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La gestión de documentos en la Administración de la Xunta de Galicia. Clasificación de documentos. Ideas generales sobre el sistema de clasificación. Archivo de documentos: naturaleza y clases de archivos. Derecho de acceso a archivos y registros. El archivo y registro electrónico.
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Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia (2014)
Es objeto de la presente ley la regulación de la protección, conservación y difusión del patrimonio documental de interés para Galicia y la organización, funcionamiento, acceso y difusión del contenido de los archivos de interés para Galicia y del Sistema de Archivos de Galicia.
a) Los documentos que integran el patrimonio documental de Galicia, de conformidad con la legislación reguladora del patrimonio cultural de Galicia.
b) Los archivos de interés para Galicia y el Sistema de Archivos de Galicia.
En la aplicación de esta ley, las administraciones públicas deberán actuar conforme a los principios de lealtad institucional, coordinación y colaboración, en los términos previstos en el artículo 4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.
A efectos de la aplicación de la presente ley, se tomarán en cuenta las siguientes definiciones:
Archivo: uno o varios conjuntos orgánicos de documentos producidos, reunidos o conservados por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones y actividades, con finalidades de gestión administrativa, prueba de los derechos y deberes de la Administración y de la ciudadanía, investigación o acceso a la información y a la cultura. Este concepto corresponde también al de fondo documental. Igualmente, se entiende por archivo el sistema corporativo de gestión documental que contribuye con su metodología a definir los procesos de producción administrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación. También se denomina archivo la institución especializada donde se reúnen, se custodian y se sirven los fondos documentales, por medios y técnicas que le son propias, para el cumplimiento de los fines citados. Archivo electrónico: repositorio centralizado en el que se almacenan y administran documentos electrónicos y toda la información que permita identificar, autenticar, contextualizar dichos documentos y acceder a ellos.
Documento: toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida y conservada en cualquier tipo de soporte material como información o prueba por las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de sus actividades o en virtud de obligaciones legales. Se consideran, en todo caso, documentos:
a) Los que son resultado de procedimientos regulados por una norma jurídica.
b) Los que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirven a las instituciones y personas como elementos de información y conocimiento.
c) Los documentos administrativos electrónicos, en la definición básica dada por el artículo 29 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos.
Documentos de custodia permanente: los documentos que deben conservarse después de un proceso de evaluación y selección.
Gestión documental: conjunto de funciones, procesos y medios que, integrados en la gestión administrativa general y aplicados con carácter transversal y de modo continuo en el seno del Sistema de Archivos de Galicia, sirven para garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, así como para la configuración del patrimonio documental de Galicia.
Serie documental: conjunto de documentos que testimonian la actividad desarrollada de forma continuada en el tiempo por uno o varios sujetos productores en el ejercicio de una determinada función y regulada generalmente por una misma norma de procedimiento.
Evaluación documental: fase del tratamiento documental que consiste en determinar los valores administrativo, legal-jurídico, informativo e histórico presentes en cada una de las series documentales identificadas a efectos de su selección para la conservación o eliminación. La evaluación determinará la vigencia temporal de esos valores, los plazos de transferencia, el régimen y los plazos de acceso y la selección de los documentos.
Selección documental: se entiende por selección documental la operación a través de la cual se hace explícita la propuesta de conservación o eliminación de la serie documental, una vez identificada y evaluada.
A efectos de la presente ley, son documentos de titularidad pública los de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, enumeradas en el punto siguiente, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte.
A efectos de la presente ley, son documentos de titularidad pública:
a) Los del Parlamento de Galicia, los del Consejo de Cuentas, los del Valedor del Pueblo y los del Consejo de la Cultura Gallega.
b) Los del Consejo de la Xunta y los de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia.
c) Los de las entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia.
d) Los de las corporaciones de derecho público de Galicia, en lo relativo a sus funciones públicas atribuidas.
e) Los de las entidades locales de la Comunidad Autónoma de Galicia y los de los entes, organismos o empresas de ellas dependientes.
f) Los de las universidades públicas radicadas en Galicia y los de los centros y estructuras de ellas dependientes.
g) Los de la Administración del Estado y los de los organismos públicos, sociedades mercantiles y fundaciones de ella dependientes radicados en Galicia.
h) Los de los órganos de la Administración de justicia radicados en Galicia.
i) Los de las notarías y registros públicos radicados en Galicia.
j) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unión Europea, así como los de cualquier otro organismo público internacional, radicados en Galicia.
k) Los de las entidades dotadas de personalidad jurídica propia creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y personas jurídicas mencionadas en este artículo en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.
l) Los de las personas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos de ámbito gallego, en cuanto a los documentos generados en la prestación de dichos servicios.
m) Los de cualquier otra entidad pública no incluida en los supuestos anteriores en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.
Los documentos de titularidad pública son patrimonio documental de Galicia desde su creación o su acumulación.
La gestión, custodia y acceso a los documentos de titularidad pública se rigen por los principios señalados en esta ley con respecto a la gestión documental y al Sistema de Archivos de Galicia y son responsabilidad directa de sus titulares.
La Xunta de Galicia podrá recuperar en todo momento la posesión de aquellos documentos de titularidad pública que se encuentren indebidamente en manos de terceros, adoptando las medidas pertinentes para su reintegro.
En el caso de extinción o supresión de un organismo o entidad que gestione o conserve documentos de titularidad pública, el órgano competente para acordarla deberá determinar de forma expresa el archivo público donde se depositará la documentación. La transferencia de documentos debe formalizarse mediante la correspondiente acta. En el caso de alteración de la naturaleza jurídica de un organismo o de una entidad, los documentos de titularidad pública generados con anterioridad al cambio serán transferidos al archivo de la administración de la que dependa o a la que determine la consellería competente en la materia.
Los documentos de titularidad pública son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
A efectos de esta ley son documentos de titularidad privada aquellos que son propiedad de una persona física o jurídico-privada, con independencia de su naturaleza pública o privada.
Forman parte del patrimonio documental de Galicia los documentos de titularidad privada que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 77 de la Ley 8/1995, del patrimonio cultural de Galicia.
Los documentos de titularidad privada, para garantizar su conservación y custodia, podrán ser depositados en un archivo público en las condiciones que se establezcan reglamentariamente.
Son archivos públicos los que recogen, custodian, comunican y difunden los documentos producidos y recibidos por los órganos y entidades públicas relacionados en el artículo 5 en el ejercicio de sus competencias.
Los archivos públicos integran todos los documentos producidos y reunidos por cada una de las distintas administraciones públicas y sus entidades instrumentales, aunque estén distribuidos en distintos locales e instalaciones por razones de eficacia de los servicios públicos o gestionados por sistemas automatizados.
Se encuentran integrados en los archivos públicos:
a) Los archivos de gestión que custodian los documentos producidos y reunidos por las distintas unidades administrativas de las entidades y personas mencionadas en el artículo anterior con el objetivo prioritario de apoyar la gestión de estas.
b) Los archivos centrales e intermedios que concentran los documentos producidos y reunidos por todas las unidades administrativas de una misma entidad pública y, en su caso, de las instituciones y personas de ellas dependientes con el objetivo prioritario de evaluarlos y de facilitarles el acceso a la información que contengan tanto a la Administración como a la ciudadanía.
c) Los archivos históricos que concentran los documentos que poseen valor histórico con el objetivo prioritario de conservarlos, facilitar la investigación histórica, científica y cultural y permitir que, como testimonios de civilización y de la memoria colectiva, todos los ciudadanos puedan disfrutar de ellos.
Los archivos públicos contarán con el personal archivero, técnico y administrativo suficiente para cubrir las necesidades del servicio. La dirección de los archivos públicos deberá recaer en personas con titulación universitaria y formación en materia de archivos o documentación.
Las instituciones de las que dependan los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Galicia deberán incluir en las bases que rijan los procesos de selección del personal técnico destinado en estos los requisitos de titulación y los temarios que fije el órgano competente en materia de archivos y patrimonio documental. En los tribunales encargados de resolver los procesos de selección podrá figurar un archivero o archivera profesional de cualquiera de las administraciones públicas gallegas. A tal efecto, el órgano de dirección competente en materia de archivos y patrimonio documental prestará el auxilio necesario a las instituciones titulares de los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Galicia cuando así lo soliciten, y velará por el correcto cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo en los términos en los que se disponga reglamentariamente.
Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos, de acuerdo con las responsabilidades profesionales que en todo caso le corresponden a cada grupo o categoría:
a) Controlar la gestión documental.
b) Organizar y describir los fondos documentales.
c) Facilitar a los organismos productores de los documentos el préstamo y la utilización de los datos en ellos contenidos.
d) Garantizar el acceso de la ciudadanía a la información y a los documentos de acuerdo con la legislación vigente.
e) Mantener el secreto de las informaciones o documentos que por disposición legal no se deban divulgar.
f) Conservar el patrimonio documental de Galicia.
g) Difundir, en su caso, los documentos que custodien a través de actividades de divulgación y de formación.
Todos los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Galicia deberán poseer las instalaciones y sistemas de gestión adecuados, tanto en lo que respecta a su situación como a sus condiciones técnicas específicas, para el mantenimiento, seguridad, consulta y conservación de los documentos en ellos custodiados.
La consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental proporcionará el asesoramiento técnico necesario y fomentará el cumplimiento de las condiciones técnicas referidas en el punto anterior, dentro de las disponibilidades presupuestarias, de acuerdo con los planes plurianuales y anuales sectoriales que se elaboren.
Se declaran de utilidad pública a efectos de la expropiación forzosa los edificios y terrenos donde vayan a ser instalados archivos de titularidad pública. El reconocimiento en cada caso concreto de los bienes y derechos individualizados que se van a expropiar será realizado por un decreto de la Xunta de Galicia. El reconocimiento podrá extenderse a los edificios y terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad o para facilitar la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que contengan.
La construcción o reforma de un edificio como sede de los órganos y entidades públicas relacionados en el artículo 12 deberá prever el espacio necesario y adecuado para la instalación del correspondiente archivo. En todo caso, el proyecto se ajustará a las normas y recomendaciones técnicas en materia de construcción de archivos.
En ningún caso podrá basarse la denegación del acceso a los documentos de un archivo público en la falta de instalaciones adecuadas o de disponibilidades presupuestarias.
Los archivos públicos participan en la gestión documental de las administraciones públicas y facilitan el acceso a los documentos y a la información que contienen, de forma presencial y a través de medios electrónicos, mediante la consulta, la reproducción directa o a través de los instrumentos de referencia correspondientes.
a) Promover la recuperación o reproducción de los documentos constitutivos del patrimonio documental gallego o de interés para Galicia que estén fuera de la Comunidad.
b) Promover la incorporación, por cualquier medio legal, de fondos documentales privados que posean interés cultural.
c) Promover la conservación, organización y descripción de los fondos documentales de carácter permanente que custodien.
d) Desarrollar acciones de divulgación y de formación entre los ciudadanos de los fondos documentales que custodien.
e) Promover el desarrollo local mediante la colaboración con los centros educativos y asociaciones culturales de su entorno en la divulgación del patrimonio documental.
Los archivos públicos participarán de forma activa en todos los procesos y funciones que integran la gestión documental, de acuerdo con lo establecido en esta ley y con las normas que se establezcan reglamentariamente.
La gestión documental está integrada por los siguientes procesos y funciones archivísticos aplicados a los documentos: la identificación, la evaluación, la organización, la descripción, la conservación y el servicio.
La gestión documental incluirá:
a) La definición de los sistemas de información que aseguren la adecuada gestión documental.
b) La regulación de los procedimientos administrativos con el objeto de determinar los criterios de evaluación para la selección, la transferencia de la custodia y el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
c) El diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualización e interoperabilidad.
