Tema 406: Pagos: concepto y clasificación. Anticipos de caja fija. Pagos a justificar

Las cajas pagadoras llevarán contabilidad auxiliar detallada de todas las operaciones que realicen, con separación de las relativas a los anticipos de caja fija percibidos y de los pagos a justificar que se les encomienden.

1. La cuenta justificativa estará formada por una relación detallada de los pagos realizados, facturas y demás documentos originales que justifiquen la aplicación de los fondos.

2. Los responsables de las cajas pagadoras elaborarán las cuentas justificativas por los gastos atendidos mediante pagos a justificar y anticipos de caja fija, de acuerdo con lo establecido en la Sección 3ª y en la Sección 5ª del presente

Capítulo.

3. Las cuentas justificativas se rendirán por el cajero pagador ante el Ordenador del Gasto quien procederá a su aprobación y aplicación presupuestaria.

1. El Área de Control Interno examinará las cuentas y los documentos que las justifiquen, pudiendo utilizar procedimientos de muestreo, y emitirá informe en el que pondrá de manifiesto los defectos o anomalías observadas o su conformidad con la cuenta.

2. Dicho informe, junto con la cuenta, será remitido al Ordenador de Gasto que aprobó la misma para su conocimiento. En el caso de que en el informe se hagan constar defectos o anomalías, el Ordenador de Gasto, en un plazo de quince días, realizará las alegaciones que estime oportunas, y en su caso, las subsanará.

Cuando sea necesario, se adoptarán las medidas legales que procedan para salvaguardar los derechos de la Hacienda de la Universidad en la forma que ordena el artículo 109 de la Ley de Hacienda de la Región de Murcia, proponiendo el reintegro de las cantidades correspondientes.

3. Con independencia de lo establecido en el punto anterior, el Área de Control

Interno podrá remitir el referido informe a otros destinatarios formulando, en su caso las recomendaciones que considere oportunas con el fin de cumplir los objetivos de control establecidos.

1. Las cajas pagadoras deberán remitir al Área Económica, en las primeras quincenas de los meses de enero, abril, julio y octubre, los estados de situación de tesorería referidos al último día del trimestre inmediato anterior.

2. El Área Económica, una vez comprobados los estados de situación de tesorería indicados en el apartado anterior, los remitirá al Área de Control Interno.

3. El Área de Control Interno podrá realizar en cualquier momento las comprobaciones que estime oportunas.

1. Tendrán el carácter de pagos a justificar las cantidades que se libren excepcionalmente para atender gastos sin la previa aportación de los documentos que acrediten la realización de la prestación o derecho del acreedor y que no puedan atenderse con el sistema de anticipos de caja fija.

2. Procederá la expedición de órdenes de pago a justificar en los siguientes casos:

a) Cuando los documentos justificativos no puedan aportarse antes de formular la propuesta de pago.

b) Cuando los servicios o prestaciones a que se refieran hayan tenido o vayan a tener lugar en el extranjero.

3. Con cargo a los libramientos efectuados a justificar únicamente podrán satisfacerse obligaciones del ejercicio corriente.

1. El responsable económico que tenga la necesidad del pago a justificar elaborará la correspondiente propuesta de gasto, indicando las razones justificativas que expliquen la necesidad, el importe económico máximo solicitado y las características de las prestaciones o servicios a satisfacer. El pago de dicha propuesta será autorizado por el Ordenador del Pago.

2. Antes de ser autorizado otro pago a justificar con destino a la misma unidad orgánica se exigirá la justificación del pago anterior, cuyo plazo de ejecución esté vencido. Excepcionalmente, en los pagos a justificar de proyectos de investigación, cursos de especialización o gastos de inversión de Centros y Departamentos cuyo plazo de justificación esté vencido, podrá autorizarse un nuevo pago sin la justificación de aquél, debiendo realizarse ésta en un plazo máximo de un mes desde la autorización del nuevo pago.

3. Las cajas pagadoras quedarán obligadas a justificar la aplicación de las cantidades recibidas dentro del mes siguiente a la inversión de las mismas y en todo caso en un plazo de tres meses desde la percepción de los correspondientes fondos. La cantidad no invertida, de existir, será justificada con la carta de pago demostrativa de su reintegro o, en el supuesto de proyectos de investigación, cursos de especialización o gastos de inversión de Centros y Departamentos, mediante el traspaso de saldo a un nuevo pago a justificar. La cuenta justificativa será aprobada por el Vicerrector a que esté adscrita la unidad orgánica.

4. El Ordenador del Pago podrá, excepcionalmente, ampliar el plazo de la justificación a seis meses a propuesta del responsable económico, con la conformidad del Vicerrectorado a que esté adscrita, y previo informe del Área de

Control Interno.

