de su adaptación a las peculiaridades de su organización y procedimiento.

2. Asimismo, la determinación del órgano de dirección y coordinación del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, así como sus competencias, serán establecidas por la Asamblea.

3. La Asamblea de Madrid, en todo caso y sin excepción, será depósito final de su Archivo o Subsistema de Archivos.

1. La organización del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid se efectuará de acuerdo con sus necesidades específicas. Su regulación corresponderá a su órgano de gobierno, conforme a sus propias normas, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, y se atendrá a los criterios técnicos de esta ley en cuanto éstos no se opongan a su régimen jurídico, de organización y de funcionamiento.

2. La determinación del órgano de dirección y coordinación del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, así como sus competencias, serán establecidas por el órgano competente de la Cámara de Cuentas.

3. La Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid podrá depositar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, por motivos de racionalización financiera y eficacia administrativa, los documentos custodiados en su Archivo considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo, una vez concluidos los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid o, en su defecto, el plazo establecido en el artículo 51.2 c). La aceptación del depósito por parte del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid requerirá del informe previo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

El Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios, dotado de medios materiales y personales, organizado en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provisto de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por el Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones.

1. Pertenecen al Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, los archivos centrales, los archivos intermedios y los archivos históricos dependientes de:

a) Los órganos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.

b) Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Comunidad de Madrid.

c) Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Comunidad de Madrid o a una Entidad de Derecho Público dependiente o vinculada a aquélla.

d) Las Fundaciones vinculadas o participadas por la Administración de la Comunidad de Madrid.

e) Las Corporaciones de Derecho Público en el ejercicio de competencias delegadas o encomendadas de carácter público.

1. Son archivos del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid:

a) Los archivos de gestión de los órganos administrativos dependientes de las Consejerías y de las entidades relacionadas en el apartado 1.

b) Los archivos centrales de las Consejerías y de las entidades relacionadas en el apartado 1.

c) El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.

d) Los archivos públicos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid.

1. Corresponde a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, como órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos, establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 1. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos:

a) La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte del Subsistema de Archivos.

b) La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 1.

c) La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.

d) La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.

e) Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.

1. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental desarrollará el Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo.

El Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios, dotado de medios materiales y personales, organizado en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provisto de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones.

1. Pertenecen al Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid los archivos judiciales de gestión dependientes de los Juzgados y Tribunales del ámbito territorial de la Comunidad de Madrid. Asimismo, el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid está integrado, también, en el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid.

2. Los archivos judiciales de gestión y el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid se regirán por lo establecido en su legislación estatal propia.

3. Corresponde a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Justicia, como órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos, establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los Juzgados y Tribunales relacionados en el apartado 1 y por el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de la legislación estatal aplicable. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos:

a) La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte del Subsistema de Archivos.

b) La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los Juzgados y Tribunales relacionados en el apartado 1.

c) La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.

d) La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes del Subsistema de Archivos.

e) Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.

1. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Justicia desarrollará el Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a).

Los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid son los conjuntos ordenados de órganos, centros y servicios, dotados de medios materiales y personales, organizados en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provistos de normativa técnica propia, cuyas finalidades primordiales son la gestión de los documentos producidos o reunidos por cada Entidad Local de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones.

1. Pertenecen a los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos dependientes de:

a) Las Entidades Locales madrileñas.

b) Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de las Entidades Locales madrileñas.

c) Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a una Entidad Local madrileña o a un Organismo Autónomo dependiente de una Entidad Local madrileña.

d) Las Fundaciones vinculadas o participadas por una Entidad Local madrileña.

e) Las personas físicas o jurídicas en el ejercicio de competencias delegadas o encomendadas de carácter público por una Entidad Local madrileña.

1. Los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos de cada Subsistema de Archivos adaptarán a sus características propias lo establecido en los artículos 9, 10, 11 y 12, respectivamente.

2. Las Mancomunidades de Municipios que conformen las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid podrán constituir cada una un Subsistema de Archivos que deberá cumplir, al menos, con los siguientes requisitos:

a) Contarán con un servicio de archivo que estará ubicado en el municipio que determinen los Estatutos de la Mancomunidad y que será el responsable de ejercer las funciones atribuidas a los archivos centrales, intermedios e históricos de acuerdo con lo establecido en el apartado 2.

b) Los Estatutos de la Mancomunidad establecerán el archivo público de la Entidad Local o de la Administración de la Comunidad de Madrid en el que se podrán depositar los documentos generados por la misma en caso de disolución.

1. Las entidades relacionadas en el apartado 1 podrán depositar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, por motivos técnicos y de conservación, los documentos custodiados en los archivos de sus Subsistemas de Archivos considerados de conservación permanente por su valor histórico o informativo, una vez concluidos los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid o, en su defecto, el plazo establecido en el artículo 51.2 c). La aceptación del depósito por parte del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid requerirá del informe previo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

2. Cada Entidad Local madrileña determinará el órgano de dirección y coordinación de su Subsistema de Archivos, al que corresponderá establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de las entidades relacionadas en el apartado 1. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos de cada Entidad Local:

a) La elaboración y elevación para su aprobación por el órgano competente de la normativa referente a los archivos que forman parte de su Subsistema de Archivos.

b) La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de las entidades relacionadas en el apartado 1.

c) La elaboración y elevación para su aprobación por el órgano competente de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.

d) La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.

e) Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.

1. Cada Entidad Local madrileña desarrollará su Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a), sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación básica estatal.

Los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, desde el respecto al principio de autonomía universitaria establecido en el artículo 27.10 de la Constitución Española, son los conjuntos ordenados de órganos, centros y servicios, dotados de medios materiales y personales, organizados en diferentes unidades responsables de la dirección, la planificación y la ejecución y provistos de normativa técnica propia, cuya finalidad primordial es la gestión de los documentos producidos o reunidos por cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid en el ejercicio de sus funciones.

1. Forman parte de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, siempre que no se opongan a ello:

a) El Subsistema de Archivos de la Universidad Autónoma de Madrid.

b) El Subsistema de Archivos de la Universidad Carlos III de Madrid.

c) El Subsistema de Archivos de la Universidad Complutense de Madrid.

d) El Subsistema de Archivos de la Universidad de Alcalá.

e) El Subsistema de Archivos de la Universidad Politécnica de Madrid.

f) El Subsistema de Archivos de la Universidad Rey Juan Carlos.

g) Los subsistemas de archivos de cualesquiera otras Universidades Públicas que pudieran crearse en la Comunidad de Madrid.

1. Pertenecen a cada uno de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos dependientes de:

a) Los órganos de gobierno y administración de cada una de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, incluidos los departamentos, centros docentes, centros de investigación y servicios universitarios.

b) Los institutos, fundaciones y demás entidades vinculados o participados por las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid.

1. Los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos de cada Subsistema de Archivos adaptarán a sus características propias lo establecido en los artículos 9, 10, 11 y 12, respectivamente.

2. Cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid determinará el órgano de dirección y coordinación de su Subsistema de Archivos, al que corresponderá establecer las directrices y normas aplicables a los documentos generados y reunidos por los archivos dependientes de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 2. En todo caso, son competencias del órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos de cada Universidad Pública:

a) La elaboración y aprobación de la normativa referente a los archivos que forman parte de su Subsistema de Archivos.

b) La elaboración de la política de gestión documental de los archivos del Subsistema de Archivos, así como de los órganos y de las entidades relacionadas en el apartado 2.

c) La elaboración y aprobación de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.

d) La coordinación técnica y la inspección de los archivos integrantes de su Subsistema de Archivos.

e) Cualesquiera otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente.

1. Cada Universidad Pública de la Comunidad de Madrid desarrollará su Subsistema de Archivos mediante sus propias normas, que se atendrán a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo, previo informe del órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22.2 a), sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación estatal.

La Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid reúne el conjunto de archivos públicos y privados existentes en el territorio de la Comunidad de Madrid que se integren o se adhieran a la misma y que puedan ser de interés para los ciudadanos.

La Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid tiene por objeto la configuración de unas normas homogéneas de infraestructura, personal, funcionamiento y servicios para todos aquellos archivos públicos y privados de la Comunidad de Madrid que se integren o adhieran a la misma, de manera que se garanticen el acceso a los documentos que custodien y la difusión de los mismos.

1. Forman parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid:

a) El Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y el Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, previa solicitud de sus órganos de dirección y coordinación.

b) Los archivos públicos que integran cada uno de los Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. En los supuestos de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, la integración se producirá previa solicitud de los respectivos órganos de dirección y coordinación de cada uno de los Subsistemas de Archivos.

c) Los archivos privados que se adhieran a la misma. En todo caso, cualquier archivo privado que reciba apoyo económico de la Comunidad de Madrid pasará automáticamente a formar parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.

1. La adhesión de los archivos privados a la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid podrá ser tenida en cuenta a la hora de recibir asistencia técnica y, en su caso y en función de las disponibilidades presupuestarias, como criterio en la valoración de las solicitudes que se presenten para recibir apoyo económico de la Comunidad de Madrid, a través de convocatorias de subvenciones o mediante convenios u otras formas de colaboración que puedan articularse.

En caso de que no haya dotación presupuestaria de la que se pudieran beneficiar dichos archivos que se adhieran en ese ejercicio presupuestario, estos archivos podrán solicitarla, en las condiciones establecidas en cada caso, en la siguiente convocatoria disponible.

1. Los archivos integrados en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid que cuenten con reglamentos o normas internas de funcionamiento, salvo en los casos del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, deberán someter dichas normas a la aprobación de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, ajustándose a lo dispuesto en esta ley y en su normativa de desarrollo.

2. Reglamentariamente se establecerá el procedimiento de integración de los archivos privados que lo soliciten en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.

1. Los archivos públicos tienen encomendadas en el campo de la gestión administrativa la custodia de los documentos para:

a) Dejar constancia de las actuaciones y actividades de las instituciones.

b) Testimoniar los derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos.

c) Garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones de las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus competencias.

d) Apoyar las medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.

e) Servir de apoyo a la rendición pública de cuentas.

1. Asimismo, dentro del campo de la información administrativa, los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones:

a) Elaborar cuantos informes y estadísticas de los datos contenidos en los documentos que custodian les sean requeridos por las instituciones de quienes dependan.

b) Facilitar a la institución de que dependan la consulta de cuantos datos le sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.

c) Prestar a la institución productora cuantos documentos sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.

d) Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente cuantos datos y documentos originales o copias autenticadas necesiten para el ejercicio de sus competencias de inspección, jurisdicción y control.

1. En el marco de esta ley, la gestión documental está integrada por las siguientes funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio.

2. De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implicará:

a) La definición de los sistemas de información, con el fin de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al documento para su adecuada gestión archivística.

b) La regulación de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, la transferencia de su custodia o el acceso.

c) El diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.

1. Todas las funciones establecidas en el apartado 1, así como cuantas otras puedan derivarse de la gestión documental, habrán de cumplir las exigencias de calidad de la Comunidad de Madrid.

1. La gestión documental en el ámbito de la Comunidad de Madrid es común y está integrada en la gestión administrativa.

2. De acuerdo con el carácter transversal de la gestión documental, en las funciones y procesos reglados de ésta participarán todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública.

3. Las funciones de la gestión documental se aplicarán en todos los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. Estas funciones incorporarán las tecnologías de la información y de la comunicación propias de la Administración electrónica.

4. Las Administraciones Públicas madrileñas establecerán en sus respectivos ámbitos el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública, de conformidad con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con los principios técnicos que establezca la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

1. Los documentos y expedientes electrónicos custodiados por los archivos públicos deberán atenerse a la normativa estatal básica en la materia.