Los documentos de titularidad pública serán evaluados y seleccionados para determinar su conservación o eliminación, de acuerdo con el interés que presenten desde el punto de vista administrativo, jurídico, histórico y legal, y sus plazos de vigencia, acceso y conservación.
Reglamentariamente se ordenará el procedimiento de evaluación, selección y eliminación de documentos en los archivos del Sistema de Archivos de Galicia así como el ciclo vital de los documentos de los órganos y entidades integrantes del sector público de Galicia.
La eliminación de documentos consiste en la exclusión como bienes del patrimonio documental y la destrucción física de los documentos previamente evaluados y seleccionados, sin perjuicio de su posible conservación en un soporte distinto al original.
No podrá eliminarse ningún documento público si antes no fue evaluado y seleccionado de acuerdo con el procedimiento que se establezca a tal fin.
Los documentos que obren en los archivos públicos no podrán ser extraídos de los correspondientes archivos y oficinas públicas, con excepción de los casos legalmente establecidos. Las personas responsables de la custodia documental deberán guardar copia de estos hasta que concluya su utilización externa y su restitución al lugar de origen.
Cuando no sea por razones administrativas, la salida de documentos de los archivos públicos de la Xunta de Galicia deberá ser autorizada por el órgano coordinador del Sistema de Archivos de Galicia. La salida de documentos de otros archivos integrados en el Sistema deberá ser notificada al órgano coordinador. En todo caso, se garantizará la seguridad y la integridad de los documentos.
Las personas titulares de los órganos administrativos y, en general, cualquier persona que por razón del desempeño de una función pública tuviera a su cargo documentos de titularidad pública, al cesar en sus funciones deberá entregárselos a la persona que la sustituya o remitirlos al archivo público que corresponda.
En caso de retención indebida de documentos de titularidad pública por personas o instituciones privadas, la administración titular ordenará el traslado de tales bienes a un archivo público, e iniciará de oficio los trámites necesarios para depurar las responsabilidades en que se pudiere incurrir.
La transferencia documental es el procedimiento administrativo en virtud del cual se realiza la entrega, ordenada y relacionada por escrito, de los documentos desde las oficinas o desde un archivo a otro, así como el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia, conservación y acceso.
Si los documentos que se traspasan son documentos electrónicos deberán transferirse al archivo correspondiente con la tecnología que permita el acceso y que garantice la autenticidad, fiabilidad e integridad de los propios documentos y de los datos contenidos en ellos, en los términos que se establezcan reglamentariamente.
La Xunta de Galicia regulará el procedimiento para las transferencias documentales con destino a los archivos de titularidad o gestión autonómica. Sección 2.ª La información y el acceso a los documentos
En el marco de lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, son funciones de los archivos públicos en el campo de la información administrativa:
a) Facilitar a las instituciones de las que dependan la consulta de cuantos datos sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
b) Prestar a las instituciones productoras cuantos documentos originales sean necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
c) Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente cuantos datos y documentos necesiten para el ejercicio de sus competencias de inspección, jurisdicción y control.
Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos que forman parte de procedimientos terminados que se custodien en el Sistema de Archivos de Galicia, excepto en aquellos casos en que concurran las excepciones o límites previstos en la Constitución y en las leyes.
Los archivos tienen la obligación de proporcionar acceso a los documentos y a la información que contienen por medio de los instrumentos de consulta accesibles en la red, sin barreras de identificación.
Los archivos tienen la obligación de asesorar e informar a la ciudadanía en la identificación y localización de los documentos que deseen consultar, de acuerdo con la legislación vigente.
Las denegaciones del derecho de acceso a los documentos públicos deben realizarse por resolución motivada. El hecho de que un documento no se encuentre en un archivo no lo excluye de la consulta pública.
Con carácter general, y salvo disposición legal que establezca un plazo distinto, los límites y exclusiones al derecho de acceso contemplados en el punto 1 de este artículo desaparecerán una vez transcurridos treinta años desde la producción de los correspondientes documentos.
Si se trata de documentos que contienen datos personales que puedan afectar a la seguridad, honor, salud, intimidad o imagen de las personas y, en todo caso, a los supuestos de violencia de género, podrán ser objeto de consulta pública si media consentimiento de las personas afectadas, o una vez transcurridos veinticinco años desde su muerte o, si no se conoce la fecha del fallecimiento, cincuenta años desde la producción del documento.
Se establecerá reglamentariamente el procedimiento de acceso a los documentos que se custodien en el Sistema de Archivos de Galicia, en los términos previstos en el punto 1.
a) Si el estado de conservación de los documentos solicitados requiere un tratamiento previo de restauración o si su manipulación puede causar un posible deterioro.
b) Si el número de peticiones de reproducción de documentos o de documentos que se van a reproducir es desproporcionado o impide el funcionamiento normal de los servicios de archivo.
c) Cuando las solicitudes de reproducción se refieren a documentos sobre los que recaen derechos de propiedad intelectual. En estos casos, las reproducciones deberán respetar las condiciones establecidas por la legislación de propiedad intelectual.
La consulta directa de los documentos es gratuita, así como la utilización de los instrumentos de consulta que la faciliten.
La obtención de copias o certificaciones de los documentos está sometida al abono de las tasas o precios públicos legalmente establecidos o, en su caso, con la habilitación legal correspondiente.
Son archivos privados los conjuntos orgánicos de documentos producidos o reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado no incluidas en el artículo 5.
a) Comunicar su existencia al órgano de dirección y coordinación del Sistema de Archivos de Galicia.
b) Custodiarlos y conservarlos íntegramente.
c) No desmembrar los fondos documentales sin autorización previa del órgano competente en materia de patrimonio documental.
d) Comunicar previamente al órgano competente en materia de patrimonio documental cualquier traslado temporal o definitivo, venta o transmisión de los documentos, de conformidad con lo establecido en la legislación reguladora del patrimonio cultural de Galicia.
e) Permitir el acceso a los documentos, en los términos establecidos en la normativa vigente. Para dar cumplimiento a esta obligación, la persona titular de estos documentos tendrá derecho a depositarlos en un archivo público del Sistema o procederá a la digitalización de las piezas.
f) Colaborar con la Administración en la realización de sus potestades inspectoras del patrimonio documental de Galicia.
La Xunta de Galicia procederá, en coordinación con las restantes administraciones, a la confección de un censo de los archivos y de sus fondos documentales que incluirá una estimación cuantitativa y cualitativa de ellos, así como de su estado de conservación y condiciones de seguridad.
Todas las autoridades y empleadas y empleados públicos, así como las personas privadas que sean propietarias o poseedoras de documentos integrantes del patrimonio documental de Galicia, están obligados a colaborar con la Xunta de Galicia en la confección del referido censo y a comunicar las alteraciones que puedan producirse a efectos de su actualización.
Reglamentariamente se desarrollará la estructura y el contenido mínimo que tendrá el censo de los archivos y del patrimonio documental, que en todo caso deberá hacerse accesible en la red.
El Sistema de Archivos de Galicia es el conjunto de órganos, archivos, centros y sistemas relacionados entre sí por órganos de dirección y coordinación, que, por medio de la gestión documental, tiene como finalidad servir a la gestión administrativa, garantizar el derecho de la ciudadanía a acceder a los archivos y proteger, conservar y difundir el patrimonio documental de Galicia.
a) La consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, como órgano administrativo de dirección, coordinación y cooperación.
b) Los órganos colegiados asesores, que serán el Consejo de Archivos de Galicia y el Consejo de Evaluación Documental de Galicia.
c) Los diferentes archivos públicos o privados, de acuerdo con lo que establecen los artículos 30 y 31.
Componen el Sistema de Archivos de Galicia los siguientes archivos:
a) Los archivos de la Xunta de Galicia y de sus entidades públicas instrumentales.
b) Los archivos de las entidades locales de Galicia y de las entidades públicas instrumentales dependientes.
c) Los archivos públicos que custodien los documentos a los que se refieren las letras a), f) e i) del artículo 5.2 de esta ley.
d) El archivo del Tribunal Superior de Justicia de Galicia y la red de archivos judiciales.
e) Los archivos de otras instituciones y entidades públicas de carácter estatal o internacional radicados en Galicia que se integren de acuerdo con lo establecido en el artículo siguiente.
f) Los archivos privados que se integren de acuerdo con lo establecido en el artículo siguiente.
La gestión, conservación y acceso a los documentos públicos son responsabilidad directa de las personas titulares de los respectivos archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo previsto en esta ley.
Los archivos privados y los archivos públicos mencionados en el artículo 30.e) podrán integrarse en el Sistema de Archivos de Galicia, por iniciativa de sus personas titulares, mediante la correspondiente orden de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental y con el informe previo del Consejo de Archivos de Galicia, y les será de aplicación el mismo régimen de derechos y obligaciones que a los archivos públicos.
Todos los archivos del Sistema de Archivos de Galicia deben cumplir los requisitos técnicos que se establezcan por reglamento, y, en especial, los siguientes:
a) Aplicar un sistema de gestión documental, de acuerdo con el previsto en esta ley, que garantice la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de los documentos, con independencia de las técnicas o de los soportes utilizados.
b) Aplicar a todos los documentos la normativa de evaluación que regirá su conservación, en razón de su valor jurídico e histórico, o bien su eliminación.
c) Disponer del personal suficiente y cualificado desde el punto de vista técnico y profesional.
d) Disponer de las infraestructuras y presupuestos necesarios para garantizar la conservación de los fondos documentales y su acceso público. Los archivos deberán tener un horario de apertura al público que no podrá ser inferior a veinte horas semanales.
a) Acceder a los programas anuales o plurianuales de apoyo técnico y económico y a las medidas de fomento que establezca, en función de las disponibilidades presupuestarias, la Xunta de Galicia.
b) Acceder a los servicios de conservación, reproducción, informatización y otros que se puedan establecer en el marco de los planes y programas que promueva la Xunta de Galicia.
La consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental es el órgano encargado de la dirección y coordinación del ejercicio de las competencias de la Xunta de Galicia relativas al Sistema de Archivos de Galicia, así como de la cooperación con los diversos archivos, centros y sistemas integrados.
Corresponde al órgano de dirección, coordinación y cooperación del Sistema ejercer las competencias dirigidas a garantizar las funciones de los archivos en relación con la gestión documental en el marco de la gestión administrativa general, el derecho de acceso de la ciudadanía a los documentos y la protección, conservación y difusión del patrimonio documental de Galicia. En todo caso, son competencias de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, sin perjuicio de las competencias de la consellería o entidad instrumental competente en materia de Administración electrónica y sistemas de información:
a) Elaborar políticas y estrategias relativas a la administración de los archivos y al patrimonio documental.
b) Coordinar técnicamente y ejercer la superior inspección de los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de Galicia.
c) Promover el intercambio de información entre los archivos, bibliotecas y museos de Galicia, del Estado y de otras comunidades autónomas.
d) Elaborar y, en su caso, aprobar los proyectos de reglamentos referentes al Sistema de Archivos de Galicia.
e) Asesorar desde el punto de vista técnico en la elaboración de los proyectos de construcción de archivos y en la determinación de los requisitos profesionales del personal de los archivos del Sistema.
f) Elaborar programas archivísticos y planes sobre formación permanente de los profesionales del Sistema de Archivos de Galicia, en colaboración con la Escuela Gallega de Administración Pública y demás órganos competentes en materia de formación del personal al servicio de las administraciones públicas.
g) Desarrollar programas de apoyo técnico y económico a los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de Galicia en función de las disponibilidades presupuestarias de la Xunta de Galicia.
h) Promover la accesibilidad a los documentos, apoyando o facilitando, en su caso, la digitalización del patrimonio documental gallego que se encuentra fuera de la Comunidad y del perteneciente a archivos privados.
i) Velar por la correcta aplicación de los criterios de gestión documental en los archivos integrados en el Sistema.
j) Aprobar la homologación de los indicadores de evaluación de gestión o de calidad aplicables a los archivos pertenecientes al Sistema.
k) Promover la conservación y difusión del patrimonio documental de Galicia y proponer la tramitación de los procedimientos de declaración de bienes de interés cultural y de inclusión en el Catálogo y en el Inventario General del Patrimonio Cultural de Galicia.
l) Promover la integración de archivos privados en el Sistema de Archivos de Galicia.
m) Elaborar y mantener actualizado el censo de archivos de Galicia.
n) Ejercer las facultades de inspección y tramitar los procedimientos sancionadores.