5. La fecha límite para la justificación de los pagos a justificar se establecerá en las

Normas de Ejecución del Presupuesto.

6. Cuando el Área de Control Interno tuviese conocimiento de la falta de justificación de los fondos librados con el carácter de "a justificar", conminará a los obligados a rendir cuentas justificativas en un plazo no superior a diez días. Caso de que el obligado persistiera en la falta dará traslado a la Gerencia para que ordene la iniciación de expediente de reintegro. Si el obligado a reintegrar fuere acreedor de la Universidad por retribuciones o cualquier otro concepto podrá acordarse la compensación de deudas en la cantidad concurrente.

7. A efectos de este artículo, se entenderá por obligado a rendir las cuentas el

Cajero Pagador a la fecha del requerimiento, sin perjuicio de que la acción de reintegro pueda derivar a un tercero si en la cuenta se apreciaren ausencia de justificantes que hubiere de aportar tercera persona.

1. La tarjeta de investigador es una tarjeta financiera expedida por una entidad de crédito a favor de un investigador de la Universidad, cuyo objetivo es agilizar el procedimiento de gasto derivado de las actividades del investigador, con cargo a los créditos de investigación de los que sea responsable.

2. Para solicitar la tarjeta de investigador es necesaria la apertura de un pago a justificar con cargo a un proyecto de investigación.

3. Régimen de funcionamiento de la tarjeta del investigador:

a) La tarjeta es prepago. Por tanto, si se dispone del total del saldo de la misma, se puede proceder a recargarla, siempre que exista saldo en el pago a justificar.

b) La tarjeta se puede cargar mediante la apertura de varios pagos a justificar, por lo que el saldo de la misma estará compuesto, en su caso, por la suma de los saldos parciales.

c) Al ser una tarjeta prepago, admite pagos mientras exista saldo en la misma.

Por tanto, el investigador deberá llevar una contabilidad separada por cada uno de los saldos parciales, con el fin de que se puedan imputar los gastos correctamente a cada uno de los pagos a justificar.

d) La documentación justificativa de los pagos realizados mediante esta tarjeta, se deberá entregar dentro de los diez días siguientes a la realización de los mismos, con el fin de que quede actualizado el saldo de la tarjeta.

4. Los pagos susceptibles de ser abonados mediante la Tarjeta de Investigador se establecerán en las Normas de Ejecución del Presupuesto correspondiente.

5. No se podrá retirar dinero en efectivo mediante la Tarjeta de Investigador.

6. La documentación justificativa de los pagos efectuados deberá cumplir lo establecido en la normativa que regula las obligaciones de facturación.

7. Se deberá proceder a la descarga de la tarjeta en los siguientes casos:

a) Cuando se cumpla el plazo de justificación de un pago a justificar y aún exista saldo en la tarjeta.

b) Al finalizar el ejercicio, de acuerdo con la normativa de cierre del mismo.

c) A solicitud del investigador.

1. Se entienden por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter extrapresupuestario y permanente que se realicen a Cajas Pagadoras para la atención inmediata y posterior aplicación al presupuesto del año en que se realicen, de gastos periódicos o repetitivos necesarios para el funcionamiento de los servicios, como los referentes a dietas, gastos de locomoción, material no inventariable, conservación, tracto sucesivo y otros de similares características. Se excluyen los de naturaleza inventariable y los contratos mayores.

2. Una vez establecido el sistema de anticipo de caja fija para una unidad orgánica, no podrán tramitarse a través del Área Económica gastos de los definidos anteriormente a favor de perceptores directos hasta el límite establecido anualmente en las Normas de Ejecución del Presupuesto. No obstante, podrán tramitarse cuando hayan sido pagados anticipadamente de acuerdo con el artículo 85 de estas Instrucciones.

3. El establecimiento del sistema de anticipos de caja fija para una unidad orgánica corresponde al Ordenador del Pago, a propuesta del Responsable de dicha unidad conformada por el Vicerrector al que esté adscrita. En la Resolución donde se establezca este sistema se fijará el importe del anticipo de caja fija, la Caja

Pagadora que va a gestionarlo y, en el supuesto de ser ésta de nueva creación se estará a lo dispuesto en el Artículo 60.

4. Una vez fijado el importe del anticipo de caja fija, el Área Económica tramitará la ordenación y realización del pago extrapresupuestario correspondiente.

5. Simultáneamente, en las partidas presupuestarias en las cuales habrán de ser aplicados los gastos, se procederá a efectuar una retención de crédito por el importe del anticipo de caja fija. Presentada la última cuenta justificativa del

ejercicio, a la que se adjuntará un escrito del responsable de la unidad orgánica que indique dicha circunstancia, se anulará la retención de crédito.