2. Reglamentariamente, se desarrollarán, en colaboración con la Consejería competente en materia de Administración electrónica, todos aquellos aspectos que afecten a la gestión y a las características de los documentos y expedientes electrónicos.

1. El Gobierno de la Comunidad de Madrid y las Entidades Locales madrileñas garantizarán, mediante la creación de un archivo electrónico único, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y su normativa de desarrollo, la custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública correspondientes a procedimientos finalizados producidos o custodiados por las entidades cuyos archivos están integrados en los Subsistemas de Archivos: del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid; de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid; y de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid.

2. El archivo electrónico único se caracterizará por lo siguiente:

a) Deberá contar con los medios personales, materiales y tecnológicos necesarios para almacenar de forma segura estos documentos, facilitando a los archivos de su titularidad o gestión el cumplimiento de las funciones que les corresponden sobre aquéllos.

b) En el caso de la Asamblea de Madrid y de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, en su caso, estará adscrito y dependerá del órgano que ellas mismas determinen rigiéndose por su propia normativa específica, de acuerdo con lo establecido en la Disposición Adicional Quinta de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

c) En el caso del Gobierno de la Comunidad de Madrid y para el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, estará adscrito a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, con el soporte técnico de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.

d) En el caso de las Entidades Locales madrileñas, estará adscrito y dependerá del órgano de dirección y coordinación competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental del Subsistema de Archivos de cada una de ellas.

1. La Comunidad de Madrid promoverá la coordinación y colaboración entre las Consejerías competentes en materia de Administración electrónica y de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid para la adecuada custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública producidos o custodiados por las entidades cuyos archivos están integrados en el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y en el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid.

2. La Comunidad de Madrid, en función de sus disponibilidades presupuestarias, promoverá la coordinación y colaboración con las entidades cuyos archivos estén integrados en los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, y cualesquiera otros subsistemas de archivos que pudiesen crearse en el futuro, así como con aquellas entidades privadas cuyos archivos formen parte de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid, para la adecuada custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública o de titularidad privada.

1. La Comunidad de Madrid, así como aquellas otras entidades a las que sea de aplicación esta ley según lo establecido en el artículo 2, deberán asegurar que los documentos electrónicos sean fiables, auténticos, íntegros y accesibles, además de garantizar su conservación.

2. Los sistemas de gestión y tramitación administrativa asegurarán la vinculación de unos documentos con otros en el lugar y orden que les corresponda en su expediente evidenciando su ubicación en el procedimiento, así como el contexto en el que se producen.

3. Cuando ya no sean necesarios para el desarrollo de la gestión administrativa y el desempeño de las funciones de la Comunidad de Madrid, así como de aquellas otras entidades a las que sea de aplicación esta ley según lo establecido en el artículo 2, los documentos electrónicos serán conservados en entornos seguros, por lo que los expedientes electrónicos, así como sus documentos e índices, deberán integrarse en el sistema de gestión documental que corresponda, que deberá contemplar la existencia de un repositorio corporativo de documentos y expedientes electrónicos.

4. Existirá, en todo caso para las fases de archivo central, de archivo intermedio y de archivo histórico:

a) Un Repositorio de Documentos y Expedientes Electrónicos de la Comunidad de Madrid para los documentos y expedientes electrónicos de la Comunidad de Madrid, dependiente de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, sin perjuicio de las competencias que, en aplicación del artículo 10.3, se establezcan reglamentariamente en esta materia para los archivos centrales para dicha fase, y con el soporte técnico de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.

b) Un repositorio de documentos y expedientes electrónicos para los documentos y expedientes electrónicos de cada Entidad Local madrileña, dependiente del órgano de dirección y coordinación de su Subsistema de Archivos.

1. Desde el momento en que son generados, los documentos electrónicos deben incorporar los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo. Posteriormente, una vez aprobadas las correspondientes Tablas de Valoración conforme al procedimiento establecido en el artículo 56, se deberán incorporar los metadatos de valoración, selección, conservación y acceso.

2. Para preservar su contenido y estructura original, los documentos electrónicos deberán ser conservados como tales.

1. En relación con los documentos electrónicos, los sistemas de gestión documental ejercerán las siguientes funciones:

a) Custodiar, mantener y asegurar el acceso a los documentos electrónicos en entornos seguros.

b) Participar en la planificación de los sistemas de gestión y tramitación administrativa.

c) Asegurar que los documentos electrónicos son fiables y auténticos, que se conservan correctamente hasta el momento en que se haya establecido su destrucción o su transferencia y que esas cualidades pueden ser demostradas mediante mecanismos de evaluación adecuados.

d) Coordinar el desarrollo de procedimientos para la valoración, selección y conservación de los documentos electrónicos.

e) Autenticar los documentos resultantes de los procesos de digitalización, así como de su procedimiento inverso.

1. Para el ejercicio efectivo de estas funciones, la Comunidad de Madrid, así como aquellas otras entidades a las que sea de aplicación esta ley según lo establecido en el artículo 2, adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para la integración adecuada de los sistemas y plataformas de gestión y producción administrativa con el sistema de gestión documental y de archivo, con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.

2. Con carácter anual, las entidades a las que sea de aplicación esta ley deberán realizar, en su caso en cooperación con la Comunidad de Madrid, un análisis de riesgos para determinar la posible obsolescencia de los soportes y formatos de los documentos electrónicos, así como del hardware y software necesarios para su correcta lectura y acceso, con el fin de implementar las medidas y acciones adecuadas para garantizar su plena disponibilidad en todo momento.

Asimismo, el Gobierno de la Comunidad de Madrid velará por que las tecnologías que se incorporen tanto en materia de hardware como de software permitan la interoperabilidad, de conformidad con las previsiones establecidas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

1. El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid es un sistema común para la gestión integrada de los documentos y de los archivos de su competencia, de acuerdo con los principios y criterios técnicos archivísticos que la rigen.

2. La coordinación, la administración, la gestión y el establecimiento de los requisitos funcionales y medidas organizativas del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid corresponde a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, sin perjuicio de las atribuciones propias de la Asamblea de Madrid y de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid en su ámbito competencial.

3. El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid interoperará con:

a) El resto de sistemas de información de la Comunidad de Madrid para gestionar la transferencia de la custodia de los documentos electrónicos conforme a los plazos establecidos. Dicha transferencia irá acompañada de los elementos necesarios que permitan asegurar las condiciones de autenticidad e integridad de los documentos de titularidad pública y garantizar el acceso y difusión de los mismos.

b) El Repositorio de Documentos y Expedientes Electrónicos de la Comunidad de Madrid, en el que se almacenarán los documentos electrónicos de la Comunidad de Madrid para facilitar su acceso y uso.

1. El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid contará con un modelo específico aplicado a los archivos judiciales que formen parte del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, correspondiendo su coordinación a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Justicia. Asimismo, el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid podrá implantarse y contar con modelos específicos para el resto de Subsistemas de Archivos en función de los convenios de colaboración que se firmen al respecto con los órganos de dirección y coordinación de los mismos.

1. El Inventario de los Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y Expedientes de la Comunidad de Madrid constituye el instrumento necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de los documentos y expedientes electrónicos de la Comunidad de Madrid, así como de las obligaciones y responsabilidades que conlleva.

2. Reglamentariamente se determinarán las condiciones y procedimientos de inclusión en el Inventario y la información que deberá contener.

3. La responsabilidad del mantenimiento del Inventario corresponderá a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

1. Se entiende por ingreso la entrada de documentos en un archivo público para su custodia, control, conservación y servicio.

2. El ingreso de documentos en los archivos públicos se producirá por:

a) Transferencias entre los archivos que formen parte de un mismo Subsistema de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

b) Intercambio o cesión entre los archivos que formen parte de cualquiera de los Subsistemas de Archivos o de la Red de Archivos de Uso Público del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

c) Compraventa o cualesquiera otros actos de adquisición, a título oneroso o lucrativo por actos inter vivos o mortis causa, de la posesión, los derechos reales o el dominio contemplados por el ordenamiento jurídico, siempre que puedan ejercerse por las Administraciones Públicas.

d) Expropiación forzosa de documentos por razón de interés social o de acuerdo con lo previsto en el artículo 91.

e) Donación, herencia o legado aceptados por la Comunidad de Madrid o cualesquiera otras Administraciones y entidades públicas.

f) Pago de la deuda tributaria mediante entrega a la Comunidad de Madrid o a una Entidad Local madrileña de bienes integrantes del Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

g) Depósito voluntario.

h) Depósito forzoso para los supuestos en que los documentos no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación, seguridad y consultabilidad.

i) Depósito por hallazgo fortuito de bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.

j) Cualquier otro título válido en Derecho.

1. Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la entrega, ordenada y relacionada, de los documentos de un archivo a otro, así como el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, tratamiento y servicio.

2. Los archivos públicos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid transferirán sus documentos una vez concluidos los plazos establecidos en las correspondientes Tablas de Valoración o, en su defecto, transcurridos los siguientes plazos:

a) Los archivos de gestión custodiarán los documentos carentes de vigencia durante un máximo de cinco años desde el final de su tramitación. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo central que corresponda.

b) Los archivos centrales custodiarán los documentos durante un plazo de diez años desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo intermedio que corresponda.

c) Los archivos intermedios custodiarán los documentos durante un plazo de quince años desde su ingreso. Transcurrido este plazo, los documentos se transferirán al archivo histórico que corresponda.

1. Podrán ampliarse los plazos máximos para transferir los documentos cuando, por razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos así lo exija. La ampliación de estos plazos deberá ser motivada por el órgano responsable de la custodia y aprobada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos respectivo.

2. Asimismo, se deberán tener en cuenta a la hora de transferir documentos la existencia de las siguientes situaciones excepcionales:

a) El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que sean imprescindibles para la gestión administrativa, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.

b) La supresión, extinción, externalización o privatización de las actividades de cualquiera de las entidades cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid dará lugar a la transferencia de los documentos que no sean imprescindibles para la gestión al archivo público que corresponda, debiéndose levantar acta de entrega de los mismos.

1. La salida de documentos de los archivos públicos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que sean reclamados para fines administrativos o judiciales deberá ser autorizada por el responsable del archivo respectivo o persona en quien éste delegue, debiendo dejar constancia por escrito mediante diligencia identificativa o relación fehaciente de los mismos hasta que concluya su utilización y sean devueltos.

2. La salida de documentos para fines distintos a los previstos en el apartado anterior deberá ser autorizada por el órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos en el que esté integrado el archivo donde se custodian los documentos, debiéndose guardar copia diligenciada de los mismos hasta que concluya su utilización y sean devueltos. En el caso de los archivos que conforman el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, la salida de documentos deberá ser autorizada mediante Orden del titular del órgano de dirección y coordinación del Subsistema a que se hace referencia en el artículo 30.3.

3. La salida temporal de su sede de documentos conservados en archivos de titularidad estatal y gestión transferida a la Comunidad de Madrid será gestionada por ésta y se regirá por lo dispuesto en la legislación estatal vigente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y en el convenio de gestión de los mismos.

4. En el supuesto de que los documentos cuya salida temporal se solicita se encuentren en régimen de depósito, será necesaria la autorización del titular de los mismos, que podrá ser aportada por el solicitante o recabada por el responsable del archivo donde se encuentran depositados los documentos.

1. Los archivos de las entidades que integran cualquiera de los Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid podrán admitir en depósito documentos de titularidad pública o de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño.

2. Los archivos de las Entidades Locales madrileñas podrán recibir en régimen de depósito documentos de titularidad privada de interés histórico o cultural de personas físicas o jurídicas relacionadas con su ámbito territorial.

3. Los documentos depositados en los archivos mencionados en los apartados anteriores continuarán perteneciendo a la entidad o persona depositante, pudiendo consultarlos libremente y obtener copia de los mismos.