ñ) Ejercer cualquier otra función relacionada con la gestión documental y con los archivos que se le puedan encomendar reglamentariamente.
Se crea el Consejo de Archivos de Galicia como órgano colegiado consultivo de asesoramiento, cooperación y participación en materia de archivos en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Galicia, adscrito a la consellería con competencias en materia de cultura.
Son funciones del Consejo de Archivos de Galicia:
a) Informar de forma preceptiva: 1) Los reglamentos que se dicten en desarrollo de esta ley. 2) La incorporación de los archivos al Sistema de Archivos de Galicia. 3) El régimen de protección de los bienes considerados patrimonio documental de Galicia. 4) La declaración de bienes del patrimonio documental como bienes de interés cultural, así como su inclusión en el Catálogo o en el Inventario General del Patrimonio Cultural de Galicia.
b) Informar los planes relacionados con la política archivística que pretenda aprobar la Xunta de Galicia.
c) Informar las normas técnicas básicas a las que deben adecuarse los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Galicia.
d) Proponer actuaciones e iniciativas para el mejor funcionamiento del Sistema de Archivos de Galicia, así como para la mejora y el desarrollo de los procesos de digitalización, accesibilidad en línea al material cultural y conservación digital.
e) Informar cualquier asunto relacionado con dicho sistema que se someta a su consideración.
f) Cualquier otra que se le encomiende reglamentariamente relativa al asesoramiento sobre la organización, estructuración y ordenación del Sistema de Archivos de Galicia.
El Consejo de Evaluación Documental de Galicia es el órgano colegiado consultivo y de asesoramiento para el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos producidos, recibidos o acumulados en el ejercicio de sus funciones por las instituciones, administraciones y organismos públicos y por las empresas y entidades de ellos dependientes, así como a su integración en los archivos y al régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos en el ámbito del Sistema de Archivos de Galicia.
Las funciones, composición y funcionamiento del Consejo de Evaluación Documental de Galicia serán establecidos por decreto de la Xunta de Galicia, a propuesta de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental.
El Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia forma parte del Sistema de Archivos de Galicia y está integrado por un órgano de dirección y coordinación y los diferentes archivos dependientes de la Xunta de Galicia.
Pertenecen al Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia los archivos de gestión y centrales de los siguientes órganos y entidades:
a) Los órganos de gobierno y administración de la Comunidad Autónoma de Galicia.
b) Los organismos autónomos, agencias públicas y demás entidades de derecho público o privado con personalidad jurídica propia vinculados o dependientes de la Xunta de Galicia.
c) Las sociedades del sector público autonómico.
d) Las fundaciones del sector público gallego.
e) Las corporaciones de derecho público con sede en Galicia, con respecto a aquellos documentos producidos en el ejercicio de competencias de carácter público.
a) Los archivos generales territoriales.
b) El Archivo del Reino de Galicia y los archivos históricos provinciales de Lugo, Ourense y Pontevedra.
c) El Archivo de Galicia.
4, El Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia formará parte del Sistema de archivos de la Xunta de Galicia como repositorio de los documentos electrónicos de los archivos enumerados en los puntos 2 y 3 que cumplan los requisitos previstos en el artículo 43
a) Elaborar y, en su caso, aprobar la normativa referente a los archivos públicos del Sistema.
b) Elaborar las normas técnicas y de procedimiento para la gestión de los archivos del Sistema, sin perjuicio de las competencias de la consellería o de la entidad instrumental competente en materia de Administración electrónica y sistemas de información.
c) Dictar las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico de los archivos integrantes del Sistema.
d) Coordinar e inspeccionar desde el punto de vista técnico los archivos integrantes del Sistema.
e) Cooperar y fomentar la ordenación archivística de las entidades locales.
Las personas titulares de secretarías generales técnicas de las consellerías, secretarías de delegaciones territoriales, jefaturas territoriales y las responsables de los servicios generales de los organismos e instituciones citados en el artículo 35.2 velarán por la adecuada instalación y funcionamiento de los archivos. A estos efectos, los recursos necesarios para la custodia física y la ejecución de los procesos técnicos serán asumidos por los organismos productores de la documentación.
En el caso de las corporaciones de derecho público a las que hace referencia la letra e) del punto 2 del artículo 35, las competencias de los referidos órganos y unidades administrativas se limitarán a la coordinación y supervisión en el marco de su condición de administración tutelante, y sin menoscabo de la responsabilidad y autonomía propias de los órganos de gobierno de las citadas corporaciones.
Existirá un archivo de este tipo por lo menos en cada órgano de la Administración de la Comunidad Autónoma, sea un órgano de gobierno, de apoyo, directivo, de asistencia o consultivo, central o periférico, así como en los órganos de dirección y administración del resto de las entidades señaladas en el artículo 35.
Los archivos de gestión reúnen los documentos generados por las unidades administrativas dependientes del correspondiente órgano, con el objetivo prioritario de apoyar su gestión y acreditar sus actuaciones.
Las personas responsables de cada unidad administrativa velarán por la custodia y conservación de los documentos en fase de tramitación, según los procedimientos establecidos al efecto, y hasta su transferencia al archivo correspondiente. En esta función serán asesorados por las personas responsables de los archivos centrales.
Sin perjuicio de su dependencia orgánica correspondiente, los archivos de gestión dependerán, en todo lo relativo a su funcionamiento, de las directrices técnicas, de la asistencia y de la inspección del órgano coordinador del Sistema.
Los archivos de gestión realizarán las transferencias de sus documentos al archivo central o territorial que les corresponda.
Si los documentos que se transfieren son documentos electrónicos, deberán enviarse con la tecnología que permita el acceso y garantice la autenticidad, fiabilidad e integridad de los propios documentos y de los datos contenidos en ellos, en los términos que se establezcan reglamentariamente.
Existirá un archivo central en cada consellería y opcionalmente, cuando no esté creado un archivo general territorial, en cada jefatura territorial de ella dependiente, así como en aquellos organismos que posean personalidad jurídica propia.
Los archivos centrales definen, implantan y mantienen, en el ámbito de los órganos y entidades mencionados en el artículo 35, el sistema de gestión documental, de acuerdo con la normativa técnica y las directrices del órgano coordinador del Sistema y las instrucciones de la persona titular de la secretaría general o del correspondiente órgano directivo.
Los archivos centrales realizarán las transferencias de documentos que les correspondan al Archivo de Galicia o, en su caso, al archivo intermedio o histórico gestionado por la Xunta de Galicia de su demarcación territorial.
Los archivos centrales asesorarán al personal responsable de los archivos de gestión y coordinarán su organización y funcionamiento.
Al frente de cada archivo central habrá una persona del cuerpo facultativo superior de archivos, en los términos que establezca el plan previsto en la disposición transitoria segunda y de acuerdo con las disponibilidades presupuestarias, tras la correspondiente modificación de la relación de puestos de trabajo.
Si los documentos recibidos de los archivos de gestión son documentos electrónicos, deberán enviarse con la tecnología que permita el acceso y garantice la autenticidad, fiabilidad, integridad de los propios documentos y de los datos contenidos en ellos, en los términos que se establezcan reglamentariamente.
Sin perjuicio de su dependencia orgánica, los archivos centrales dependerán, en todo lo relativo a su funcionamiento, de las directrices técnicas, de la asistencia y de la inspección del órgano coordinador del Sistema.
Las instalaciones de los archivos centrales estarán preferentemente en el mismo edificio que el órgano al que sirvan.
Se constituirán en las provincias archivos generales territoriales que ejercerán como archivos centrales e intermedios generales de las delegaciones territoriales de la Xunta de Galicia, y de las entidades señaladas en el artículo 35 de ámbito provincial o territorial. Los archivos generales territoriales definen, implantan y mantienen, en el ámbito de los órganos y entidades mencionados en el artículo 35 de ámbito provincial o territorial, el sistema de gestión documental, de acuerdo con la normativa técnica y las directrices del órgano coordinador del Sistema y con las instrucciones de la persona titular de la secretaría general técnica de la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental. Los archivos generales territoriales realizarán la transferencia de los documentos de custodia permanente al archivo que corresponda.
Los archivos generales territoriales asesorarán al personal responsable de los archivos de gestión y coordinarán su organización y funcionamiento.
Al frente de cada archivo general territorial habrá una persona del cuerpo facultativo superior de archivos, en los términos que establezca el plan previsto en la disposición transitoria segunda y de acuerdo con las disponibilidades presupuestarias, tras la correspondiente modificación de la relación de puestos de trabajo.
Las dependencias de los archivos generales territoriales deberán instalarse en el edificio administrativo sede de las delegaciones provinciales/territoriales, en el caso de que exista este edificio común.
a) Recibir los documentos de custodia permanente procedentes, en su caso, del archivo general territorial, o de los archivos centrales de las delegaciones y entidades señaladas en el artículo 35 de carácter provincial o territorial, de acuerdo con lo establecido en esta ley y con las normas que la desarrollen.
b) Recibir los documentos de los organismos, instituciones y entidades públicas de carácter provincial o territorial dependientes de la Xunta de Galicia que hubiesen sido suprimidos, con independencia de su antigüedad, y cualquier otro fondo de carácter público o privado de interés general que conciernan a su provincia que se acuerden depositar en él.
c) Recibir los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Galicia o de otros organismos públicos que, en su caso, pretendan depositarse por motivos de racionalización financiera y eficacia administrativa, previo informe del Consejo de Archivos de Galicia.
d) Identificar, valorar y seleccionar, en su caso, los documentos recibidos que lo precisen.
e) Organizar, describir y conservar sus fondos documentales.
f) Reproducir con fines de conservación y difusión los documentos que custodie en el marco de los planes y programas elaborados por el órgano de dirección y coordinación del Sistema.
g) Facilitar el acceso a los documentos y a la información contenida en ellos en los términos que establece la legislación.
h) Difundir por cualquier medio los fondos documentales que custodie.
i) En general, cualquier otra función que le sea encomendada por razón de su competencia.
a) Recibir los documentos de carácter permanente procedentes, en su caso, del archivo general territorial, o de los archivos centrales de las delegaciones, jefaturas territoriales y entidades señaladas en el artículo 35 de carácter provincial o territorial, de acuerdo con lo establecido en esta ley y con las normas que la desarrollen.
b) Recibir los documentos de los organismos, instituciones y entidades públicas de carácter provincial o territorial dependientes de la Xunta de Galicia que hubiesen sido suprimidos, con independencia de su antigüedad, y cualquier otro fondo de carácter público o privado de interés general que conciernan a su provincia que se acuerden depositar en él.
c) Recibir, a través del oportuno convenio de colaboración, otros documentos públicos que, en su caso, pretendan depositarse por motivos de racionalización financiera y eficacia administrativa, previo informe correspondiente del Consejo de Archivos de Galicia.
d) Identificar, valorar y seleccionar, en su caso, los documentos recibidos que lo precisen.
e) Organizar, describir y conservar sus fondos documentales.
f) Reproducir con fines de conservación y difusión los documentos que custodien en el marco de los planes y programas elaborados por el órgano de dirección y coordinación del Sistema.
g) Facilitar el acceso a los documentos y a la información contenida en ellos en los términos que establece la legislación.
h) Difundir por cualquier medio los fondos documentales que custodien.
i) En general, cualquier otra función que les sea encomendada por razón de su competencia.