1. La cuantía global del anticipo concedido en cada unidad orgánica para gastos en bienes corrientes y servicios, no podrá exceder del porcentaje que se establezca en las Normas de Ejecución del Presupuesto aprobadas para cada ejercicio.

2. Con cargo al Anticipo de Caja Fija no podrán realizarse pagos individualizados superiores al importe indicado en las Normas de Ejecución del Presupuesto aprobadas para cada ejercicio, excepto los destinados a teléfono o suministros de energía eléctrica, combustibles y agua.

1. Las Cajas Pagadoras rendirán cuentas por los gastos atendidos con anticipos de caja fija a medida que sus necesidades de tesorería aconsejen la reposición de los fondos utilizados y, necesariamente, en el mes de diciembre de cada año.

2. Las indicadas cuentas acompañadas de las facturas y demás documentos originales que justifiquen la aplicación de los fondos, debidamente relacionados, serán aprobadas por el Vicerrector a que esté adscrita la unidad orgánica.

3. Teniendo en cuenta las cantidades justificadas, el Área Económica formalizará la aplicación de dichos gastos a los conceptos presupuestarios a que correspondan, tramitándose, en su caso, la reposición de fondos a la caja pagadora. En la aplicación de los pagos justificados no se utilizarán las retenciones de crédito efectuadas, salvo que se hubiera agotado el crédito disponible, o cuando, por lo avanzado del ejercicio u otras razones, no proceda la reposición de fondos.

4. El Área de Control Interno verificará la aplicación al presupuesto y, en su caso, la reposición de fondos, una vez comprobado que el importe total de las cuentas justificativas coincide con el de dichos documentos contables, con independencia del resultado del control de las cuentas justificativas a que se refiere el artículo 65.

1. Constituyen la Tesorería de la Universidad de Murcia todos los recursos financieros cuya titularidad ostente, sean dinero, valores o créditos y tanto por operaciones presupuestarias como extrapresupuestarias.

2. Los expresados recursos se custodiarán en cuentas abiertas a nombre de la

Universidad de Murcia en entidades financieras.

3. La apertura y cancelación de todas las cuentas bancarias sólo se llevará a efecto previa autorización del Ordenador de Pagos.

1. El conjunto de recursos financieros líquidos depositados en las cuentas bancarias adscritas al Rectorado y gestionados por los servicios centrales, constituye la Tesorería Central, en la cual habrán de centralizarse todas las remesas de dinero procedentes del exterior o de las distintas unidades orgánica.

2. Los fondos depositados en cuentas abiertas a nombre de las Cajas Pagadoras sólo provendrán de la propia Universidad de Murcia, y únicamente podrán destinarse a los fines concretos para cuya atención se hubiere autorizado la apertura, y en ningún caso podrán utilizarse para la recaudación de ingresos.

1. Compete a la Tesorería asegurar que la Universidad tenga el conveniente grado de liquidez en cada coyuntura y rentabilizar los excedentes de tesorería, sin merma de la necesaria seguridad de las inversiones. A tal efecto se efectuarán estados de previsión de tesorería en los que se reflejarán los cobros y pagos estimados mensualmente, así como durante los períodos de tiempo que fuese necesario analizar.

2. Corresponde al Ordenador de Pagos establecer la prelación de los pagos en situaciones de especial dificultad de liquidez en la Tesorería.

3. El Ordenador de Pagos podrá planificar el flujo de entradas y salidas de recursos líquidos mediante la aprobación de un Presupuesto de Tesorería.

4. El Rector ostentará las más altas facultades en relación con la gestión de la

Tesorería, actuando bien directamente o mediante delegación.

1. La disposición de fondos procedentes de la Tesorería Central requerirá la firma solidaria en prueba de autorización, bien del Rector o bien del titular del órgano, - o alguno de los múltiples órganos, en su caso-, en quien éste hubiera delegado la función de ordenación de pagos.

Adicionalmente será preceptiva la fiscalización de conformidad y la firma del Jefe de Área de Control Interno.

Las dos firmas indicadas tendrán que constar conjuntamente en los documentos o cheques que supongan la salida de fondos de la Universidad.

2. En todo caso, al menos una de dichas personas será funcionario de la

Universidad de Murcia.

Las personas indicadas podrán ser suplidas temporalmente en los supuestos de vacante, ausencia o enfermedad, de acuerdo a la legislación general administrativa.

3. Las disposiciones de fondos desde las cuentas abiertas a nombre de las Cajas

Pagadoras, se efectuarán conforme a lo específicamente dispuesto para las mismas en el artículo 62.

Sin perjuicio del cumplimiento de obligaciones de pago forzoso y vencimiento fijo, el ordenador de pagos establecerá el orden de prioridad en los pagos, de acuerdo con las disponibilidades de tesorería, debiendo atender preferentemente la antigüedad de las órdenes de pago.