4. Por lo que se refiere a la salida temporal de documentos en régimen de depósito, se estará a lo dispuesto en el artículo 52.4.

1. La valoración y la selección de los documentos se efectuará de acuerdo con los criterios que determine la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, así como la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid y la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid en sus respectivos ámbitos de actuación, que serán las encargadas de confeccionar y aprobar las Tablas de Valoración de las series documentales, instrumentos imprescindibles para poder llevar a cabo la eliminación de los documentos.

2. La valoración y selección de los documentos judiciales se atendrá a lo dispuesto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y su normativa de desarrollo.

3. Todos los documentos de titularidad pública serán valorados y seleccionados, para determinar su conservación o eliminación, de acuerdo con: el interés que presenten desde un punto de vista administrativo, contable, fiscal, jurídico, informativo o histórico; los plazos de transferencia, conservación o eliminación; así como el régimen de su acceso.

1. La eliminación de los documentos tiene el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la exclusión y destrucción física de los documentos, tanto en soporte tradicional como electrónico, en su condición de bienes de dominio público. En cualquier caso, los documentos custodiados en los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid no podrán ser destruidos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de las entidades públicas; así como tampoco cuando se considere que puedan tener en el futuro valor informativo o histórico.

2. La eliminación de los documentos sólo podrá realizarse conforme a los criterios establecidos en las Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid.

3. La eliminación de los documentos de la Asamblea de Madrid sólo podrá realizarse conforme a los criterios establecidos en las Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid.

4. La eliminación de los documentos judiciales sólo podrá realizarse conforme a los criterios establecidos en las Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.

1. Los dictámenes sobre la aprobación de Tablas de Valoración de series documentales y sobre la autorización de eliminación de documentos de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid y, en su caso, de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, en el ámbito de sus competencias, serán preceptivos y vinculantes. Estos dictámenes deberán ser aprobados mediante los siguientes instrumentos jurídicos y publicados, salvo para la Asamblea de Madrid, en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid»:

a) Orden de la persona titular de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, en el caso de los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración de series documentales.

b) Resolución de la persona titular de la Dirección General competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, en el caso de los dictámenes sobre autorización de eliminación de documentos.

c) Resolución de la persona titular de la Presidencia de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, en el caso de los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración de series documentales judiciales y sobre autorización de eliminación de documentos judiciales custodiados en los archivos de judiciales de gestión y en el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid.

d) Acuerdo de la Mesa de la Asamblea de Madrid, en el caso de los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración de series documentales y sobre autorización de eliminación de documentos custodiados en los archivos de gestión y General de la Asamblea de Madrid. En este último supuesto, el Acuerdo adquirirá la plena eficacia tras su publicación en el «Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid».

e) Resolución de la persona titular de la Presidencia de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, en el caso de los dictámenes sobre aprobación de Tablas de Valoración de series documentales y sobre autorización de eliminación de documentos custodiados en los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.

1. El procedimiento de valoración, selección y eliminación de documentos que deberán seguir los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se atendrá a lo siguiente:

a) En el caso de que sea autorizada la destrucción de documentos, una vez ejecutada, la unidad responsable deberá expedir certificación de ésta y remitirla a la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, a la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid o a la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, en el ámbito de su competencia.

b) Si la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid o la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, en el ámbito de su competencia, dictaminasen que los documentos o series documentales deben ser conservados permanentemente, se transferirán al archivo histórico que corresponda.

c) No podrán ingresar en los archivos históricos documentos o series documentales sin valorar y seleccionar de acuerdo con el procedimiento establecido. No obstante, podrán ser objeto de valoración y selección los documentos depositados en los archivos históricos con anterioridad a la entrada en vigor de esta ley o aquellos otros que, no estando valorados y seleccionados, ingresen, por motivos justificados, con posterioridad.

d) En todo momento, se deberá dejar constancia, por el procedimiento que se establezca reglamentariamente, de los documentos y las series documentales que se hayan eliminado.

1. Reglamentariamente y teniendo en cuenta lo establecido en los apartados 1 y 2, se establecerá el procedimiento de valoración, selección y eliminación de documentos dentro del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de las atribuciones propias de la Asamblea de Madrid en su ámbito competencial.

1. Los archivos centrales, intermedios e históricos deberán contar con el suficiente personal archivero, administrativo, auxiliar o subalterno, así como con el personal especializado para la atención de los servicios y laboratorios de restauración y de reproducción de documentos, el mantenimiento de equipos y cuantos otros servicios especiales sean requeridos para cubrir las necesidades de dichos centros y desempeñar las funciones que les encomienda la presente ley y los posteriores desarrollos reglamentarios. Además, la dirección de dichos archivos deberá recaer en personas con, al menos, titulación universitaria y formación en materia de archivos, de acuerdo con las siguientes bases generales:

a) En el caso del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, se estará a lo dispuesto por el Estatuto de Personal de la Asamblea de Madrid.

b) En el caso del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid y de acuerdo con lo previsto en el artículo 37 y en la Disposición Adicional Cuarta de la Ley 11/1999, de 29 de abril, de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, la dirección podrá recaer en personal funcionario perteneciente: a la Especialidad de Archivos del Cuerpo de Técnicos Superiores Facultativos de Archivos, Bibliotecas y Museos de la Comunidad de Madrid o equivalente; o a la Especialidad de Archivos de la Escala de Ayudantes de Archivos, Bibliotecas y Museos del Cuerpo de Técnicos y Diplomados Especialistas de la Comunidad de Madrid o equivalente.

c) En el caso del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, la dirección deberá recaer en personal funcionario perteneciente: a la Especialidad de Archivos del Cuerpo de Técnicos Superiores Facultativos de Archivos, Bibliotecas y Museos de la Comunidad de Madrid o equivalente; o a la Especialidad de Archivos de la Escala de Ayudantes de Archivos, Bibliotecas y Museos del Cuerpo de Técnicos y Diplomados Especialistas de la Comunidad de Madrid o equivalente.

d) En el caso del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, la dirección deberá recaer en personal funcionario perteneciente: a la Especialidad de Archivos del Cuerpo de Técnicos Superiores Facultativos de Archivos, Bibliotecas y Museos de la Comunidad de Madrid o equivalente; o a la Especialidad de Archivos de la Escala de Ayudantes de Archivos, Bibliotecas y Museos del Cuerpo de Técnicos y Diplomados Especialistas de la Comunidad de Madrid o equivalente.

e) En el caso de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid o de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid, la dirección deberá recaer en personal funcionario o laboral con titulación universitaria y formación en materia de archivos acreditada.

1. Los archivos de gestión estarán atendidos por el personal administrativo y auxiliar correspondiente bajo la coordinación y supervisión del personal archivero responsable del archivo central del que dependan.

2. Las instituciones de las que dependan los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán incluir en las bases que regirán los procesos de selección del personal archivero destinado a éstas los requisitos de titulación y de temarios en consonancia con los criterios existentes en el conjunto de las Administraciones Públicas. En los tribunales encargados de resolver los procesos de selección figurará obligatoriamente personal archivero profesional de cualquiera de las Administraciones Públicas madrileñas. A tal efecto, la Dirección General competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental prestará el auxilio necesario a las instituciones titulares de los archivos públicos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid cuando así lo soliciten, y velará por el correcto cumplimiento de lo dispuesto en este artículo en los términos en que se disponga reglamentariamente.

En el ámbito de la Asamblea de Madrid, por razón de su singular naturaleza y de sus peculiaridades, las bases de los procesos selectivos contemplarán su propio temario específico. Asimismo, en los tribunales encargados de resolver los procesos de selección figurará bien personal archivero profesional de las Cortes Generales o de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas bien personal archivero profesional de las Administraciones Públicas.

1. Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos:

a) Conservar el Patrimonio Documental Madrileño.

b) Controlar la gestión documental.

c) Organizar y describir los fondos documentales.

d) Facilitar a los organismos productores de los documentos el préstamo y la utilización de los datos en ellos contenidos.

e) Expedir copias autenticadas, por parte del personal funcionario autorizado para ello, de los documentos custodiados, de acuerdo con la legislación vigente.

f) Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos de acuerdo con la legislación vigente.

g) Mantener el secreto de los documentos que no deban ser divulgados por razón de las disposiciones legales vigentes.

h) Difundir, en su caso, los documentos que custodien a través de actividades de divulgación y de formación.

i) Cumplir el código de conducta previsto en los artículos 52 a 54 del texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre.

1. Todos los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán poseer las instalaciones y los sistemas de gestión adecuados, tanto en lo que respecta a su ubicación como a sus condiciones técnicas específicas, para el mantenimiento, seguridad, consulta y conservación de los documentos en ellos custodiados.

2. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental proporcionará el asesoramiento técnico necesario, y fomentará el cumplimiento de las condiciones técnicas referidas en el apartado 1 dentro de sus disponibilidades presupuestarias, de acuerdo con los planes plurianuales y anuales sectoriales que se elaboren.

3. Se declaran de utilidad pública, a los efectos de la expropiación forzosa, los edificios y terrenos donde se vayan a instalar archivos públicos. El reconocimiento de los bienes y derechos individualizados a expropiar en cada caso concreto será realizado mediante Decreto del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid. El reconocimiento podrá extenderse a los edificios y terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad o para facilitar la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que contengan.

4. Por razones de economía y eficacia, los archivos centrales del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid se podrán agrupar en uno o varios edificios, compartiendo instalaciones, recursos y personal, cuya gestión y dependencia funcional quedarán adscritas a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

1. La construcción o la reforma de un edificio como sede de cualquier entidad cuyo archivo forme parte de alguno de los Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberá prever el espacio necesario y adecuado para la instalación del correspondiente depósito de archivo. A tal efecto, la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental informará, preceptivamente y antes de su licitación, los proyectos básicos de construcción o de reforma de los edificios de dichas entidades en lo que respecta al espacio destinado para depósito de archivo.

2. Todas las entidades públicas y personas jurídicas titulares de un archivo público tienen la obligación de habilitar un depósito para archivo con capacidad suficiente y con las instalaciones adecuadas tanto respecto de su ubicación como de las condiciones técnicas específicas necesarias para el mantenimiento, tratamiento, seguridad, conservación y consulta de los documentos en ellos custodiados.

3. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, como órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, establecerá las especificaciones técnicas que deberán tenerse en cuenta para la construcción de depósitos de archivo.

4. Los depósitos de archivo deberán tener las medidas de seguridad necesarias que garanticen la idoneidad de la conservación de los documentos, evitando los lugares inundables o que presenten problemas de humedad y de conservación. En los archivos no se depositarán materiales inflamables o explosivos ajenos a los propios soportes y contenedores de los documentos.

1. La contratación de la gestión, conservación y custodia externa de cualquier archivo público integrante del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid sólo tendrá carácter excepcional en casos de urgencia, debiéndose informar previamente el pliego de prescripciones técnicas por parte del Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. En el caso del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, el informe previo del pliego de prescripciones técnicas será elaborado por el órgano competente que la Asamblea y la Cámara de Cuentas determinen.

2. En ningún caso esta contratación podrá suponer el ejercicio de potestades públicas por parte de la empresa adjudicataria o la transferencia a terceros de la autoridad inherente a los poderes públicos, debiendo mantener el órgano o entidad públicos titulares de los documentos la dirección y supervisión del archivo.

3. El órgano o entidad públicos titulares de los documentos se reservarán la definición del sistema de gestión, así como la dirección y supervisión de la actividad contratada.

4. Cuando se produzca este tipo de contratación, la Administración tendrá que designar a una persona responsable como técnico de archivo.