El Archivo de Galicia, con carácter intermedio e histórico, es la cabecera y el centro de referencia del Sistema de Archivos de Galicia. Estará adscrito a la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental y tendrá su sede en la ciudad de Santiago de Compostela.
Son funciones del Archivo de Galicia las siguientes:
a) Recibir los documentos procedentes de los diferentes órganos de la Xunta de Galicia o de las entidades públicas dependientes de ella con un ámbito territorial superior a una provincia.
b) Recibir los documentos procedentes de organismos, instituciones y entidades públicas de ámbito autonómico dependientes de la Xunta de Galicia que hubiesen sido suprimidos, con independencia de su antigüedad, y cualquier otro fondo de carácter público o privado de interés general para la Comunidad Autónoma que se acuerde depositar en él, previo informe del Consejo de Archivos de Galicia, en su caso, a través del oportuno convenio de colaboración.
c) Programar, coordinar y dirigir la identificación, valoración y selección documental de todos los archivos del Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia.
d) Organizar, describir y conservar los fondos documentales que custodie.
e) Coordinar los programas de reproducción con fines de conservación de fondos del patrimonio documental de Galicia.
f) Facilitar el acceso a los documentos y a la información contenida en ellos en los términos que establece la legislación.
g) Difundir por cualquier medio los fondos documentales que custodie y, en general, el patrimonio documental de Galicia.
h) Establecer y desarrollar normas técnicas archivísticas para el Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia.
i) En general, cualquier otra función que le sea encomendada por razón de su competencia.
El Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia es el sistema digital que permite gestionar los documentos electrónicos en poder del sector público autonómico. Está integrado tanto por el Archivo Electrónico Administrativo como por el Archivo Electrónico del Patrimonio Documental, de acuerdo con las políticas de gestión establecidas en cada caso.
El Archivo Electrónico Administrativo gestionará los expedientes administrativos electrónicos de la Administración general y del sector público autonómico en sus diferentes fases hasta el momento de su eliminación o de su transferencia al Archivo Electrónico del Patrimonio Documental, cuando hubiesen sido valorados y seleccionados para su conservación permanente.
El Archivo Electrónico del Patrimonio Documental gestionará los documentos valorados como de conservación permanente. Del mismo forman parte tanto el repositorio de difusión como el repositorio de preservación.
El Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia desarrollará los procesos y funciones de la gestión documental a los que se refiere el artículo 18 en el ámbito de la Administración electrónica en coordinación con el órgano competente en materia de Administración tecnológica.
El Archivo Electrónico de la Xunta de Galicia tendrá un modelo específico que será de uso común entre los órganos de gobierno y de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades instrumentales integrantes del sector público autonómico.
La Xunta de Galicia deberá garantizar la custodia y conservación de sus documentos y expedientes electrónicos y facilitará a los archivos de su titularidad o gestión el cumplimiento de las funciones que les corresponden sobre aquellos.
La Xunta de Galicia promoverá la coordinación y colaboración entre la consejería o entidad instrumental competente en materia de Administración electrónica y sistemas de información y la consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental para garantizar la custodia y conservación en el marco de la gestión documental electrónica.
La consejería competente en materia de archivos participará en la elaboración y mantenimiento de un sistema de información administrativa de la Xunta de Galicia para facilitar la gestión de los documentos electrónicos de los órganos de gobierno y de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia.
a) De las administraciones locales de Galicia y de las entidades de derecho público y privado de ellas dependientes.
b) De las personas físicas o jurídicas en el ejercicio de competencias delegadas de carácter público por una entidad local.
Las entidades locales territoriales desarrollarán reglamentariamente su propio sistema de archivos en el marco del Sistema de Archivos de Galicia previo informe del Consejo de Archivos de Galicia. En todo caso, están obligadas a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones.
Los archivos de entidades locales no territoriales se regirán por esta ley y por su normativa de creación.
La representación de las entidades locales en el Consejo de Archivos de Galicia será ejercida por la Federación Gallega de Municipios y Provincias, en los términos que establezca el reglamento al que hace referencia el artículo 33.3.
Los archivos de las diputaciones provinciales estarán a cargo de una archivera o archivero cualificado con titulación universitaria.
Son competencias de las diputaciones provinciales en materia de archivos, además de la gestión de sus propios archivos, la prestación de servicios de asesoramiento y de apoyo económico a los archivos municipales, especialmente en el caso de ayuntamientos de menos de 10.000 habitantes.
Son obligaciones de las diputaciones provinciales:
a) Presentar ante el Consejo de Archivos de Galicia los planes de actuación en los archivos municipales, para que los informe.
b) Coordinar con la Xunta de Galicia su política de archivos y patrimonio documental.
c) Comunicar a la Xunta de Galicia los datos que les sean solicitados en materia de archivos y patrimonio documental.
a) La contratación de uno o más archiveros o archiveras para el servicio a todos los municipios integrantes de la mancomunidad.
b) La concentración en un solo edificio de todos los documentos generados por los municipios integrantes de la mancomunidad, que en todo caso deberán estar a disposición de los ayuntamientos depositantes y tratarse de acuerdo con los principios y técnicas archivísticos.
El Parlamento de Galicia, el Valedor del Pueblo, el Consejo de Cuentas de Galicia, el Consejo de la Cultura Gallega y el Consejo Consultivo de Galicia desarrollarán sus sistemas de archivos a través de sus propias normas, previo informe del Consejo de Archivos de Galicia, y se atendrán a los criterios técnicos de esta ley en cuanto no se opongan a su régimen jurídico, de organización y de funcionamiento.
Las universidades del Sistema Universitario de Galicia (SUG) desarrollarán sus sistemas de archivos a través de sus propias normas, previo informe del Consejo de Archivos de Galicia, y se atendrán a esta ley en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales.
Los juzgados y tribunales de justicia constituirán sus propios sistemas de archivos y se regirán, en lo que respecta a la gestión de documentos y archivos, por lo dispuesto en su legislación específica.
Los documentos judiciales calificados de conservación permanente por la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia ingresarán en el correspondiente archivo histórico provincial, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 40.
Los archivos de las instituciones de carácter político, sindical, cultural, educativo y religioso podrán desarrollar sus sistemas de archivos y quedarán obligados a lo estipulado en el artículo 26 como titulares de documentos considerados patrimonio documental.
La consellería competente en materia de archivos colaborará con estas instituciones para promover la preservación, difusión y servicio de su patrimonio documental.
Dada la relevancia que para el pueblo gallego tienen los archivos de las instituciones políticas, sindicales, educativas y religiosas, estas velarán por la protección, conservación y acceso de la ciudadanía a los documentos del patrimonio documental gallego del que sean depositarias en Galicia, se sujetarán a lo dispuesto en esta ley y colaborarán con las administraciones públicas para su cumplimiento.
Sin perjuicio de lo establecido en el título IX de la Ley 8/1995, de 30 de octubre, son infracciones administrativas en materia de archivos y patrimonio documental de Galicia las acciones u omisiones contrarias a lo dispuesto en esta ley. Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves.
Son infracciones leves:
a) La falta de colaboración con la Xunta de Galicia en la confección del censo de archivos y del patrimonio documental.
b) Impedir arbitrariamente el acceso de los ciudadanos a la información o a los documentos.
c) El incumplimiento de obligaciones que cause daño al patrimonio documental, si no se encuentra tipificado en otra norma.
a) Causar daños graves en los documentos de los archivos.
b) Retener indebidamente documentos de titularidad pública por parte de las personas que los custodian al cesar en sus funciones.
c) Obstaculizar el préstamo y la utilización de los datos contenidos en los documentos por parte de los organismos productores de los documentos.
d) No mantener el secreto de las informaciones que se posean por razón del cargo y no deban ser divulgadas.
e) Incumplir las obligaciones establecidas en el artículo 26 por parte de las personas titulares de archivos privados.
f) Retener indebidamente documentos de titularidad pública por parte de personas e instituciones privadas.
g) Obstruir el ejercicio de las funciones inspectoras del órgano coordinador del Sistema.
h) Contravenir lo dispuesto por el órgano coordinador del Sistema sobre medidas de garantía para la seguridad y la conservación de los documentos.
i) La comisión de dos o más infracciones leves en el período de dos años.
a) Publicar o utilizar indebidamente secretos oficiales así declarados por ley o clasificados como tales.
b) Destruir documentos al margen de los procedimientos reglamentariamente establecidos, y cuyo valor supere los 60.000 euros, y todas las acciones u omisiones que lleven aparejadas la pérdida, destrucción o deterioro irreparable de los bienes protegidos por esta ley.
c) Permitir el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las disposiciones legales.
d) La comisión de dos o más infracciones graves en el período de dos años.
a) En el caso de que el daño pueda ser valorado económicamente, la infracción será sancionada con multa del tanto al cuádruplo del valor del daño causado.
b) En los demás casos se procederá de la siguiente manera:
– Para las infracciones leves: desde la amonestación hasta multa de 3.000 euros.
– Para las infracciones graves: multa de entre 3.001 y 60.000 euros.
– Para las infracciones muy graves, multa de entre 60.001 y 1.000.000 de euros.
Las responsabilidades administrativas que se deriven del procedimiento sancionador serán compatibles con la exigencia al infractor de la reposición de la situación alterada por él mismo al estado originario, así como con la indemnización por los daños y perjuicios causados a los documentos de titularidad pública.
Las multas que se les impongan a diferentes sujetos como consecuencia de la misma infracción serán independientes entre sí.
La cuantía de las sanciones administrativas fijadas en el artículo anterior se graduará de acuerdo con la reincidencia, el grado de intencionalidad, el beneficio económico que se pretenda obtener, la importancia o el valor del bien, la repercusión del daño de cualquier índole sobre los documentos de titularidad pública o sobre la ciudadanía y la reparación espontánea del daño causado.
Habrá reincidencia cuando el autor de los hechos cometa en el término de un año más de una infracción de la misma naturaleza y así se declare por medio de una resolución firme.
Corresponde a cada administración pública titular de los archivos públicos incoar, tramitar y resolver los expedientes sancionadores por las infracciones tipificadas en el artículo 51, excepto las del 51.2.a), 51.3.a) y f) y las del 51.4.b), que corresponderán a la Xunta de Galicia. resolución
Las infracciones administrativas muy graves prescribirán a los cuatro años, contados desde la fecha en que la Administración tenga conocimiento de los hechos; y las graves y leves, a los dos años.
Las sanciones por infracciones leves prescribirán al año, a partir del día siguiente a aquel en el que adquiera firmeza la resolución de su imposición; las correspondientes a infracciones graves, a los dos años; y las muy graves, a los tres años.
El plazo máximo de resolución del procedimiento sancionador será de seis meses, transcurrido el cual se producirá la caducidad del procedimiento en los términos previstos por el artículo 44.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
La imposición de sanciones administrativas se ajustará a lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, y en el Reglamento del procedimiento para el ejercicio de la potestad sancionadora, aprobado por el Real decreto 1398/1993, de 4 de agosto, o norma autonómica que lo sustituya o complemente.
Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia (2019)
La sede electrónica de la Xunta de Galicia es la dirección electrónica disponible para la ciudadanía en los términos establecidos en el artículo 38 da Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.