5. El personal de las empresas adjudicatarias de contratos en el ámbito de los servicios archivísticos estará obligado a mantener la confidencialidad de los datos e informaciones de los que tenga conocimiento por razón de su puesto de trabajo y de la ejecución del contrato. Esta obligación de confidencialidad y secreto profesional se mantendrá? aun cuando haya finalizado la relación contractual. En todo caso, dicho personal deberá respetar la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

1. La Comunidad de Madrid proporcionará a todos los archivos públicos madrileños el asesoramiento técnico necesario y fomentará el cumplimiento de las condiciones mínimas de atención y servicio a los usuarios.

2. La Comunidad de Madrid colaborará, en función de sus disponibilidades presupuestarias, en la mejora de las instalaciones de las respectivas infraestructuras de los archivos públicos, guardando el principio de inversión proporcional por parte de la entidad que reciba la ayuda.

1. Todas las personas, tanto a título individual y en su propio nombre, como en nombre y representación de otras personas físicas o de las personas jurídicas legalmente constituidas, tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad pública que se custodien en archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en los términos previstos en los artículos 20.1 d) y 105 b) de la Constitución Española y en la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.

2. El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública no estará condicionado a la concurrencia de un interés personal, no quedará sujeto a motivación y no requerirá la invocación de ninguna norma. Con carácter general, y de conformidad con el principio de libre acceso a la información pública establecido en el artículo 6 b) de la Ley 10/2019, de 10 de abril, no será necesario utilizar el procedimiento establecido en el Título III de dicha la ley para acceder a los documentos de titularidad pública que sean de libre acceso y consulta y estén custodiados en archivos públicos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid que dispongan de un espacio para la consulta de los documentos incluidos en sus instrumentos archivísticos de información y descripción, al no existir ningún impedimento que dificulte el ejercicio del derecho de acceso a la información pública.

3. La Administración de la Comunidad de Madrid, las Entidades Locales madrileñas y las demás entidades públicas cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid:

a) Adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias para garantizar el cumplimiento del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública, de acuerdo con lo establecido en el presente Título.

b) Con el mismo fin al que se refiere la letra a) de este apartado, establecerán un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las Administraciones Públicas, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad.

1. El marco legal y material para la aplicación del régimen de acceso a los documentos de titularidad pública vendrá determinado, a priori y siempre que exista, por la Tabla de Valoración de la serie documental correspondiente dictaminada por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid o por la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, aprobada mediante el instrumento jurídico previsto, respectivamente, en las letras a) y c) del artículo 56.1 de la presente ley y en el artículo 20.1 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y publicada en el «Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid». La Tabla de Valoración reflejará el régimen de acceso de acuerdo con lo previsto en la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.

1. Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso, cada archivo público perteneciente al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid facilitará los instrumentos archivísticos de información y descripción y asesorará a las personas usuarias en la búsqueda de la información contenida en los mismos, debiéndose observar en todo caso lo previsto en el artículo 35 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid en cuanto a la posible existencia de datos personales susceptibles de protección.

2. Las distintas Administraciones Públicas garantizarán los medios tecnológicos y telemáticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusión de los instrumentos citados en relación con sus documentos.

3. Con el fin de que las personas usuarias puedan localizar, identificar y acceder a los documentos de titularidad pública, los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán cumplir las siguientes obligaciones de transparencia y publicidad activa:

a) Hacer públicos los instrumentos archivísticos de información y descripción que permiten localizar los documentos que custodian.

b) Hacer público el instrumento en el que se registren las eliminaciones de documentos.

c) Hacer públicas las limitaciones a la consulta de documentos custodiados e informar de la fecha en que dichos documentos serán accesibles.

d) Informar a los usuarios de su derecho a reclamar y de los procedimientos que deben seguir en el supuesto de que su derecho de acceso haya sido denegado.

e) Hacer públicos y accesibles los horarios de atención y consulta de los archivos y centros de titularidad pública.

1. La información a que se hace referencia en el apartado 1 deberá poder ser consultada en: el portal de transparencia y en la sede electrónica o sitio web, así como en su portal de archivos, si lo tuviere, del organismo titular del archivo; en el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid; y en el Portal de Transparencia de la Comunidad de Madrid.

1. El acceso a los documentos solamente podrá ser denegado o restringido por las causas expresamente establecidas en los artículos 34 y 35 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid y en el resto de la legislación vigente.

2. Las limitaciones legales al acceso a los documentos de titularidad pública deberán ser aplicadas de acuerdo con su finalidad, teniendo en cuenta las circunstancias de cada caso concreto. Asimismo, deberán interpretarse siempre restrictivamente en beneficio de este derecho y no podrán ampliarse por analogía.

3. A la hora de aplicar límites al acceso a los documentos de titularidad pública, la Administración de la Comunidad de Madrid, las Entidades Locales madrileñas o las demás entidades públicas cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán indicar, en cada caso, los motivos que lo justifican. En la motivación deberá explicitarse el límite aplicado y razonar debidamente las causas que fundamentan su aplicación. Asimismo, los límites al acceso a los documentos de titularidad pública deberán aplicarse de acuerdo con los principios de igualdad y de interdicción de la arbitrariedad de los poderes públicos.

4. En caso de que no exista Tabla de Valoración aprobada de acuerdo con lo previsto en los artículos 54.1 y 56.1, con carácter general, salvo disposición legal específica que establezca un plazo distinto, las exclusiones al derecho de acceso desaparecerán una vez transcurridos treinta años desde la producción de los correspondientes documentos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Recomendación núm. R (2000) 13, del Comité de Ministros del Consejo de Europa a los Estados miembros, sobre una política europea de acceso a los archivos.

1. El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública, así como la obtención de copias de los mismos, se sujetará a lo dispuesto en el Capítulo I y en el Capítulo II del Título III de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid, y al procedimiento que se establezca reglamentariamente.

2. Las personas responsables de los archivos públicos podrán autenticar copias y emitir certificaciones de documentos bajo su custodia.

3. La obtención de reproducciones de los documentos estará condicionada por su estado de conservación.

4. Reglamentariamente se establecerá, en colaboración con la Consejería competente en materia de transparencia y acceso a la información pública, el procedimiento de acceso a los documentos dentro del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

1. El acceso a los documentos de titularidad pública se realizará preferentemente por vía electrónica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado expresamente otro medio.

2. La Administración de la Comunidad de Madrid, las Entidades Locales madrileñas o las demás entidades públicas cuyos archivos formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid podrán facilitar el acceso a los documentos de titularidad pública en un formato distinto al solicitado en los siguientes casos:

a) Cuando exista una alternativa más económica, siempre que no dificulte al solicitante el acceso.

b) Cuando el estado de conservación de los soportes originales así lo requiera. En este caso, la Administración Pública correspondiente procurará habilitar fórmulas alternativas para la materialización del acceso.

c) Cuando el documento de titularidad pública ya haya sido difundido o publicado provisionalmente en otro formato y se pueda acceder fácilmente a él. En tal caso, deberá indicarse al solicitante la fuente de información.

d) Cuando el formato que se haya solicitado pudiese conllevar la pérdida del soporte del documento de titularidad pública o pudiese dañarlo.

e) Cuando técnicamente no sea posible realizar una copia en el formato que se ha solicitado.

f) Cuando el formato que se haya solicitado pudiese afectar los derechos de propiedad intelectual o industrial.

g) Cuando, por su cantidad o complejidad, el formato solicitado conlleve un coste desproporcionado para la Administración Pública correspondiente.

h) Cuando el solicitante haya sido condenado por sentencia firme por la comisión de delitos contra la seguridad y conservación del Patrimonio Documental. En este caso, la materialización del acceso no implicará nunca la consulta directa de los originales.

1. El acceso a los documentos de titularidad pública será gratuito si los documentos son consultados en el archivo donde se encuentran custodiados, o bien si existen en formato electrónico, en cuyo caso deberán ser entregados por medios electrónicos.

2. La expedición de copias o certificaciones y la transposición a formatos distintos al original podrán quedar sujetas a contraprestación económica en los términos previstos en el Texto Refundido de la Ley de Tasas y Precios Públicos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto Legislativo 1/2002, de 24 de octubre, de conformidad con lo previsto en la letra e) del artículo 33.2 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 33.2 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid, quienes accedan a los documentos de titularidad pública deberán:

a) Ejercer su derecho con respeto a los principios de buena fe e interdicción del abuso de derecho.

b) Realizar el acceso concretando lo más precisamente posible la petición.

c) Respetar las obligaciones para la reutilización de la información obtenida establecidas en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público.

d) Cumplir las condiciones y requisitos materiales para el acceso que se hayan señalado en la correspondiente resolución, cuando el acceso se realice de forma presencial en un archivo o dependencia pública.

1. El acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño que se encuentren depositados en archivos públicos se regirá por lo previsto en materia de acceso para los documentos de titularidad pública.

2. Los instrumentos jurídicos que formalicen el ingreso deberán adecuarse, en materia de acceso, a lo dispuesto en el Capítulo I del presente Título.

1. El acceso a los documentos de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño y que se encuentren en archivos privados integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se regirá por lo previsto en materia de acceso para los documentos de titularidad pública.

2. El acceso al resto de documentos de titularidad privada inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño se regirá por las siguientes prescripciones:

a) Las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de dichos documentos permitirán el acceso a los mismos, previa solicitud por escrito, precisa y pormenorizada, salvo cuando su consulta suponga una intromisión en el derecho a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen.

b) La persona propietaria, titular de derechos o poseedora de los documentos podrá depositarlos temporalmente en uno de los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid para facilitar el acceso a los mismos.

c) La denegación del acceso tendrá que formularse por escrito, motivadamente, para que la persona interesada pueda comunicar esta circunstancia a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental con el fin de que, en su caso, adopte las medidas previstas en el Capítulo III del Título V.

De acuerdo con la definición dada en el artículo 3.1 b) y a los efectos de esta ley, se consideran documentos de titularidad pública, sin perjuicio de la legislación estatal o internacional que les sea de aplicación:

a) Los de la Asamblea de Madrid.

b) Los de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.

c) Los de la Presidencia de la Comunidad de Madrid y del Consejo de Gobierno.

d) Los de la Administración de la Comunidad de Madrid.

e) Los de los Organismos Autónomos de la Comunidad de Madrid.

f) Los de los Órganos de Gestión sin personalidad jurídica de la Comunidad de Madrid.

g) Los de las Fundaciones vinculadas o participadas por la Comunidad de Madrid.

h) Los de las Empresas públicas y Entes públicos de la Comunidad de Madrid.

i) Los de los órganos de la Administración de Justicia en la Comunidad de Madrid.

j) Los de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y de sus entes, organismos o empresas de ellos dependientes.

k) Los de las Corporaciones de Derecho Público radicadas en la Comunidad de Madrid en el ejercicio de competencias delegadas o encomendadas de carácter público.

l) Los de las Universidades Públicas radicadas en la Comunidad de Madrid y de los centros y estructuras de ellas dependientes.

m) Los de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, sociedades mercantiles y fundaciones de ella vinculadas o dependientes radicados en la Comunidad de Madrid.

n) Los de las notarías y registros públicos radicados en la Comunidad de Madrid.

ñ) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unión Europea, así como los de cualquier otro organismo público internacional, radicados en la Comunidad de Madrid.

o) Los de las personas privadas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos radicadas en la Comunidad de Madrid, en cuanto a los documentos generados en la prestación de dichos servicios.

p) Los de las entidades dotadas de personalidad jurídica propia creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y personas jurídicas mencionadas en este artículo en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.

q) Los de las entidades dependientes de los organismos públicos y los de cualquier otra entidad pública no incluida en los supuestos anteriores en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.

r) Los de las Entidades de Derecho Público o de Derecho Privado vinculadas o dependientes de cualquier Administración Pública radicada en la Comunidad de Madrid.

1. Los documentos de titularidad pública, en su condición de bienes de dominio público, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

2. Los documentos de titularidad pública gozan de una especial protección, previa a su posible inscripción como bienes reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño. Por ello, no pueden ser eliminados salvo en los términos previstos en los artículos 55 y 56.

3. La Comunidad de Madrid podrá recuperar en todo momento estos documentos cuando se hallen indebidamente en posesión de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para conseguir su devolución.

1. Los documentos de titularidad pública, a efectos de su validez, han de cumplir los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización, de acuerdo con la normativa que sea de aplicación. Para garantizar estos requisitos, las Administraciones Públicas, sus Entidades instrumentales y sus Corporaciones de Derecho Público, en lo relativo a las funciones públicas que tengan atribuidas, deberán implantar y documentar sus políticas y procedimientos con el fin de controlar la creación, la recepción, la transmisión, el mantenimiento y la accesibilidad de los documentos, de manera que se asegure, asimismo, que dichos documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación u ocultación no autorizadas.

2. Los documentos electrónicos de titularidad pública incorporarán la información precisa que determine la consideración de su originalidad en los términos previstos en la Sección 1.a del Capítulo II del Título II y en el desarrollo reglamentario de esta ley.

1. Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos, no pudiendo ser destruidos salvo conforme a lo previsto en los artículos 55 y 56.

2. Los documentos de titularidad pública sólo podrán salir de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos de acuerdo con lo establecido en el artículo 52. Reglamentariamente se establecerán los casos y los procedimientos mediante los cuales se efectuarán estas salidas.

3. Las personas responsables de los órganos administrativos, así como cualquier otra persona física que por razón del desempeño de una función en el sector público tenga a su cargo o bajo su custodia documentos de titularidad pública, deberán hacer entrega de los mismos al cesar en sus funciones a quienes les sucedan en el cargo, o, en su defecto, al archivo público que corresponda.

4. En caso de retención indebida de documentos de titularidad pública por personas o instituciones privadas, la Administración Pública titular de los mismos ordenará su traslado a un archivo público e iniciará de oficio los trámites necesarios para depurar las responsabilidades en que se pudiese haber incurrido, siéndole de aplicación el régimen sancionador y de infracciones establecido en los Capítulos II y III del Título V.

1. El traspaso de funciones de un órgano, ente u organismo público a otro conllevará la transferencia sólo de los documentos producidos en el ejercicio de dichas funciones y que correspondan a procedimientos en tramitación o relativos a relaciones jurídicas vigentes que les afecten, sin perjuicio de aquellos que contengan información relevante para el funcionamiento de dicho órgano, ente u organismo.

2. La supresión o desaparición de un órgano, ente u organismo público motivará la incorporación al órgano, ente u organismo que asuma sus funciones sólo de los documentos a que se refiere el apartado 1. En caso de que estas funciones no sean asumidas por otro órgano, ente u organismo, los documentos deberán transferirse al archivo que corresponda, de acuerdo con lo previsto en el Capítulo IV del Título I.

3. Los documentos que se transfieran en virtud de lo dispuesto en los apartados anteriores deberán estar identificados e inventariados mínimamente, de conformidad con lo que se establezca reglamentariamente, incorporando, en el caso de los documentos electrónicos, los metadatos obligatorios establecidos por la legislación básica estatal y la política de gestión de documentos aprobada por cada Administración Pública, antes de su incorporación al órgano, ente, organismo o archivo receptor, documentándose su ingreso en el mismo mediante la correspondiente acta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 51.

4. Cuando un organismo público o un ente que dependa del mismo pase a ser de naturaleza privada o pierda la dependencia pública, los documentos anteriores al cambio de naturaleza o de dependencia mantendrán la titularidad pública. Dichos documentos, si son de conservación permanente, deberán transferirse al archivo de la Administración Pública de la que dependía el organismo o ente, o bien al que determine la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Excepcionalmente, la Administración Pública titular, si se garantizan las disposiciones de esta ley relativas a los archivos públicos, podrá acordar que los documentos sigan siendo custodiados por el organismo o ente que haya sido objeto de privatización.

1. Todos los titulares o responsables de documentos de titularidad pública tienen la obligación de conservarlos y custodiarlos debidamente organizados, ponerlos a disposición de los ciudadanos de acuerdo con las normas vigentes y no extraerlos de sus oficinas o archivos de gestión hasta que no haya finalizado su utilización administrativa.

2. Cuando los titulares o responsables de documentos de titularidad pública tengan conocimiento de la existencia de documentos propios en posesión de terceros, cedidos o extraviados, deberán tomar las medidas legales pertinentes para su recuperación.

3. Los titulares de documentos de titularidad pública deberán aplicar, por medio de los responsables de sus archivos, las normas que establezca el órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid a que se refiere el artículo 22.1 en lo que respecta a la gestión documental en su respectivo ámbito.

De acuerdo con la definición dada en el artículo 3.1 c), se consideran documentos de titularidad privada los producidos y/o recibidos en el ejercicio de funciones privadas por las personas físicas, las personas jurídicas privadas y las Corporaciones de Derecho Público que ejerzan sus actividades o se encuentren dentro del territorio de la Comunidad de Madrid.

1. Las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño, de conformidad con lo establecido en el artículo 80, tienen la obligación de:

a) Conservar organizados los documentos y custodiarlos.

b) Facilitar la inspección de los documentos, y de los archivos en que estos se custodien, por parte de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, que estará limitada por las normas que resulten de aplicación y, en particular, por el derecho a la intimidad y a la propia imagen.

c) Permitir el acceso a los documentos, previa solicitud razonada, para su consulta, estudio o investigación, de acuerdo con lo establecido en esta ley y en la legislación específica que sea de aplicación. Para su cumplimiento, las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de los documentos podrán depositarlos en un archivo público del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de acuerdo con los términos que se establezcan reglamentariamente.

d) Solicitar a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental autorización siempre que se pretenda disgregar cualquier archivo, fondo documental o conjunto orgánico de documentos, así como cualquier otra colección documental, que forme parte del Patrimonio Documental Madrileño.

e) Notificar a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, con carácter previo, la exportación de cualquier archivo, fondo documental, colección documental o conjunto orgánico de documentos, así como cualesquiera otros documentos, integrantes del Patrimonio Documental Madrileño, sin perjuicio de la competencia de la Administración General del Estado en esta materia.

f) Notificar a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental cualquier traslado de los documentos, en los términos previstos en el artículo 88.

g) Notificar a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, con carácter previo, la transmisión onerosa de la propiedad, posesión o tenencia de los documentos, en los términos previstos en el artículo 89.

h) Notificar a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental la transmisión a título de herencia, legado o donación de la propiedad, posesión o tenencia de los documentos en el plazo de tres meses, que se computará desde la fecha en que se haga efectiva la transmisión.

i) Comunicar a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental cualquier accidente o siniestro que motive la pérdida o destrucción de documentos dentro de las veinticuatro horas siguientes al suceso.

1. La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá ordenar a las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño la adopción de las actuaciones necesarias para su conservación, mantenimiento y custodia.

Las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño podrán depositarlos en los archivos históricos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

La Comunidad de Madrid colaborará técnicamente, en función de sus disponibilidades presupuestarias y de sus medios materiales y humanos, con aquellas entidades sin ánimo de lucro que posean documentos de titularidad privada de especial relevancia para la misma.

1. El Patrimonio Documental Madrileño está formado por el conjunto de documentos de valor permanente producidos, reunidos y conservados por cualquier persona física o jurídica, tanto pública como privada, en el ejercicio de sus funciones o actividades en el territorio de la Comunidad de Madrid. A tal efecto, se consideran de valor permanente y, por tanto, integran el Patrimonio Documental Madrileño:

a) Aquellos documentos de titularidad pública que, una vez valorados y seleccionados, se dictaminen como de conservación permanente tanto por parte de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, como por parte de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, en sus respectivos ámbitos competenciales.

b) Aquellos documentos de titularidad privada que, una vez valorados, se informen como de conservación permanente por parte del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

c) Aquellos documentos de titularidad pública que, no habiendo sido valorados, tengan una antigüedad superior a treinta años. La valoración de estos documentos podrá determinar, en su caso, su exclusión del Patrimonio Documental Madrileño, previo dictamen tanto de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid como de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, en sus respectivos ámbitos competenciales.

d) Aquellos documentos de titularidad privada de las entidades religiosas de cualquier confesión, de las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o empresarial, de las fundaciones y asociaciones culturales, científicas y educativas de carácter privado, de las empresas privadas y de cualquier otro tipo de asociaciones y sociedades radicadas en la Comunidad de Madrid que, no habiendo sido valorados, tengan una antigüedad superior a cuarenta años. La valoración de estos documentos podrá determinar, en su caso, su exclusión del Patrimonio Documental Madrileño, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

e) Aquellos documentos de titularidad privada de cualesquiera otras personas físicas o jurídicas privadas no contempladas en la letra d) de este apartado que, no habiendo sido valorados, tengan una antigüedad superior a cincuenta años. La valoración de estos documentos podrá determinar, en su caso, su exclusión del Patrimonio Documental Madrileño, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

1. También formarán parte del Patrimonio Documental Madrileño aquellos documentos de titularidad pública o privada que, sin alcanzar la antigüedad prevista en las letras c), d) y e) del apartado 1, sean incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño por poseer valores de interés para la Comunidad de Madrid.

2. Asimismo, formarán parte del Patrimonio Documental Madrileño cualesquiera otros documentos de carácter relevante, contemplados o no en los apartados anteriores, que sean inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid mediante cualquiera de las figuras de protección previstas en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

1. El Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño se constituye como un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificación de los bienes integrantes de dicho Patrimonio Documental, correspondiendo a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental su formación, actualización, coordinación y difusión.

2. Formarán parte de este Inventario los bienes documentales a los que, en virtud de resolución de la Dirección General a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, se les reconozca como integrantes del Patrimonio Documental Madrileño conforme al procedimiento que se determine reglamentariamente.

3. También, formarán parte de este Inventario los documentos que se inscriban en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid.

4. La organización y el funcionamiento del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, así como el desarrollo del procedimiento para la inclusión de los bienes documentales en dicho instrumento, se establecerán reglamentariamente de conformidad con lo previsto en el artículo 82.

1. El procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño de los documentos a que se refiere el artículo 81 se incoara? de oficio por la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Este procedimiento tendrá? una duración máxima de doce meses desde la fecha de incoación, transcurridos los cuales sin que se haya dictado y notificado la resolución, éste habrá? caducado.

2. Asimismo, cualquier persona física o jurídica, pública o privada, podrá instar a la Consejería a la que este? atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, mediante solicitud razonada, que incoe el procedimiento de inclusión. La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental decidirá si procede la incoación.

3. En el procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño será preceptivo el trámite de audiencia a las personas físicas o jurídicas interesadas, así como el informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

4. La incoación del expediente impedirá aplicar cualquier decisión de expurgo sobre los fondos y documentos afectados hasta su resolución o caducidad.

Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos constitutivos o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental Madrileño, están obligadas a colaborar con la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, permitiendo el examen de los mismos a los efectos de comprobar su estado de conservación o para su protección específica, si procediese, y proporcionando toda la información que les sea requerida, en lo referente a tales documentos y a los archivos, centros o entidades donde se custodien.

1. El Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid es el instrumento:

a) De planificación y gestión de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental para el cumplimiento de las funciones que esta ley le asigna en relación con el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

b) Para la identificación de los archivos públicos y privados radicados en el territorio de la Comunidad Autónoma que custodien o puedan custodiar documentos integrantes o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental Madrileño, así como de sus fondos documentales.