El ámbito de aplicación de la sede electrónica de la Xunta de Galicia abarca al conjunto de órganos y entidades que configuran el sector público autonómico de Galicia.
a) La identificación de la dirección electrónica de referencia de la sede, de su titular y de su ámbito de aplicación, así como de los servicios puestos a disposición de la ciudadanía en la misma.
b) Los textos íntegros de las normas de creación de la sede electrónica y del Registro Electrónico General.
c) La fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles a efectos del cómputo de plazos.
d) La relación de los sistemas de identificación y firma que son admitidos en la sede electrónica, así como los trámites y procedimientos para los cuales son admitidos.
e) La relación de los sistemas de identificación y firma que son utilizados por la sede electrónica.
f) La Guía de procedimientos y servicios, contemplada en la Ley 14/2013, de 26 de diciembre, de racionalización del sector público autonómico, que incluirá la relación de los procedimientos y servicios a disposición de la ciudadanía, indicando su objeto, personas beneficiarias, requisitos y documentos necesarios, plazos de presentación y de resolución, sentido del silencio, nivel de interactividad en la tramitación y canales de presentación, así como la normativa aplicable. Además, incorporará los formularios normalizados que sean de aplicación en cada uno de ellos. La Guía de procedimientos y servicios incluye la relación actualizada de los trámites que pueden iniciarse en el Registro Electrónico General al que da acceso la sede electrónica.
g) La relación de las actuaciones administrativas automatizadas en el sector público autonómico y los sellos electrónicos u otros mecanismos utilizados para su firma, en su caso.
h) La información relativa a las indisponibilidades del servicio por incidencias técnicas, y, en el caso de ampliación de plazo derivada de incidencia técnica, la incidencia técnica acontecida y la ampliación concreta del plazo no vencido.
i) Los formatos admitidos para la presentación electrónica de documentos en el Registro Electrónico General.
j) El directorio georreferenciado de la Red de oficinas de atención a la ciudadanía y registro que permita a las personas identificar la oficina más próxima a su dirección, indicando los días y horario en los que permanecen abiertas, así como la relación actualizada de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.
k) La información necesaria para la correcta utilización de la sede, incluyendo el mapa de la sede electrónica, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles, así como el acceso a la información relacionada con la propiedad intelectual, protección de datos personales y accesibilidad de la sede electrónica.
a) El acceso al Registro Electrónico General para la presentación electrónica de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos.
b) El acceso al Registro Electrónico General para la presentación de quejas o sugerencias.
c) El acceso personalizado a la Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia.
d) El otorgamiento de apoderamientos apud acta mediante comparecencia electrónica en la sede electrónica por parte de quien ostente la condición de persona interesada en un procedimiento administrativo.
e) La consulta personalizada de las transmisiones de datos o documentos entre administraciones públicas efectuadas con motivo de la realización de un trámite o consulta.
f) La práctica de notificaciones administrativas por comparecencia en la sede electrónica.
g) La solicitud de emisión de copias auténticas de los documentos públicos administrativos.
h) La comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos emitidos por los órganos y entidades incluidos en el ámbito de aplicación de la sede electrónica.
i) El acceso al «Diario Oficial de Galicia».
La titularidad de la sede electrónica de la Xunta de Galicia corresponde a la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y a las entidades públicas instrumentales incluidas en su ámbito.
Corresponderá a la consejería con competencias en materia de administraciones públicas la coordinación, con los órganos y entidades del sector público autonómico, de los contenidos y servicios disponibles en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
La entidad del sector público autonómico con competencias en desarrollo digital será la responsable de los contenidos y servicios comunes disponibles en la sede electrónica, de la gestión tecnológica y de la continuidad, accesibilidad y seguridad de la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
La responsabilidad de los contenidos puestos a disposición de la ciudadanía en la sede electrónica de la Xunta de Galicia y relativos al ámbito de actuación de un órgano de la Administración general de la Comunidad Autónoma o de una entidad pública instrumental del sector público autonómico será, respectivamente, de la secretaría general o secretaría general técnica de la consejería u órgano ejecutivo de la entidad pública instrumental correspondiente. En el caso de contenidos relativos a las otras entidades instrumentales, la responsabilidad corresponderá a la consejería de adscripción.
Excepcionalmente, las entidades públicas instrumentales, por razones de eficacia, eficiencia e interés general derivadas de la concurrencia de circunstancias especiales, podrán crear sus propias sedes electrónicas de acuerdo con las condiciones y requisitos que se establezcan reglamentariamente.
En la norma de creación se concretará su ámbito específico de actuación así como los servicios específicos que contemple. En lo relativo a contenidos y servicios comunes con la sede electrónica de la Xunta de Galicia se vincularán a esta última.
La creación o supresión de una sede electrónica corresponderá al Consejo de la Xunta de Galicia, según lo establecido en el artículo 120.
En la sede electrónica de la Xunta de Galicia se habilitará el acceso a las sedes electrónicas que se creen al amparo de este artículo.
La Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia es el conjunto estructurado de información y documentos en formato electrónico relativo a las relaciones administrativas de cada persona interesada, generada en sus relaciones administrativas ordinarias con el sector público autonómico de Galicia.
Asimismo, forma parte de la Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia la información de contacto, de circunstancias personales y otra información o documentación aportada voluntariamente por la ciudadanía en su relación con el sector público autonómico.
La Carpeta ciudadana es única para el conjunto de órganos y entidades del sector público autonómico de Galicia.
La Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia tendrá como finalidad:
a) Acercar de forma personalizada la administración a la ciudadanía, facilitándole el acceso al estado de tramitación de sus expedientes administrativos, simplificando las relaciones administrativas y promoviendo la prestación de servicios personalizados.
b) Facilitar el acceso por parte de los ciudadanos y ciudadanas a la información, tanto de carácter personal como de carácter administrativo, que con respecto a ellos y ellas esté disponible en el sector público autonómico, de forma ordenada y sencilla.
c) Disponer de información actualizada y de calidad y de contacto con la ciudadanía para utilizarla de forma preferente en las relaciones con ella, siempre que no se indiquen otros medios específicos para un determinado procedimiento o servicio, y recoger informaciones de otras circunstancias personales facilitadas por los ciudadanos y ciudadanas.
d) La elaboración de actividades estadísticas orientadas a satisfacer las necesidades de las personas usuarias, la evaluación de las políticas públicas y la toma de decisiones, con sujeción a las exigencias derivadas de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.
e) Garantizar que los ciudadanos y ciudadanas faciliten la misma información una sola vez en los términos previstos en el artículo 11.
Formará parte de la Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia la siguiente información:
a) Los datos personales aportados por los ciudadanos y ciudadanas. En particular, los datos de identidad, correo electrónico y dirección preferente a efectos de notificación que quieran utilizar en la tramitación de los procedimientos, si no especifican otros datos distintos para un procedimiento concreto.
b) Los expedientes tramitados en el ámbito del artículo 20.1, en los que se tenga la condición de persona interesada, incluyendo los documentos, las informaciones relacionadas y el estado de tramitación.
c) Los apoderamientos inscritos en el Registro Electrónico General de Apoderamientos de Galicia, creado en el artículo 40.
d) Las notificaciones de las resoluciones y actos administrativos.
e) Aquella que permita el acceso a la información de ámbito especializado, siempre que se dé cumplimiento a los requisitos de acceso necesarios según el ámbito del que se trate.
f) Otra documentación o información que, en función de la evolución de los servicios digitales y con las debidas garantías de seguridad y protección de datos, pueda contener la Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia para dar cumplimiento a los fines previstos en el artículo anterior.
a) El acceso por parte de las personas interesadas al contenido de su carpeta, así como obtener copia de los datos y documentos que en la misma se contengan.
b) Prestar su consentimiento y retirarlo para el tratamiento de sus datos personales al objeto de prestar servicios proactivos personalizados, así como manifestar su voluntad de no recibir información sobre la prestación de servicios proactivos.
Los distintos órganos de la Administración general y de las entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia garantizarán la permanente actualización y veracidad de la información y contenidos de la Carpeta ciudadana dentro de sus ámbitos competenciales.
La entidad del sector público autonómico con competencias en desarrollo digital será la encargada de la gestión tecnológica de los sistemas de soporte de la Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia. Esta entidad adoptará las medidas necesarias para que las condiciones de identificación, accesibilidad, continuidad, integridad y seguridad respondan a las exigencias normativas vigentes.
La persona interesada será responsable de la veracidad de la información que aporte.
La habilitación de un servicio como proactivo se llevará a cabo tras su aprobación por parte del órgano competente por razón de la materia, previo informe de su viabilidad por parte del órgano de dirección competente en materia de simplificación administrativa y de la entidad del sector público autonómico con competencias en materia de desarrollo digital.
El tratamiento exigirá la adopción de las medidas de seguridad necesarias conforme a lo dispuesto en el Esquema nacional de seguridad en el ámbito de la administración electrónica y en la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.
La persona interesada tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.
Con arreglo al artículo 9.1 de la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, el solo consentimiento de la persona afectada no basta para levantar la prohibición del tratamiento de datos cuya finalidad principal fuera identificar su ideología, afiliación sindical, religión, orientación sexual, creencias u origen racial o étnico.
El Sistema único de registro es el conjunto de órganos y unidades que realizan funciones de registro de entrada y salida de cuantas solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos se reciban o remitan en la Administración general y en las entidades instrumentales del sector público autonómico, para su debida constancia, a fin de hacer real y efectivo el principio de proximidad a la ciudadanía.
El Sistema único de registro está integrado por la Red de oficinas de atención a la ciudadanía y registro, por el Registro Electrónico General y, si existieran, por los registros electrónicos de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico que se creen conforme a lo previsto en el apartado 4.
No tendrán la condición de registro electrónico los buzones de correo electrónico corporativo asignados al personal empleado público o a los órganos o unidades, ni tampoco los dispositivos de recepción de fax u otros canales electrónicos no integrados con el registro, salvo en los supuestos expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.
Excepcionalmente, las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico de Galicia, por razones de eficacia, eficiencia e interés general derivadas de la concurrencia de circunstancias especiales, podrán crear su propio registro electrónico de acuerdo con las condiciones y requisitos que se establezcan reglamentariamente. Estos registros deberán ser plenamente interoperables, estar interconectados con el Registro Electrónico General y cumplir con las garantías y medidas de seguridad contempladas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.
El Sistema único de registro dependerá de la consejería competente en materia de administraciones públicas.
En el Registro Electrónico General se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o se reciba en cualquier órgano administrativo de la Administración general o entidad instrumental del sector público autonómico de Galicia. También se podrá anotar en él la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
El Registro Electrónico General facilitará el acceso a los registros electrónicos de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico, si los hubiere.
El Registro Electrónico General cumplirá con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.
De acuerdo con el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, el Registro Electrónico General será plenamente interoperable con los de las demás administraciones públicas, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
El acceso de la ciudadanía al Registro Electrónico General para la presentación electrónica de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos estará disponible a través de la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
El Registro Electrónico General permitirá la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. Reglamentariamente se regulará la posibilidad de interrupción temporal del funcionamiento del Registro Electrónico General por motivos justificados de carácter técnico, así como los supuestos en los que, de acuerdo con las condiciones de uso del servicio, se podrán rechazar los documentos electrónicos que se presenten y los efectos de su rechazo.
El Registro Electrónico General dispondrá de modelos y habilitará sistemas para la presentación conjunta de solicitudes para aquellos procedimientos que reglamentariamente se determinen, con el fin de facilitar la automatización de su presentación por parte de las personas interesadas y su tramitación por la administración.
La recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones generará los asientos correspondientes en el registro. Se utilizarán medios electrónicos seguros para la realización de los asientos y para su consulta.