Corresponde a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental la formación, actualización, coordinación y difusión.

1. El Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid comprenderá la información que permita conocer los datos básicos de todos los archivos contemplados en la letra b) del apartado 1, dependientes tanto de personas físicas como jurídicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados. La metodología para la elaboración y recogida de los datos del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, así como su actualización, plazos y demás requisitos, se establecerán reglamentariamente.

2. Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de archivos a los que se refiere el apartado 1 o que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid están obligadas a colaborar en la elaboración y actualización del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, proporcionando, además, toda la información que les sea requerida para ello.

3. A efectos de la elaboración del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental promoverá la celebración de convenios u otras fórmulas de colaboración con las demás Administraciones Públicas y personas físicas o jurídicas privadas. Los datos contenidos en el Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid se darán a conocer públicamente para garantizar su difusión a través del Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid.

1. La Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid, como actividad estadística pública de interés de la Comunidad de Madrid de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 12/1995, de 21 de abril, de Estadística de la Comunidad de Madrid, es el instrumento complementario del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid que permite la obtención de información estadística territorializada sobre la realidad de los archivos y del Patrimonio Documental Madrileño en el ámbito de la Comunidad de Madrid.

2. La Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid quedará integrada dentro de los Planes de Estadística de la Comunidad de Madrid, de acuerdo con lo previsto en el artículo 26 de la Ley 12/1995, de 21 de abril, teniendo una periodicidad sistemática y una vigencia indefinida, configurándose como una estadística de respuesta obligatoria.

3. Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza, que sean titulares o responsables de los archivos a los que se refiere el artículo 84.1 b) o que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid están obligadas a colaborar, de acuerdo con lo establecido en esta ley, en la elaboración y actualización de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid, proporcionando, además, toda la información que les sea requerida para ello.

4. Se aplicará supletoriamente la Ley 12/1995, de 21 de abril, en todos aquellos aspectos no previstos en esta ley.

1. No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental Madrileño y que, por lo tanto, figure inscrito en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

2. La eliminación de documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño exigirá su exclusión del mismo mediante el siguiente procedimiento:

a) Los documentos de titularidad pública a que se hace referencia en la letra a) del artículo 80.1 quedarán excluidos automáticamente mediante resolución de la persona titular de la Dirección General competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, de acuerdo con lo establecido en los artículos 55 y 56.

b) Los documentos contemplados en las letras b), c), d) y e) del apartado 1 y en los apartados 2 y 3 del artículo 80 quedarán excluidos mediante resolución de la persona titular de la Dirección General competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, previo dictamen o informe tanto del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, como de la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, en sus respectivos ámbitos competenciales.

1. La eliminación de documentos de titularidad pública que no formen parte del Patrimonio Documental Madrileño por no estar incluidos en alguna de las categorías previstas en el artículo 80.1 requerirá la aplicación de lo dispuesto en el artículo 71.2.

La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental velará por la protección y conservación de los documentos audiovisuales, por cuanto los registros sonoros y de imagen en movimiento constituyen testimonios sociales, informativos e históricos de especial relevancia, y tratará de impedir su pérdida o daño, garantizando su adecuada conservación y su futura preservación.

1. Todo traslado, entendido como desplazamiento a otro inmueble, de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, incluidas las salidas con carácter temporal, requerirá de comunicación a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental por parte de las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de los mismos.

2. En el caso de traslados de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño que figuren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, se estará, además, a lo dispuesto en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

3. El traslado de documentos de titularidad pública integrantes del Patrimonio Documental Madrileño se hará, además, de conformidad con lo establecido en el artículo 52.

4. La exportación de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid y en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, así como la de aquellos con más de cincuenta años de antigüedad que figuren inscritos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, se regirá por lo dispuesto en la legislación estatal en materia de patrimonio histórico.

1. La transmisión onerosa inter vivos de la propiedad o de los derechos sobre los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño estará sometida a los derechos de tanteo y retracto, con arreglo a lo previsto en los siguientes apartados. No obstante lo anterior, en el caso de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño que figuren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, se estará a lo dispuesto por la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

2. Las personas físicas o jurídicas privadas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de los documentos incluidos en el apartado 1 tienen la obligación de comunicar la transmisión onerosa de su titularidad o tenencia a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental con los siguientes requisitos:

a) La comunicación se realizará, mediante notificación fehaciente por su titular o representante con poder bastante, con dos meses de antelación a la fecha en que pretenda efectuarse la correspondiente transmisión. En el caso de enajenación mediante subasta, se entenderá que la fecha en que pretende efectuarse la transmisión es la asignada para la celebración de la subasta.

b) La comunicación expondrá las condiciones jurídicas y económicas de la transmisión, debiendo identificarse al adquirente previsto. En el caso de enajenación mediante subasta, se harán constar los datos contenidos en el catálogo correspondiente.

1. Durante el plazo indicado en la letra a) del apartado 2, la Administración de la Comunidad de Madrid podrá ejercitar el derecho de tanteo para sí o para las Entidades Locales y otras Entidades de Derecho Público o entidades privadas sin ánimo de lucro que tengan una finalidad cultural, previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. En tal caso, el procedimiento para el ejercicio del derecho de tanteo se llevará a cabo conforme a lo siguiente:

a) La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental o entidad beneficiaria quedará obligada al abono del precio comunicado, convenido o, en el caso de subasta pública, de remate.

b) Cuando la transmisión se lleve a cabo mediante subasta pública, el derecho de tanteo se ejercerá mediante comparecencia en la misma. En el momento de adjudicarse el remate, la persona representante de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental hará constar el propósito de la Administración y quedará en suspenso la adjudicación por espacio de diez días, en el curso de los cuales deberá comunicarse a quien realice la subasta el ejercicio del derecho de tanteo.

c) Sin perjuicio de lo indicado anteriormente, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá divulgar dicha información entre las Entidades Locales y otras Entidades de Derecho Público o entidades privadas sin ánimo de lucro que tengan una destacada finalidad cultural, que puedan ser parte interesada en la adquisición de los documentos para el ejercicio del derecho de tanteo. No obstante, tendrá carácter preferente el derecho de tanteo ejercido por parte de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

1. El derecho de retracto podrá ser ejercitado por la Administración de la Comunidad de Madrid dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que tenga conocimiento explícito y fehaciente de la transmisión, en los siguientes supuestos:

a) Incumplimiento de la obligación de comunicación previa a la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

b) Transmisiones efectuadas en condiciones distintas a las precisadas en la comunicación previa.

c) Transmisiones efectuadas antes de haber transcurrido el plazo legal para el ejercicio del derecho de tanteo.

1. Cuando no se reúnan las condiciones necesarias para garantizar la conservación, seguridad o acceso de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental requerirá a las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de los mismos la adopción de las medidas necesarias para subsanar la situación.

2. La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá acordar, en caso de incumplimiento de dicho requerimiento, la ejecución subsidiaria o la imposición de la multa coercitiva previstas en el artículo 110.1.

3. Para la ejecución subsidiaria de la obligación incumplida, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá ordenar el depósito de los documentos afectados por el requerimiento de subsanación contemplado en el apartado 1 en un archivo público del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid de los documentos afectados por el requerimiento de subsanación contemplado en el apartado 1 mientras no desaparezcan las causas que lo motivaron. Dicho depósito se realizará, previa resolución motivada de la persona titular de la Dirección General a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, y previa tramitación del correspondiente expediente, en el que se dará audiencia a las partes interesadas.

1. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley para las personas físicas y jurídicas privadas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño facultará a la Comunidad de Madrid para la expropiación total o parcial de los mismos por causa de interés social, con objeto de garantizar su conservación.

2. La expropiación forzosa de los bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño se regirá por el procedimiento especial previsto en el Capítulo III del Título III de la Ley de 16 de diciembre de 1954 sobre Expropiación Forzosa, así como en el Reglamento de la Ley de Expropiación Forzosa, aprobado por el Decreto de 26 de abril de 1957, para la expropiación de bienes de valor artístico, histórico y arqueológico.

3. Los documentos expropiados por este procedimiento ingresarán en el archivo del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid en que se acuerde su custodia por parte de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

Para contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 77.1, la Comunidad de Madrid, en función de sus disponibilidades presupuestarias, podrá promover el establecimiento de medidas de fomento a favor de las personas físicas o jurídicas privadas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño.

1. Los edificios e instalaciones destinados a la ubicación de los archivos públicos madrileños, así como los bienes muebles integrantes del Patrimonio Documental Madrileño en ellos custodiados, quedarán sometidos al régimen que establece la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid para los Bienes de Interés Cultural o para los Bienes de Interés Patrimonial desde que así sean declarados conforme al procedimiento establecido en dicha ley.

2. Los edificios e instalaciones de los archivos públicos, a excepción de los archivos de gestión, estarán afectados exclusivamente para el ejercicio y desarrollo de las competencias en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, no pudiendo destinarse a otros usos y funciones.

3. Los edificios e instalaciones en que estén ubicados los archivos públicos madrileños, así como los edificios o terrenos en que vayan a instalarse, podrán ser declarados de utilidad pública a los efectos de su expropiación forzosa. El reconocimiento de los bienes y derechos individualizados objeto de expropiación forzosa en cada caso concreto será realizado mediante Decreto del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid. Esta declaración podrá extenderse a los edificios y terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad o para facilitar la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que contengan.

1. La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental realizará las gestiones oportunas conducentes al retorno a la Comunidad de Madrid de los documentos de especial relevancia que, formando parte del Patrimonio Documental Madrileño, se encuentren fuera de la misma.

2. Asimismo, velará para que los documentos que integran el Patrimonio Documental Madrileño y se conserven en archivos de otras Administraciones Públicas sean reintegrados a los archivos madrileños correspondientes.

3. Con este objeto, promoverá la formalización de los instrumentos legales de colaboración que permitan el retorno o, en su defecto, la obtención de reproducciones fidedignas de los documentos mismos.

1. La Comunidad de Madrid favorecerá el retorno y la adquisición, por cualquier título válido en Derecho conforme a la legislación vigente, de documentos de interés para la misma que se encuentren fuera de su territorio, susceptibles de ser declarados integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.

2. La Comunidad de Madrid podrá realizar las gestiones oportunas para la formalización de los instrumentos de colaboración destinados a la obtención de reproducciones de todos aquellos documentos que, encontrándose fuera de su territorio, puedan tener interés para la misma.

1. Para fomentar la difusión y favorecer la protección del Patrimonio Documental Madrileño, así como la investigación sobre sus documentos, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental establecerá los planes de edición de instrumentos de descripción y de fuentes documentales de los archivos, y promoverá, asimismo, la celebración de convenios de colaboración, exposiciones y otras actividades que contribuyan a los fines señalados en este artículo.

2. El Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid constituye la herramienta de difusión y divulgación básica y esencial de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y del Patrimonio Documental Madrileño en Internet para acercar a los ciudadanos:

a) El conocimiento de los mismos.

b) Su importancia como documentos clave para la transparencia administrativa y para la gestión de sus relaciones con las Administraciones Públicas madrileñas.

c) Su disfrute como elementos culturales de especial relevancia para la historia de la Comunidad de Madrid.

1. La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental promoverá la colaboración y la realización de actividades con instituciones educativas y con servicios públicos de empleo que permitan a los alumnos de los diferentes niveles educativos y de los cursos de formación para el empleo o de formación profesional ocupacional conocer el Patrimonio Documental Madrileño y los archivos donde se custodia, así como aplicar y complementar los conocimientos adquiridos en su formación académica o para el empleo, favoreciendo la adquisición de competencias que les preparen para el ejercicio de actividades profesionales y faciliten la búsqueda de empleo.

2. En el caso del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, la difusión del Patrimonio Documental Madrileño que custodie se efectuará, asimismo, a través del portal web corporativo y del portal de transparencia del Parlamento.

3. En el caso del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, la difusión del Patrimonio Documental Madrileño que custodie se efectuará, asimismo, a través del portal web corporativo y del portal de transparencia de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.

1. Los propietarios o poseedores de documentos y archivos que formen o puedan formar parte del Patrimonio Documental Madrileño quedan obligados a comunicar a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental la existencia de estos bienes documentales, antes de proceder a su venta o transmisión a terceros.

2. Las personas y empresas dedicadas al comercio de documentos y archivos deberán enviar semestralmente a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental una relación de los que tengan puestos a la venta, así como de los que adquieran y efectivamente vendan. Asimismo, deberán formalizar ante dicha Consejería un libro registro donde figuren las adquisiciones y ventas de documentos y archivos que realicen.

3. La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental facilitará al resto de instituciones, corporaciones y entidades públicas de la Comunidad de Madrid interesadas, así como a las Entidades Locales madrileñas, el acceso a las relaciones indicadas en el apartado 2.

4. Los requisitos contemplados en los anteriores apartados tendrán carácter acumulativo con respecto a los establecidos en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

1. La restauración de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño deberá realizarse teniendo en cuenta los siguientes requisitos y de conformidad con lo establecido en el artículo 39.3 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en el artículo 20.2 de la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid:

a) Se comunicará con carácter previo a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

b) Se llevará a cabo por profesionales con titulación y experiencia acreditadas.

1. La reproducción, por cualquier procedimiento, de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño se ha de llevar a cabo teniendo en cuenta las finalidades y las disposiciones siguientes:

a) Servir a los intereses de los ciudadanos.

b) Facilitar la investigación científica.

c) Promover la difusión de los documentos.

d) Salvaguardar los derechos de propiedad intelectual e industrial de los autores del material copiado o reproducido.

e) Garantizar la conservación de los documentos.

f) No interferir en la actividad normal del archivo que los custodie.

1. La Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá:

a) Efectuar inspecciones y visitas durante el proceso de restauración y tras la terminación del mismo para comprobar el correcto estado de los documentos objeto de dicha restauración.

b) Establecer las directrices técnicas que habrán de seguir las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño, así como las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza, que sean titulares o responsables de los archivos a los que se refiere el artículo 84.1 b) y que no formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, al proceder a la restauración o a la reproducción de los mismos.

1. De conformidad con el principio de autonomía organizativa que les es propio, lo dispuesto en este Capítulo no será de aplicación a la Asamblea de Madrid y a la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid. En el resto de los casos, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental ejercerá la potestad de inspección en las materias que se regulan en esta ley y en sus normas de desarrollo.

2. La potestad de inspección prevista en esta ley y en sus disposiciones de desarrollo será ejercida por personal funcionario, con titulación superior y perteneciente a la Especialidad de Archivos del Cuerpo de Técnicos Superiores Facultativos de Archivos, Bibliotecas y Museos de la Comunidad de Madrid o equivalente o a la Especialidad de Archivos de la Escala de Ayudantes de Archivos, Bibliotecas y Museos del Cuerpo de Técnicos y Diplomados Especialistas de la Comunidad de Madrid o equivalente, de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, que tendrá la condición de agente de la autoridad únicamente en el ejercicio de las funciones de la actividad inspectora, con las facultades que le confiere la normativa vigente y, en concreto, con todas aquellas que sean necesarias para recabar información, documentación y ayuda material para el adecuado cumplimiento de dichas funciones.

3. La actividad inspectora, sin perjuicio de las competencias que tengan atribuidas las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, se regirá por los siguientes criterios:

a) El personal inspector estará provisto de la correspondiente acreditación, con la que se identificará en el desempeño de sus funciones.

b) El personal inspector en el ejercicio de sus funciones deberá observar el respeto debido al derecho fundamental a la intimidad personal y familiar.

c) Las actividades de la Inspección de Archivos tendrán carácter confidencial y se deberá guardar el debido secreto profesional.

d) El personal inspector desempeñará sus funciones con la mayor diligencia y discreción, procurando que tenga la mínima repercusión en la actividad de la persona física o jurídica de que se trate.

e) El personal inspector informará a los interesados de sus derechos y deberes con relación a la actividad inspectora.

f) El personal inspector podrá requerir, en el ejercicio de sus funciones, el auxilio de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado o de las Policías Locales, de acuerdo con la legislación aplicable. Asimismo, podrá solicitar la colaboración y cooperación de los servicios de inspección dependientes de otros organismos de la Administración de la Comunidad de Madrid y Administraciones Públicas en los términos previstos legalmente.

g) La Inspección de Archivos podrá proponer ante el órgano competente medidas provisionales ante la existencia de riesgo inminente y de perjuicio grave para los archivos o el Patrimonio Documental madrileños, de conformidad con lo previsto en el artículo 56.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

h) Aquellos otros criterios que se determinen reglamentariamente.

1. El procedimiento y formas de actuación de la actividad inspectora se establecerán reglamentariamente.

El personal inspector tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

a) Vigilar e inspeccionar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, con especial incidencia en la persecución y denuncia de su vulneración.

b) Informar a las Administraciones Públicas y autoridades competentes sobre la adopción de medidas cautelares, correctivas y sancionadoras que juzgue convenientes para el correcto funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y la conservación del Patrimonio Documental Madrileño, así como, en su caso, proponerlas.

c) Levantar actas de inspección, que gozarán de presunción de veracidad respecto de los hechos que en ellas se consignen. En este sentido, las actas formalizadas por el personal inspector y recogidos en las actas, de conformidad con lo previsto en el artículo 77.5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, tendrán valor probatorio de los hechos constatados que se recojan en ellas, salvo que se acredite lo contrario.

d) Aquellas otras que, en función de su naturaleza, le encomiende la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

e) Aquellas otras que se le atribuyan reglamentariamente.

1. Toda Administración Pública deberá prestar la colaboración que le sea requerida por el personal inspector a fin de permitirle realizar las correspondientes inspecciones y comprobaciones.

2. Todas aquellas personas físicas y jurídicas privadas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos constitutivos o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental Madrileño, o responsables de una actividad que pudiera afectar a los mismos, así como aquellas personas físicas o jurídicas responsables o titulares de un archivo que forme parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, tendrán la obligación de prestar la colaboración necesaria para favorecer el desarrollo de las actividades inspectoras y deberán permitir cualquier actuación que sea necesaria para el adecuado ejercicio de la función inspectora dentro del marco previsto en el ordenamiento jurídico vigente.

1. El régimen de infracciones y sanciones administrativas establecido en este Capítulo y en el Capítulo III del presente Título se aplicará a los documentos de titularidad pública y a los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como a los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. No obstante lo anterior y de conformidad con el principio de autonomía organizativa que ostentan, lo dispuesto en este Capítulo podrá resultar de aplicación a la Asamblea de Madrid y a la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid mediante remisión expresa a dicho régimen por parte de su correspondiente normativa interna en materia de archivos, y sin perjuicio de su adaptación en el ámbito de la Asamblea de Madrid, a las peculiaridades de su organización y del procedimiento para la imposición de sanciones.

2. La potestad sancionadora respecto de las infracciones administrativas tipificadas en esta ley se ejercerá de conformidad con lo dispuesto en ella, en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en el Decreto 245/2000, de 16 de noviembre, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba el Reglamento para el Ejercicio de la Potestad Sancionadora por la Administración de la Comunidad de Madrid.

3. Cuando la acción u omisión vulnere el régimen específico de protección otorgado a los bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño por la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid, se aplicará el régimen de infracciones y sanciones previsto en la misma.

4. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, si las infracciones administrativas son cometidas respecto a los documentos de titularidad pública contemplados en las letras a), b), c), d), e), f), g), h), i), j), k), l), m), n), ñ), p), q) y r) del artículo 70 y a sus correspondientes archivos por personal funcionario o laboral sometido al régimen disciplinario del Texto Refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público y de la Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid o de personal estatutario sometido al régimen disciplinario de la Ley 55/2003, de 16 de diciembre, del Estatuto Marco del personal estatutario de los servicios de salud, se sancionarán, según la calificación de las mismas, conforme a lo previsto en su: Título VII, para el caso del Texto Refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre; Capítulo XI del Título IV, para el caso de la Ley 1/1986, de 10 de abril; y Capítulo XII, para el caso de la Ley 55/2003, de 16 de diciembre. Además, en el supuesto de que dichas infracciones sean cometidas por:

a) Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles sometidos al régimen disciplinario de la Ley Hipotecaria, aprobada por el Decreto de 8 de febrero de 1946, se sancionarán conforme a lo previsto en la Sección 2.ª de su Título XII, según la calificación de las mismas.

b) Notarios sometidos al régimen disciplinario establecido para el Cuerpo único de Notarios en la Ley 14/2000, de 29 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, se sancionarán conforme a lo previsto en su artículo 43.Dos, según la calificación de las mismas.

Sin perjuicio de la aplicación de lo establecido en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid, son infracciones administrativas en materia de protección de los documentos de titularidad pública y de los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como en materia de régimen y funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, las acciones u omisiones que supongan incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley y las que lleven aparejado daño en el Patrimonio Documental Madrileño, de acuerdo con lo establecido en los artículos siguientes.

1. Las infracciones administrativas en materia de protección de los documentos de titularidad pública y de los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como en materia de régimen y funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, se clasificarán como muy graves, graves y leves.

2. Tendrán la consideración de infracciones administrativas muy graves:

a) La eliminación o todas aquellas actuaciones u omisiones que lleven aparejada pérdida, desaparición o daños irreparables a los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid.

b) Los daños o deterioros irreparables causados a los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, a los documentos que custodian o a sus instalaciones.

c) La eliminación de documentos de titularidad pública prescindiendo de lo establecido en los artículos 55, 56 y 86.

d) La disgregación no autorizada de archivos, fondos documentales o conjuntos orgánicos de documentos, así como cualesquiera otras colecciones documentales integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.

Constituirá un criterio en la graduación de la sanción el hecho de que el archivo, el fondo documental, el conjunto orgánico de documentos o la colección hayan sido declarados Bien de Interés Cultural, Bien de Interés Patrimonial o Bien Reconocido del Patrimonio Documental Madrileño, así como que esté en trámite su declaración como Bien de Interés Cultural, Bien de Interés Patrimonial o Bien Reconocido del Patrimonio Documental Madrileño.

e) La ocultación de la existencia de documentos de titularidad pública para impedir su conocimiento y acceso a los mismos.

f) La comisión de más de una infracción grave en el término de un año, cuando así haya sido declarado por resolución firme.