Por cada recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, el sistema informático que dé soporte al Registro Electrónico General realizará un asiento de entrada o de salida, respectivamente, y asociará a cada asiento la documentación complementaria presentada o remitida, especificando el número, la huella digital y la denominación de los documentos que se adjuntan.
Los asientos del registro se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida.
El Registro garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número de registro, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación o remisión, identificación de la persona interesada, órgano administrativo remitente, si procediere, persona u órgano destinatario y, si procediere también, una referencia al número de expediente, así como una referencia al contenido de la solicitud, escrito, comunicación o documento que se registra.
El Registro Electrónico General generará automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, en el cual se incluya la fecha y hora de presentación y el número de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice su integridad y no repudio.
Se regulará el sistema de recuperación de los recibos en caso de fallo técnico o cuando concurran otras circunstancias que puedan impedir su correcta recepción por la persona destinataria.
El computo de plazos en el Registro Electrónico General se regirá por lo establecido en el artículo 31 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
De acuerdo con lo dispuesto en dicho precepto, el Registro Electrónico General se regirá, a efectos de cómputo de plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que será la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
La sede electrónica mostrará en lugar fácilmente visible y accesible la fecha y hora oficial, que será la que conste como fecha y hora de la operación, y se adoptarán las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad.
La Red de oficinas de atención a la ciudadanía y registro está constituida por las oficinas que desarrollan las funciones de asistencia en materia de registros y uso de los medios electrónicos, información a la ciudadanía y las demás previstas en los artículos 34, 35 y 36.
La Red de oficinas de atención a la ciudadanía y registro está integrada por las oficinas que en el momento de la entrada en vigor de la presente ley desarrollen las actividades de asistencia en materia de registros en el sector público autonómico y por aquellas otras oficinas que pasen a formar parte de la red según lo dispuesto en los apartados siguientes de este artículo.
Las oficinas de esta red serán creadas, modificadas y suprimidas mediante orden de la persona titular de la consejería competente en materia de administraciones públicas.
Asimismo, mediante orden de la persona titular de la consejería competente en materia de administraciones públicas, podrán habilitarse temporalmente unidades u órganos de la Administración general y de las entidades públicas instrumentales como oficinas de la red para que realicen las funciones de oficina de atención a la ciudadanía y registro, en los términos y con el alcance que en la misma se determinen.
Las delegaciones y oficinas exteriores autonómicas podrán disponer de oficinas de atención a la ciudadanía y registro, de acuerdo con las condiciones y requisitos que se establezcan reglamentariamente, con la finalidad de acercar el sector público autonómico a la comunidad gallega residente fuera de Galicia y, en general, a cualquier ciudadano o ciudadana no residente en Galicia que quiera relacionarse con aquel.
Lo dispuesto anteriormente se entiende sin perjuicio de la posible celebración de convenios entre la Administración autonómica y otras administraciones públicas para la cooperación en el desarrollo de las funciones propias de las oficinas de atención a la ciudadanía y registro que en el convenio se concreten.
En la sede electrónica de la Xunta de Galicia se hará pública y se mantendrá actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos, así como un directorio georreferenciado que permita a las personas interesadas identificar la oficina más próxima a su dirección.
Mediante orden de la persona titular de la consejería competente en la materia se determinarán los días y horario en los que estarán abiertas al público las oficinas de atención a la ciudadanía y registro.
Las personas que no estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las administraciones públicas podrán voluntariamente presentar escritos, solicitudes, comunicaciones y documentos presencialmente en las oficinas de atención a la ciudadanía y registro, las cuales, de acuerdo con el artículo 16.5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, deberán digitalizarlos para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
Los documentos originales se devolverán a las personas interesadas, sin perjuicio de aquellos supuestos en los que una norma determine la custodia por parte de la administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
a) La asistencia en el uso de los medios electrónicos a las personas interesadas que no estén obligadas al empleo de dichos medios que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del Registro Electrónico General y obtención de copias auténticas.
b) Facilitar a los ciudadanos y ciudadanas información general en los términos establecidos en el artículo 11 de la Ley 1/2015, de 1 de abril, de garantía de la calidad de los servicios públicos y de la buena administración. Se prestará especial atención a las personas con discapacidad a través de los medios o formatos adecuados.
c) Informar sobre el ejercicio del derecho de acceso a la información pública al amparo de la legislación vigente en materia de transparencia y prestar orientación y asesoramiento para el ejercicio de dicho derecho.
d) Informar sobre el procedimiento para la presentación de sugerencias y quejas y prestar asistencia en el ejercicio de este derecho en los términos previstos en la Ley 1/2015, de 1 de abril.
e) Informar, sin perjuicio de las funciones correspondientes a los órganos, servicios y unidades de gestión de los ámbitos competenciales específicos, sobre el estado de tramitación de los procedimientos a aquellas personas que así lo soliciten, que ostenten la condición de personas interesadas y acudan personalmente, o mediante persona representante, a una oficina de la red, siempre que dicha información conste en la Carpeta ciudadana o sea accesible a través de la sede electrónica.
f) La provisión de los medios de identificación digital para las personas que así lo soliciten.
g) La realización de copias auténticas, ajustándose a lo previsto en el Esquema nacional de interoperabilidad, en el Esquema nacional de seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las reglas previstas en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
h) Formalizar los apoderamientos apud acta otorgados mediante comparecencia personal en la oficina por quien ostente la condición de persona interesada en un procedimiento administrativo.
i) La comunicación a las personas interesadas de la información de identificación del órgano, centro, unidad administrativa o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito, comunicación o documentos.
j) La práctica de comunicaciones o notificaciones en los casos previstos en el artículo 41.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
k) Cualquier otra función exigida por la normativa vigente, así como aquellas funciones que, orientadas a la prestación de asistencia a la ciudadanía y de impulso del uso de los medios digitales, se determinen reglamentariamente.
A fin de prestar un servicio más personalizado a los ciudadanos y ciudadanas podrán establecerse mecanismos de cita previa u otros similares.
La Administración autonómica pondrá a disposición de los ciudadanos y ciudadanas los canales de acceso que sean necesarios, así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen para dar cumplimiento a las funciones de la red.
La Administración general y las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico de Galicia dotarán a las oficinas de atención a la ciudadanía y registro con los medios humanos y materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones.
De acuerdo con el artículo 12.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, para que la identificación o firma electrónica de las personas interesadas que no dispongan de medios electrónicos necesarios pueda ser válidamente realizada por el personal funcionario público habilitado será necesario que aquellas se identifiquen ante la persona funcionaria y presten su consentimiento expreso para dicha actuación, de lo cual habrá de quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
Las personas interesadas presentarán para su identificación el documento nacional de identidad o documento identificativo equivalente en vigor, y habrán de consentir expresamente su identificación o firma por el personal funcionario público habilitado para cada actuación administrativa por medios electrónicos que la requiera. Para ello, deberán utilizar el modelo de documento disponible al efecto en la sede electrónica de la Xunta de Galicia y en las oficinas de la red regulada en la presente ley.
Las personas interesadas podrán solicitar al personal funcionario público habilitado toda la documentación acreditativa del trámite realizado y una copia del documento de consentimiento expreso firmado. Esta documentación estará disponible en todo caso en la Carpeta ciudadana.
Por razones de eficacia, eficiencia y mejor atención a la ciudadanía podrán establecerse acuerdos de colaboración con entidades públicas o privadas, en los que se indicarán las actividades y el objeto de la colaboración. De forma prioritaria, se impulsarán estos acuerdos con las entidades locales gallegas.
La formalización de dichos acuerdos habrá de contar con el informe favorable de la Comisión de Seguridad y Gobierno Electrónico.
A los efectos de la presente ley, se entiende por interacciones informales con la ciudadanía aquellas comunicaciones que se efectúan a través de canales digitales, promovidas por el sector público autonómico, con la finalidad de proporcionar información general en tiempo real, así como de dar respuesta de naturaleza meramente orientativa o informativa a determinadas cuestiones. Las respuestas dadas en el marco de las interacciones informales en ningún caso serán vinculantes ni para la persona que las plantea ni para el órgano o unidad del sector público autonómico que las conteste.
Se consideran canales de interacción informal:
a) Los canales sociales y participativos, promovidos por el sector público autonómico, accesibles desde el Portal web institucional de la Xunta de Galicia.
b) Los buzones de correo electrónico del órgano o unidad del sector público autonómico con competencias en la materia objeto de consulta o comunicación que figuren en el Portal web institucional de la Xunta de Galicia.
c) Los sistemas de mensajería electrónica de tipo individual o colectivo y chats de texto o voz que figuren en el Portal web institucional de la Xunta de Galicia.
Conforme a la normativa reguladora del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, la representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en derecho que deje constancia fehaciente de su existencia.
De acuerdo con lo dispuesto en la misma normativa, se entenderá acreditada la representación en los procedimientos administrativos tramitados por el sector público autonómico mediante el otorgamiento de apoderamientos apud acta efectuados por comparecencia personal en las oficinas de la red regulada en esta ley, por comparecencia electrónica en la sede electrónica de la Xunta de Galicia o a través de la acreditación de la inscripción en el Registro Electrónico General de Apoderamientos de Galicia, o en el que corresponda, del poder de representación.
Se crea el Registro Electrónico General de Apoderamientos de Galicia, en el cual deberán ser inscritos, al menos, los de carácter general otorgados apud acta, de forma presencial en las oficinas de atención a la ciudadanía y registro o electrónicamente en la sede electrónica de la Xunta de Galicia por quien ostente la condición de interesado o interesada en un procedimiento administrativo a favor de persona representante, para actuar en su nombre ante las administraciones públicas.
El Registro Electrónico General de Apoderamientos de Galicia será plenamente interoperable en los términos del artículo 6.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
A fin de simplificar el trámite relativo a la acreditación de la representación, se crea un registro autonómico en el que constarán las personas titulares de determinados órganos o cargos.
En los procedimientos administrativos que se tramiten ante el sector público autonómico en los cuales estas personas, en la condición de titulares de tales órganos o cargos, actúen, conforme a la normativa de aplicación, en representación de una entidad, dicha representación podrá acreditarse a través de la acreditación de su inscripción en este registro. A estos efectos, el órgano competente para la tramitación del procedimiento deberá incorporar al expediente administrativo el documento electrónico que acredite el resultado de la consulta a dicho registro.
En este registro constarán:
a) Las personas que ostenten la alcaldía de los ayuntamientos de Galicia y la presidencia de las diputaciones provinciales de Galicia.
b) Las personas titulares de los órganos de las administraciones públicas gallegas y de las entidades vinculadas o dependientes de ellas, cuyo nombramiento sea publicado en el «Diario Oficial de Galicia» o en el boletín oficial correspondiente.
c) Las personas que ostenten la dirección de un centro educativo público autonómico, delegación de la Xunta de Galicia en el exterior, universidades públicas del Sistema universitario de Galicia o centro de investigación o tecnológico de la Comunidad Autónoma de Galicia.
d) Las personas representantes de las entidades gallegas asentadas fuera de Galicia e inscritas en el Registro de la Galleguidad.
e) Las personas titulares de otros cargos no incluidos en los apartados anteriores cuando resulte de interés para los fines que motivan la creación de este registro, y que así se determinen reglamentariamente.
a) Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza.
A estos efectos, se entienden comprendidos entre los citados certificados electrónicos reconocidos o cualificados los de persona física representante de persona jurídica y de entidad sin personalidad jurídica.
b) Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza.
c) Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema que la Administración autonómica considere válido, en los términos y condiciones que se establezcan, quienes, en todo caso, contarán con un registro previo como usuarias que permita garantizar la identidad.
La Administración general y las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico de Galicia podrán prestar servicios de modo remoto mediante sistemas de vídeo, siempre que se garanticen los principios de seguridad, integridad, confidencialidad y protección de datos personales.
Para la verificación de la identidad de las personas usuarias, se podrán emplear métodos de identificación remota por vídeo, incluyendo videoconferencia o videoidentificación automatizada, siempre que estos métodos ofrezcan garantías equivalentes en términos de fiabilidad a la presencia física, conforme a lo establecido en el Reglamento (UE) 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
a) Los sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza.
A estos efectos, se entienden comprendidos entre los citados certificados electrónicos reconocidos o cualificados los de persona física representante de persona jurídica y de entidad sin personalidad jurídica.
b) Los sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico incluidos en la Lista de confianza de prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza.
c) Los sistemas de firma electrónica basados en la utilización de datos biométricos en las condiciones y términos que se establezcan.
d) Los sistemas de firma electrónica basados en la utilización de firma manuscrita digitalizada en las condiciones y términos que se establezcan, para facilitar la actuación de la ciudadanía tanto ante el personal empleado público de la red de oficinas de atención a la ciudadanía y registro, como ante aquel personal empleado público que presta servicios en movilidad en presencia de la ciudadanía y fuera de las oficinas administrativas.
e) Cualquier otro sistema que la Administración autonómica considere válido, en los términos y condiciones que se establezcan, en especial para facilitar las relaciones electrónicas de las personas nacionales y extranjeras no residentes con la Administración, así como para facilitar la acreditación de la voluntad expresa de la ciudadanía cuando esta esté perfectamente identificada en presencia de empleados o empleadas públicas pero carezca de acceso a otros sistemas de firma.
La Xunta de Galicia determinará, con carácter general, los sistemas de identificación y firma electrónicas admitidos, de entre los previstos en los artículos anteriores, habida cuenta de las previsiones de los artículos 9 y 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
De conformidad con el artículo 10.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, cuando así lo disponga expresamente la normativa reguladora aplicable, podrán admitirse los sistemas de identificación contemplados en esta ley como sistema de firma cuando permitan acreditar la autenticidad de la expresión de la voluntad y consentimiento de las personas interesadas.
De acuerdo con el artículo 10.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, cuando las personas interesadas utilicen un sistema de firma de los previstos en la presente ley, su identidad se entenderá ya acreditada mediante el propio acto de la firma.
El sistema de notificaciones electrónicas de Galicia Notifica.gal es la dirección electrónica habilitada única que el sector público autonómico pone a disposición de la ciudadanía.
Las notificaciones electrónicas que se realicen por los órganos y entidades del sector público autonómico de Galicia se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica de la Xunta de Galicia y a través del sistema de notificaciones electrónicas de Galicia, dirección electrónica habilitada única.
La entidad del sector público autonómico con competencias en desarrollo digital será la encargada de los contenidos y servicios comunes, gestión tecnológica, continuidad, accesibilidad y seguridad del sistema Notifica.gal. Corresponderá a cada órgano o entidad que utilice el sistema la responsabilidad sobre los contenidos o servicios específicos, así como de la gestión de las notificaciones dentro de su ámbito de competencia.
En los casos de no funcionamiento del sistema por razones de imposibilidad técnica en el envío o puesta a disposición, derivada de caso fortuito, fuerza mayor u otras incidencias técnicas, las notificaciones que tengan que realizarse en la sede electrónica de la Xunta de Galicia y en la dirección electrónica habilitada única, mientras no se restablezca el sistema, podrán efectuarse, a juicio del órgano que tramite el procedimiento y atendiendo al cumplimiento de los plazos de resolución y a las circunstancias concurrentes, por medios no electrónicos, de acuerdo con lo establecido en la legislación reguladora del procedimiento administrativo común, siempre que permitan tener constancia del envío o puesta a disposición de la notificación, recepción o acceso por la persona interesada o por quien la represente, de la fecha y hora, del contenido íntegro del acto notificado y de la identidad fehaciente de la persona remitente y destinataria de la misma.
A los efectos del acceso al contenido de las notificaciones por las personas interesadas, el sistema informará de las indisponibilidades del servicio planificadas, así como de las interrupciones no planificadas derivadas de incidencias técnicas. El sistema pondrá a disposición de las personas interesadas el oportuno justificante electrónico de indisponibilidad que exprese los periodos de interrupción, a efectos, en su caso, de su presentación por la persona interesada en el correspondiente procedimiento y de la justificación ante el órgano competente para su tramitación de la imposibilidad de cumplimiento de los plazos dentro de este y la petición de su ampliación, si así procediera.
El sistema Notifica.gal estará accesible en el Portal web institucional de la Xunta de Galicia y en la sede electrónica de la Xunta de Galicia, así como en su dirección directa.
Las personas interesadas que no estén obligadas a relacionarse por medios electrónicos con la administración podrán solicitar la creación de su dirección habilitada única a través del sistema de notificaciones electrónicas de Galicia, mediante los modelos normalizados disponibles a estos efectos en el propio sistema, a los efectos de recibir a partir de ese momento las notificaciones a través de medios electrónicos en cualquier procedimiento administrativo tramitado por el sector público autonómico.
En particular, en los procedimientos iniciados a solicitud de la persona interesada, cuando esta elija en el modelo normalizado de solicitud que la notificación en ese procedimiento se practique por medios electrónicos, la Administración general y las entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia crearán su dirección habilitada única.
La creación de su dirección electrónica habilitada en los casos de los dos apartados anteriores implicará que las notificaciones que hayan de cursarse con la persona interesada se realizarán preferentemente por vía electrónica, de acuerdo con lo establecido en la normativa reguladora del procedimiento administrativo común, sin perjuicio de su derecho a decidir y a comunicar en cualquier momento a la Administración general y a las entidades instrumentales del sector público autonómico, mediante los modelos normalizados disponibles en el sistema al efecto, que las notificaciones sucesivas se dejen de practicar por medios electrónicos. En particular, en los sucesivos procedimientos iniciados a solicitud de las personas interesadas, las notificaciones se practicarán por el medio señalado al efecto en el modelo normalizado de solicitud.
La Administración general y las entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia, en el momento en que se tenga que practicar a una persona interesada de las previstas en este artículo una notificación en papel, pondrán también a disposición de esta, a través de la sede electrónica de la Xunta de Galicia, el contenido de la notificación para que pueda acceder a este de forma voluntaria, y podrán dar de alta de oficio la dirección electrónica habilitada de la persona interesada en caso de que no la tuviera. La información relativa a esta cuestión podrá incluirse en la notificación en papel.
Las personas interesadas obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con la administración deberán crear y mantener su dirección electrónica habilitada única a través de Notifica.gal, para todos los procedimientos administrativos tramitados por la Administración general y las entidades instrumentales del sector público autonómico. En todo caso, la Administración general y las entidades del sector público autonómico de Galicia podrán de oficio crear la indicada dirección, a efectos de asegurar el cumplimiento por las indicadas personas interesadas de su obligación de relacionarse por medios electrónicos.
En particular, en los procedimientos iniciados a solicitud de las personas interesadas deberá optarse, en todo caso, en el modelo normalizado de solicitud, por la notificación por medios electrónicos, sin que sea válida para ellos, ni surta efectos en el procedimiento, una opción diferente.
En los procedimientos iniciados de oficio, en los casos en los que las personas interesadas previstas en este artículo no hayan creado su dirección electrónica habilitada única, esta será creada de oficio por la Administración general y las entidades instrumentales del sector público autonómico, y se practicarán en ella las correspondientes notificaciones. Cuando a la Administración general o a las entidades instrumentales del sector público autonómico les conste su dirección de correo electrónico o dispositivo electrónico podrán utilizar estos datos para enviar a la persona interesada un aviso informándola de la puesta a disposición de la notificación. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.
Las operaciones de pago previstas o derivadas de la tramitación o resolución de un procedimiento administrativo, y que se realicen por medios electrónicos a favor de la Hacienda Pública autonómica, se efectuarán a través de una plataforma autonómica transversal.
La plataforma de pagos admitirá como métodos de pago los medios de pago previstos en la normativa vigente o cualquier otro que, respetando dicha normativa, se autorice por el órgano competente.
Las personas usuarias de la plataforma de pagos tendrán derecho a que se les entregue un justificante del pago realizado.
El «Diario Oficial de Galicia» (DOG) es el medio de publicación oficial de la Comunidad Autónoma de Galicia a través de la cual se da publicidad a las normas, resoluciones, actos administrativos y demás documentos e informaciones que sean objeto de público conocimiento, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.
El DOG se publica en edición electrónica. Dicha edición electrónica, que tiene carácter oficial, auténtico y único, incorpora la firma electrónica cualificada como garantía de la autenticidad, integridad e inalterabilidad de su contenido.
El DOG se publicará simultáneamente en los dos idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma de Galicia. Ambas versiones tendrán la consideración de oficiales y auténticas.
(Suprimido)
El DOG se regirá por lo dispuesto en la presente ley y en el resto de normativa que resulte de aplicación.
La publicación del DOG adoptará criterios de interoperabilidad en lo referido al intercambio de información de índole jurídica, con la finalidad de facilitar el acceso de la ciudadanía y la interoperabilidad con las redes de información jurídica que puedan establecerse.
El DOG se publicará en el Portal del «Diario Oficial de Galicia» y será accesible desde el Portal web institucional de la Xunta de Galicia y desde la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
A través del Portal del «Diario Oficial de Galicia» será posible acceder a los boletines oficiales provinciales de Galicia.
Al objeto de minimizar la diseminación de la información de carácter personal a la que se pueda acceder a través de motores de busca, se garantizará el pleno respeto a las exigencias derivadas de la normativa en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.
El Portal web institucional de la Xunta de Galicia http://www.xunta.gal es el sitio web institucional de la Xunta de Galicia constituido por el conjunto de páginas web relacionadas entre sí, estructuradas mediante un sistema de información, de libre acceso y albergadas en la Red corporativa de la Xunta de Galicia.
El Portal web institucional de la Xunta de Galicia recogerá, junto con la información institucional de todos los órganos superiores de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia, la información administrativa y los servicios en línea facilitados o prestados por la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia para su difusión a la ciudadanía. En particular, dará acceso al Portal de transparencia y gobierno abierto y facilitará la interconexión con otras direcciones electrónicas de la red de portales de la Administración general y del sector público autonómico.
A través del Portal web institucional de la Xunta de Galicia se podrá acceder también a la totalidad de los portales y servicios digitales de las entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia, de modo que constituya un punto de acceso permanente a la información y a los servicios del sector público autonómico.
En particular, el Portal web institucional recogerá también el acceso a los canales de comunicación de la ciudadanía con el sector público autonómico y el acceso a la sede electrónica de la Xunta de Galicia y a la Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia.
El Portal web institucional de la Xunta de Galicia realizará las funciones del Punto de acceso general electrónico del sector público autonómico.
El Catálogo de la Red integrada de la presencia en internet recoge la relación de portales, canales sociales y participativos y aplicaciones móviles del sector público autonómico, así como aquellos otros elementos que puedan formar parte de esta red, según lo contemplado en el artículo 54.2, identificando de la información general, las características y propiedades y las responsabilidades de los elementos que lo conforman.
Cualquier portal web, canal social y participativo, aplicación móvil y aquellos otros elementos que puedan formar parte de esta red, según lo contemplado en el artículo 54.2, del sector público autonómico deberá quedar identificado en el catálogo, el cual estará disponible para su consulta en el Portal web institucional de la Xunta de Galicia.
Para la publicación de una iniciativa, y su inclusión en el catálogo, deberá seguirse lo establecido en las políticas y recomendaciones vigentes, recogidas en las Guías de políticas web corporativas de la Xunta de Galicia.