1. Tendrán la consideración de infracciones administrativas graves las siguientes conductas:

a) La eliminación o todas aquellas actuaciones u omisiones que lleven aparejada pérdida, desaparición o daños irreparables en los documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño o custodiados en archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de lo dispuesto en la letra a) del apartado 2.

b) Los daños o deterioros no irreparables causados a los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, a los documentos que custodian o a sus instalaciones.

c) El incumplimiento del requerimiento de adopción de las medidas impuestas por la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental para garantizar la conservación, la seguridad y el acceso a los documentos, previsto en el artículo 90.1.

d) El condicionamiento del acceso a los documentos de titularidad pública al pago de una contraprestación en los supuestos de acceso gratuito.

e) El impedimento del acceso a los documentos de titularidad privada en los términos previstos en los artículos 68 y 69.

f) La obstaculización a los organismos productores de la documentación del préstamo y de la utilización de los datos contenidos en los documentos.

g) La obstrucción a la actuación inspectora de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental prevista en el Capítulo I de este Título.

h) El incumplimiento de la obligación de notificar las exportaciones de cualquier archivo, fondo documental, colección documental o conjunto orgánico de documentos, así como cualesquiera otros documentos, integrantes del Patrimonio Documental Madrileño, establecida en el artículo 77.1 e).

i) El incumplimiento de las obligaciones de notificar las transmisiones, comunicar cualquier pérdida o destrucción de documentos y permitir el acceso, impuestas por el artículo 69.2 y por las letras c), d), f), g), h) e i) del artículo 77.1 a las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

j) La falta de comunicación a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental establecida en el artículo 97.1 por parte de las personas y empresas dedicadas al comercio de documentos y archivos de carácter histórico.

k) La comisión de más de una infracción leve en el término de un año, cuando así haya sido declarado por resolución firme.

l) La ocultación o no publicación de los instrumentos de control e información realizados para el acceso a los documentos custodiados, salvo que exista una causa legal o se deban proteger derechos de terceros que impidan una difusión masiva.

1. Se consideran infracciones administrativas leves:

a) La salida de documentos de titularidad pública de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos, incumpliendo lo dispuesto en el artículo 73.2.

b) El incumplimiento de la obligación de entregar los documentos de titularidad pública de acuerdo con lo previsto en el artículo 73.3.

c) El incumplimiento de la obligación de identificar e inventariar los documentos que se transfieran por traspaso de funciones entre órganos o por extinción, según lo previsto en el artículo 74.3.

d) El incumplimiento de los deberes de colaboración e información establecidos en el artículo 83.

e) El incumplimiento de la obligación de comunicación prevista en el artículo 89.2.

f) El traslado de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño sin su comunicación a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental prevista en el artículo 88.1.

g) El incumplimiento de la obligación de proporcionar toda la información requerida para la formación y, en su caso, actualización del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid establecida en el artículo 84.3.

h) El incumplimiento de la obligación de proporcionar toda la información requerida para la elaboración y, en su caso, actualización de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid establecida en el artículo 85.3.

i) El incumplimiento de la obligación de colaboración con la Inspección de Archivos prevista en el artículo 101.

j) El incumplimiento de las obligaciones de conservar organizados los documentos y permitir la inspección a los mismos, impuestas por las letras a) y b) del artículo 77.1 a las personas titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

k) El impedimento de la correcta prestación del servicio de atención al usuario en los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

l) El incumplimiento de las obligaciones de organizar, conservar, custodiar y servir los documentos, de la aplicación de las Tablas de Valoración o de las normas reguladoras del acceso a los lugares de consulta, de acuerdo con lo previsto en las letras a), d). 2.º y e) del artículo 19.1.

1. Son responsables de las infracciones administrativas las personas físicas o jurídicas, cualquiera que sea su naturaleza, que realicen las acciones u omisiones tipificadas en esta ley.

2. Las personas titulares de los archivos privados serán responsables de las infracciones cometidas por su personal o por otras personas vinculadas a aquéllas por cualquier otro título.

1. Las infracciones administrativas de las que se deriven daños en los documentos de titularidad pública y en los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como en los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, llevarán aparejadas, cuando sea posible, la obligación de reparación o restitución de los bienes afectados a su estado original y, en todo caso, la indemnización de los daños y perjuicios causados.

2. El incumplimiento de la obligación establecida en el apartado 1 facultará a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental para actuar de forma subsidiaria realizando las actuaciones necesarias a costa del infractor.

1. Las infracciones en materia de protección de los documentos de titularidad pública y de los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como las relativas a los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, se sancionarán con multas de las siguientes cuantías, sin perjuicio de lo establecido en el apartado 4 del artículo 102:

a) Infracciones muy graves: multa de trescientos mil un euros (300.001 €) a un millón de euros (1.000.000 €).

b) Infracciones graves: multa de sesenta mil un euros (60.001 €) a trescientos mil euros (300.000 €).

c) Infracciones leves: apercibimiento o multa de hasta sesenta mil euros (60.000 €).

El importe recaudado por la imposición de estas multas se destinará a la conservación, protección, promoción y difusión de los archivos y del Patrimonio Documental madrileños por parte de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

1. Con carácter accesorio, se impondrá la sanción de suspensión firme de funciones, en el caso del personal funcionario, o de empleo y sueldo, en el caso del personal laboral, al personal directivo, técnico o profesional responsable de acciones tipificadas como infracciones administrativas graves o muy graves, de conformidad con lo establecido en la normativa sectorial sobre empleo público a que se hace referencia en el artículo 102.4.

2. Las multas y sanciones administrativas accesorias que se impongan a distintos sujetos como consecuencia de una misma infracción tendrán carácter independiente entre sí.

1. Se consideran como criterios a tener en cuenta a la hora de imponer la correspondiente sanción:

a) La reincidencia en la comisión de infracciones en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

b) El incumplimiento de las órdenes o medidas impuestas por la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.

c) La naturaleza e importancia de los bienes afectados.

d) La magnitud del daño causado.

e) El grado de intencionalidad.

f) Los criterios establecidos en el artículo 29.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

1. Se tendrá en cuenta, a la hora de graduar la cuantía de la sanción, el reconocimiento de la responsabilidad y la reparación espontánea del daño causado.

2. En todo caso, se deberá observar la debida idoneidad y necesidad de la sanción a imponer y su adecuación a la gravedad del hecho constitutivo de la infracción, de acuerdo con el principio de proporcionalidad establecido en el artículo 29 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

La imposición de las sanciones previstas en esta ley corresponde a los siguientes órganos y autoridades:

a) La persona titular de la Dirección General competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, cuando se trate de infracciones leves.

b) La persona titular de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, cuando se trate de infracciones graves.

c) El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, cuando se trate de infracciones muy graves.

1. En caso de incumplimiento del requerimiento previsto en el artículo 90.1, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá acordar la ejecución subsidiaria o la imposición de una multa coercitiva, por cada mes en que se mantenga dicha situación de desobediencia, por importe del diez por ciento del valor del bien o, si dicho valor no fuere conocido, por importe de hasta treinta mil euros (30.000 euros).

2. Para evitar o atenuar los daños a los documentos de titularidad pública o a los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como a los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, podrá ordenarse el depósito de los documentos o cualquier otra medida, que se mantendrá en tanto no desaparezcan las causas que lo originaron. Los gastos efectuados por la Administración como consecuencia de la adopción de estas medidas se realizarán a costa de la persona infractora.

3. Independientemente de las sanciones que procedan, el órgano competente, previo requerimiento, podrá imponer a quienes se encontrasen sujetos al cumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley multas coercitivas de hasta seis mil euros (6.000 euros), reiteradas por períodos de un mes, hasta obtener el cumplimiento de lo que se ordena.

1. Cualquier persona podrá denunciar las infracciones a lo establecido en esta ley. La denuncia no otorga la condición de persona interesada a quien la formula, sin perjuicio de que, cuando la denuncia vaya acompañada de una solicitud de iniciación, se comunique a la persona denunciante la iniciación o no del procedimiento sancionador.

2. Las autoridades y empleados públicos que tengan conocimiento de actuaciones que puedan constituir una infracción con arreglo a lo previsto en esta ley están obligados a comunicarlo a la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental de forma inmediata al tener conocimiento de dichas actuaciones.

3. La figura del denunciante, prevista en el apartado 1, estará amparada por la ley estatal que transponga la Directiva (UE) 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

1. La incoación del procedimiento se realizará de oficio por la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental bien por propia iniciativa o como consecuencia de orden superior, petición razonada de otros órganos o denuncia.

2. Tan pronto como tenga conocimiento de la realización de actuaciones que puedan ser constitutivas de infracción con arreglo a lo previsto en esta ley, la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental estará facultada para exigir la inmediata suspensión de la actividad y ordenar las medidas provisionales y cautelares que estime necesarias para evitar daños en los documentos de titularidad pública o constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño o en los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, así como para incoar el oportuno expediente sancionador.

3. Se podrán establecer como medidas cautelares por el órgano competente para incoar el procedimiento sancionador: el depósito de los documentos, el precintado del inmueble o parte del mismo donde se ubican los documentos, o cualquier otra que contribuya a evitar o atenuar los daños a los documentos de titularidad pública o constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño o a los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

1. Las infracciones administrativas prescribirán:

a) Las leves, a los seis meses.

b) Las graves, a los tres años.

c) Las muy graves, a los diez años.

1. El plazo de prescripción de las infracciones administrativas comenzará a contarse desde el día en que la infracción se hubiera cometido. En el caso de infracciones administrativas continuadas o permanentes, el plazo comenzará a correr desde que haya finalizado la conducta infractora.

En cuanto a la interrupción de la prescripción, se estará a lo dispuesto en el artículo 30.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

1. Las sanciones administrativas prescribirán:

a) Las leves, al año.

b) Las graves, a los tres años.

c) Las muy graves, a los cinco años.

1. El plazo de prescripción de las sanciones comenzará a contarse desde el día siguiente a aquel en que sea ejecutable la resolución por la que se impone la sanción o haya transcurrido el plazo para recurrirla.

En cuanto a la interrupción de la prescripción, se estará a lo dispuesto en el artículo 30.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

El plazo máximo de resolución de los procedimientos sancionadores será de seis meses, transcurrido el cual se producirá la caducidad del procedimiento en los términos previstos por el artículo 25.1 b) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

La imposición de sanciones administrativas se ajustará al procedimiento sancionador establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y, en lo que no se le oponga, a lo previsto en el Decreto 245/2000, de 16 de noviembre, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba el Reglamento para el Ejercicio de la Potestad Sancionadora por la Administración de la Comunidad de Madrid.

La ley regulará:

a) La audiencia de los ciudadanos, directamente o a través de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la ley, en el procedimiento de elaboración de las disposiciones administrativas que les afecten.

b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.

c) El procedimiento a través del cual deben producirse los actos administrativos, garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado.

La Real Academia Española (RAE) define:

• Documento: "Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo."

• Expediente: "Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio." También: "Procedimiento administrativo en que se enjuicia la actuación de alguien."

En el ámbito administrativo, el documento es el soporte que contiene información producida o recibida por una Administración Pública en el ejercicio de sus funciones.

Los documentos administrativos se clasifican según diferentes criterios:

Por su origen:

• Documentos de decisión: resoluciones, acuerdos
• Documentos de transmisión: notificaciones, comunicaciones, oficios
• Documentos de constancia: actas, certificados, diligencias
• Documentos de juicio: informes, dictámenes
• Documentos de los ciudadanos: solicitudes, denuncias, alegaciones, recursos

Escritos de los ciudadanos:

• Solicitud (instancia): documento mediante el cual el ciudadano pide algo a la Administración
• Recurso: documento en el que el ciudadano impugna un acto administrativo
• Alegación: documento en el que el ciudadano expone sus argumentos en un procedimiento

Notificación: Acto formal de un órgano administrativo destinado a comunicar a los interesados una resolución, acuerdo o acto administrativo que afecte a sus derechos e intereses. Es obligatoria cuando el acto no se ha publicado.

Requerimiento: Acto formal de intimación que se hace a alguna persona para que entregue, haga o deje de hacer alguna cosa. Es un acto de comunicación imperativo.

Comunicación: Transmisión de información entre órganos administrativos o entre la Administración y los ciudadanos.

Publicación: Medio alternativo o complementario a la notificación, utilizado cuando los interesados son desconocidos, no se conoce su domicilio, o en procedimientos de concurrencia competitiva.

Art 1: Definiciones (documento, expediente, registro, archivo). Art 2: Tipos de documentos. Art 3: Tipos de escritos (recurso, notificación, requerimiento). Art 4: Interoperabilidad.