La Administración general y las entidades instrumentales del sector público autonómico ofrecerán información o servicios al público a través de internet mediante portales web bajo el dominio de nivel superior.gal.
Los portales web del sector público autonómico que empleen dominios de nivel superior distintos del.gal deberán redirigir al dominio.gal correspondiente, manteniendo la navegación por este dominio. Las referencias internas a otros dominios se sustituirán por referencias al.gal, para no duplicar la presencia del sector público autonómico en indexadores o buscadores.
La administración general y las entidades instrumentales del sector público autonómico armonizarán la información básica de funcionamiento de los sistemas de información utilizados en los diferentes ámbitos de actividad del sector público autonómico para permitir la coherencia de la información y la interoperabilidad con otras administraciones públicas.
El Inventario de información administrativa del sector público autonómico recogerá los conjuntos de datos o catálogos corporativos que con carácter transversal sirven para la identificación unívoca de los contenidos de los catálogos, la ordenación y la clasificación de la información y documentación del sector público autonómico, garantizando la interoperabilidad entre sistemas y entre administraciones.
El Inventario de información administrativa se utilizará para difundir información corporativa a la ciudadanía, interoperar con otras administraciones públicas y configurar los sistemas de información según lo establecido en los catálogos corporativos.
El Inventario de información administrativa del sector público autonómico incluirá, como mínimo:
a) El Directorio oficial del sector público autonómico, que recoge el esquema completo de composición de la estructura orgánica del sector público autonómico, incluyendo la relación de órganos y entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia, las oficinas de la Red de oficinas de atención a la ciudadanía y registro y las unidades de gestión económico-presupuestaria, así como sus relaciones entre ellos.
b) El Catálogo de procedimientos y servicios, que incluye la información actualizada de los procedimientos y servicios del sector público autonómico de Galicia de forma clasificada, estructurados en familias, indicando su nivel de informatización y seguridad.
La Guía de procedimientos y servicios, parte integrante de este catálogo, recopila y divulga la información básica de cada procedimiento o servicio que puede ser de interés para la ciudadanía.
c) El Catálogo de series documentales generadas en la gestión de los procedimientos administrativos y servicios que presta el sector público autonómico, el Catálogo de tipos documentales y el Cuadro de clasificación y esquemas de metadatos, necesarios todos ellos para la configuración y gestión del Archivo electrónico administrativo.
d) Otros catálogos corporativos que con carácter transversal se establezcan para la ordenación o clasificación de la información del sector público autonómico, así como los necesarios para garantizar la interoperabilidad con las restantes administraciones.
De acuerdo con el artículo 26.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, los documentos administrativos se emitirán por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
A los efectos del apartado anterior, cuando su naturaleza lo exija como forma más adecuada de expresión y constancia, será documento administrativo el fichero resultante de la grabación de sonido o imagen ajustado a los requisitos y procedimiento que se establezca.
Los documentos administrativos y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica para garantizar la autenticidad e integridad. Para la firma electrónica por parte de la Administración general y de las entidades instrumentales del sector público autonómico, los sistemas que pueden ser utilizados son exclusivamente los previstos en el capítulo IV del título IV, sobre la identificación y firma del sector público autonómico.
De acuerdo con el artículo 26.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, no requerirán de firma electrónica los documentos electrónicos emitidos por las administraciones públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.
La configuración digital de los procedimientos administrativos y servicios en el sector público autonómico tiene por finalidad simplificar y agilizar los procedimientos administrativos y prestar servicios públicos digitales, homogéneos, personalizados y fáciles de utilizar, aplicando enfoques innovadores para diseñar y prestar mejores servicios de conformidad con las necesidades y demandas de la ciudadanía, aprovechando las oportunidades que brinda el nuevo entorno digital para facilitar sus interacciones con las partes interesadas.
La implantación de los procedimientos administrativos y servicios en el sector público autonómico exigirá una revisión integral y preceptiva, que permita la verificación de los principios y criterios comunes en la concepción de procedimientos y servicios con un pleno funcionamiento electrónico, sin perjuicio del necesario respeto de los derechos de las personas no obligadas a relacionarse por medios electrónicos con la administración, así como el uso de nuevos canales y tecnologías disponibles para cada caso en la prestación de los servicios públicos.
Los procedimientos y servicios digitales que se implanten deberán respetar los siguientes principios fundamentales con el objetivo de lograr la mayor interacción con la ciudadanía:
a) Principio de «solo una vez»: garantizar que los ciudadanos y ciudadanas faciliten la misma información una sola vez, en los términos previstos en el artículo 11.
b) Homogeneización: simplificar los procedimientos administrativos y servicios públicos digitales a través de una interfaz homogénea, facilitando a las personas interesadas, por una parte, el aprendizaje de uso de los servicios y, por otra, la comprensión de la información que se solicita.
c) Interoperabilidad: deberá garantizarse el cumplimiento de las normas técnicas de interoperabilidad que posibiliten la circulación de datos y documentos entre las administraciones públicas.
d) Personalización: habilitación de soluciones digitales personalizables que permitan la mejor adecuación a las demandas y singularidades de colectivos específicos.
e) Seguridad y protección de datos: cumplimiento del marco jurídico sobre la protección de datos personales, la intimidad y la seguridad de la información, integrando estos elementos en la fase de diseño.
f) Automatización: fomento de actuaciones administrativas automatizadas en los actos o actuaciones que sean susceptibles de ser configuradas como tales en el marco de un procedimiento administrativo.
g) Inclusión y accesibilidad: diseñar los servicios públicos digitales de tal modo que sean inclusivos y tomen en consideración las necesidades de determinados colectivos, como las de las personas mayores y las personas con discapacidad.
h) Transparencia y gobierno abierto: compartir información y datos entre las administraciones públicas y permitir que los ciudadanos y ciudadanas puedan tener acceso a sus propios datos, controlarlos y rectificarlos, y que las personas interesadas puedan hacer un seguimiento de los procedimientos administrativos que les afecten.
i) Proyección exterior: lograr, en el marco de las competencias autonómicas, que paulatinamente los procedimientos y servicios públicos digitales pertinentes sean accesibles en los países con los que nuestra comunidad tiene mayores relaciones, especialmente con Portugal y los países de Iberoamérica, facilitando así la movilidad de las personas y la integración tecnológica de los ciudadanos gallegos y ciudadanas gallegas residentes en el exterior y entidades gallegas asentadas fuera de Galicia.
j) Adaptación tecnológica: evolución de las tecnologías y los sistemas informáticos con el fin de que estén permanentemente actualizados en relación con el entorno y el desarrollo tecnológico.
k) Pago electrónico: en la realización de trámites sujetos al pago de tasas autonómicas deberá permitirse el pago electrónico.
La Administración general y las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico dotarán a su personal empleado público de los mecanismos de identificación y firma electrónicas necesarios para el desarrollo de sus funciones.
La Administración general y las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico promoverán el fomento de actuaciones administrativas automatizadas cuando se trate de actos o actuaciones respecto a los cuales los criterios de análisis o decisión puedan integrarse en un programa que realice la actuación automatizada.
La firma electrónica de las actuaciones administrativas automatizadas podrá realizarse mediante los siguientes sistemas de firma electrónica, de acuerdo con el artículo 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público:
a) Sello electrónico de administración pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
b) Código seguro de verificación vinculado al sector público autonómico, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
En el caso de firma electrónica con código seguro de verificación, deberá asegurarse la autenticidad e integridad del documento durante toda su vigencia. A este fin, y al objeto de favorecer la interoperabilidad, se podrá superponer al documento firmado un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado.
Las actuaciones administrativas automatizadas deberán declararse mediante una resolución conjunta del órgano competente para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente, así como del órgano responsable a efectos de impugnación. En esta resolución se especificará la identificación de tales órganos y los sistemas de firma utilizados, en su caso, para la actuación administrativa automatizada.
Se publicará en la sede electrónica de la Xunta de Galicia y en el «Diario Oficial de Galicia» el texto íntegro de las resoluciones indicadas en el apartado anterior.
La entidad del sector público autonómico con competencias en desarrollo digital funcionará como un nodo de interoperabilidad mediante la plataforma de intermediación pasaXe!, que prestará funcionalidades comunes para el intercambio de datos y documentos entre el sector público autonómico y el resto de las administraciones públicas.
El intercambio de datos y documentos a través de pasaXe! se realizará en unas condiciones tales que garanticen la seguridad de la información y la protección de los datos personales que se transmitan, proporcionando medidas para la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad adecuadas a la naturaleza de aquellos.
El Mapa de interoperabilidad del sector público autonómico es el inventario de tipos de documentos y datos elaborados o que ya obren en poder de las administraciones públicas que el sector público autonómico precise para el desempeño de su actividad o pueda proporcionar a otras administraciones para el desempeño de su actividad.
Con la finalidad prevista en el apartado 1, estarán incluidos en el alcance del mapa la demanda potencial de intercambios electrónicos de datos o documentos, la oferta de servicios interoperables que proporcionen tales datos o documentos y el uso real de estos servicios, que vendrá determinado por las consultas efectivas de información realizadas a través de la plataforma de intermediación.
A estos efectos, la puesta a disposición del mapa permitirá:
a) Facilitar el impulso del intercambio de documentos y datos entre las administraciones públicas a través de medios electrónicos.
b) Identificar e inventariar las necesidades y obligaciones de intercambio de datos y documentos del sector público autonómico.
c) Definir los documentos interoperables que den soporte a las necesidades de intercambio de información entre las administraciones públicas, aplicando una visión de conjunto, y ordenando las transmisiones entre administraciones.
d) Evaluar la demanda de datos y documentos, atendiendo a su criticidad y a las mejoras que aportan, permitiendo así priorizar los trabajos de incorporación de servicios en la plataforma de intermediación.
El Archivo electrónico administrativo de la Xunta de Galicia es el sistema que permite la gestión de expedientes administrativos electrónicos del sector público autonómico en sus diferentes fases. Por tanto, incluirá todos los expedientes en tramitación y los finalizados, durante el tiempo establecido en sus calendarios de conservación.
El Archivo electrónico administrativo se regirá por lo dispuesto en la presente ley, en la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, y en el resto de la normativa de aplicación.
La responsabilidad de la custodia y el mantenimiento de los expedientes y documentos durante su tramitación será responsabilidad de la unidad gestora de los mismos. Finalizada su tramitación, la unidad gestora del expediente deberá transferir su custodia al Archivo de Galicia o a otros archivos del Sistema de archivos de Galicia.
Los formatos de los documentos del Archivo electrónico administrativo deberán garantizar su autenticidad, integridad, conservación, disponibilidad y confidencialidad, así como su consulta, con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.
La política de gestión documental electrónica constituye el marco de actuación para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles en el tiempo. La política de gestión documental electrónica desarrolla los aspectos técnicos, normativos y organizativos necesarios para la coordinación, aplicación y supervisión de la gestión documental electrónica, de modo que se garantice la seguridad, interoperabilidad y preservación de los documentos.
La entidad del sector público autonómico con competencias en desarrollo digital, en coordinación con las consejerías competentes en materia de archivos y patrimonio documental y en materia de administraciones públicas, deberá poner en práctica la política de gestión documental electrónica del sector público autonómico en el ámbito del Archivo electrónico administrativo, que deberá prever, entre otros, los aspectos siguientes:
a) Las directrices y responsabilidades para la estructuración y el desarrollo de los procedimientos de gestión documental.
b) Los metadatos de los expedientes y documentos electrónicos para su tratamiento y gestión a nivel interno y para garantizar la interoperabilidad con otras administraciones públicas.
c) Los formatos de contenido permitidos y recomendados.
d) Cualquier otro contenido necesario para la gestión de los expedientes y documentos del sector público autonómico.
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